Abuso de correo electrónico de Outlook: ¿guía para la etiqueta del correo electrónico?

Pasé mucho tiempo realizando migraciones de correo para empresas que tenían muy poco enfoque en TI o que no tenían personal a tiempo completo para manejar problemas comunes. Como resultado, las políticas que rigen el uso del correo electrónico y los mejores procesos nunca se instituyeron. Los usuarios finales en estos entornos no son técnicos y tienden a resistir el cambio.

Definitivamente entiendo la mecánica de cambiar / mover / actualizar las plataformas de correo. En la mayoría de los casos, ayudo a las empresas a pasar de POP3 o IMAP basado en Linux a Microsoft Exchange. Este tipo de movimiento expone una multitud de malos hábitos del usuario.

Mi preocupación no es completamente sobre el espacio en disco involucrado en los problemas de acumulación de correo electrónico que he encontrado en el pasado ; siempre hay uno en cada empresa . Se trata de los problemas y abusos que veo comúnmente una vez que estoy trabajando con una empresa en particular.

Durante la última migración, vi:

• Usuarios que están CC:en cada correo electrónico (¿presumiblemente como una forma de hacer un seguimiento de los hilos de mensajes?).

• ¿Mensajes de 300 megabytes en la carpeta Elementos enviados ?

• Las personas que envían Outlook leen recibos en cada mensaje saliente.

• Usuarios que mantienen subcarpetas para cada contacto con el que se corresponden. A veces de forma manual. A veces con reglas muy rotas del lado del cliente.

• Sobreorganización de subcarpetas . (algunas carpetas con solo un mensaje en ellas).

• Subcarpetas debajo de la Bandeja de entrada (no estoy seguro si esta es una mala práctica, pero se siente mal).

• Uso gratuito de banderas prioritarias. ¡Todo es de gran importancia!

• Más de 4 años de correo electrónico en la carpeta Elementos enviados .

• 25,000 o más elementos en la Bandeja de entrada (con un gran porcentaje de ellos sin leer).

• 15,000 o más mensajes en la carpeta Elementos eliminados .

• ¡Un usuario con 24,000 artículos en su carpeta Borradores ! (el resultado de una regla del lado del cliente mal aplicada).

• Los archivos automáticos crecen fuera de control.

¿Como sucedió esto?

• ¿Es que el correo electrónico es relativamente nuevo y los usuarios no están educados sobre cómo utilizarlo bien?
• ¿Es un problema de IU donde la carpeta Elementos eliminados es simplemente un sistema de archivo de una clave ?
• ¿Los administradores no están haciendo su parte para ayudar suavemente a corregir las acciones?
• Si los usuarios tienen problemas con el correo electrónico básico, ¿cómo abordo el desafío de enseñarles sobre las respuestas fuera de la oficina y cómo trabajar el calendario grupal (trago)?

Mi pregunta es si hay un conjunto estándar de pautas sobre cómo administrar el correo electrónico. (¿Incluso un folleto?)

Los problemas de educación del usuario tienden a ralentizar estas implementaciones porque estoy alterando el flujo de trabajo al que han llegado las personas a través de una variedad de medios. Y cuando esto afecta a las personas en todos los niveles / roles de una organización, parece que no hay un estándar establecido.

Situaciones como estas son el resultado de un par de factores:

• No hay educación formal sobre el uso del correo.
• Transmisión basada en la sabiduría popular de tareas comunes como reglas de vacaciones y cómo configurar archivadores automáticos
• Falta de dolor por no eliminar nada

En estos días, no estamos en el punto en que la mayoría de la fuerza laboral en general se haya ocupado del correo electrónico durante toda su carrera, pero está llegando allí. Pero definitivamente hemos superado la marca del 50% para las personas que han estado lidiando con esto durante más de una década, por lo que todavía hay muchas malas prácticas pasadas allí.

El último entorno de Exchange en el que estuve involucrado tenía todos esos problemas. Parte de esto se debió a una cierta minoría que insistió en las interfaces de Exchange que no eran de Outlook que tenían ... efectos secundarios. Parte de esto fue el resultado de un aleteo aleatorio hasta que pareció correcto, luego se dejó solo durante cinco años.

La gestión del correo electrónico es algo muy personal, y The Man se ve obligado a archivar las cosas solo porque un panfleto tonto dice que así debe ser, no se cumple con gusto. En entornos con cuotas de buzón extremadamente pequeñas, termina con archivos PST de tamaño inusual que se parecen a su ejemplo de demasiadas carpetas.

Donde solíamos pasar algún tiempo educando a los usuarios era en:

• La carpeta Elementos eliminados no es un archivador. De hecho, ¡vacíalo! Aquí se explica cómo configurar un proceso de eliminación automática ...
• Al configurar una regla de fuera de la oficina, aquí hay algunas pautas.
• Esto es lo que puede hacer cuando recibe los correos electrónicos "su buzón es demasiado grande".

En resumen, nos enfocamos en las áreas de dolor. No nos importaba si un usuario creaba una carpeta por día para poner la correspondencia de un día, o si simplemente lo dejaban todo en la Bandeja de entrada y buscaban cada vez que necesitaban algo (¡estilo gmail!).

• Elementos eliminados En realidad, tuvimos usuarios que se pusieron bastante irritables cuando realizamos una descarga de elementos eliminados en todo el sistema durante una migración. Así que escribimos algunas cosas para desalentar el uso del contenedor de basura como archivador.
• Reglas de fuera de la oficina Los administradores de sistemas muy altos se estaban cansando de atender las solicitudes de asistencia técnica para desintonizar las reglas de OO mal escritas, por lo que escribimos algo de capacitación sobre cómo configurar una buena.
• Buzón demasiado grande Teníamos cuotas de correo, porque teníamos que hacerlo. Entonces escribimos un documento sobre formas de permanecer bajo. Con el tiempo, nuestros viajeros frecuentes cambiaron sus formas de retención de correo.

Los únicos estándares que aplicamos fueron:

• Mantenga su casilla de correo debajo de cierto tamaño (aquí hay algunas formas de hacerlo)
• No seas molesto con los mensajes OO
• No des tu contraseña de correo, ni siquiera a tu secretaria. Lo decimos en serio. Así es como delega ...

Me gusta esta analogía de su buzón en casa para tratar de tratar con usuarios de correo electrónico "malos".

No deja todo su correo basura no abierto en su buzón, no guarda sus facturas, su foto de su sobrina en el zoológico o cualquier otra cosa allí. Lo sacas y lo tiras o lo guardas en otro lugar para guardarlo. Trate su buzón de correo electrónico, como lo haría con el buzón de su casa.

Dicho esto, la educación del usuario y la capacitación adecuada son muy útiles. Aplicamos los límites de los buzones dentro de lo razonable y alineamos las limitaciones de tamaño de envío y recepción con las de Google para evitar problemas. En cualquier caso, siempre habrá un usuario que piense que todo "debería funcionar" sin tener que ocuparse de ello (es decir, limpiar su buzón en algún momento de los muchos años de acumulación).