Intervención y educación del acaparador de correo electrónico - (entorno de intercambio)

A lo largo de mi carrera, he encontrado bastantes usuarios que eran acumuladores de correo electrónico ...

Estoy administrando un entorno de 100 usuarios donde los usuarios tenían cuotas de 100 MB y una solución básica Cyrus IMAP / Postfix. Eso condujo a una gran cantidad de correo almacenado localmente y los problemas relacionados con la retención de datos y la pérdida de correo después de fallas en la PC.

Rápidamente me mudé a Exchange 2010 con MailArchiva(para descubrimiento / archivo) y han estado tarareando durante casi un año en esta configuración. Todo lo que entra y sale se archiva y conserva para fines de cumplimiento. Inicialmente establecí límites de buzón de 3 GB por usuario Un puñado de usuarios necesitaba espacio adicional para sus conjuntos de correo electrónico de trabajo y pudieron justificarlo, por lo que he hecho algunas excepciones. Sin embargo, tengo un usuario particularmente malo (pero importante) cuya Bandeja de entrada tiene actualmente 22,000 elementos, de los cuales 14,000 no están leídos. Probablemente no sea la cantidad de mensajes, sino la naturaleza del correo electrónico; muchos informes, declaraciones y grandes archivos adjuntos en PDF. Este también es un usuario de Blackberry, por lo que sospecho que leen el correo de forma selectiva, en función del asunto. El usuario ha alcanzado el límite de 3GB por primera vez y no está dispuesto a podar el buzón. Me ocupé de sus 3.000 elementos eliminados para mantener el flujo de correo, pero no sé cómo educar a los usuarios sobre cómo organizar su correo electrónico. Puedo instituir políticas estrictas y ser un duro, o podría sentarme con el usuario y ayudar a ordenar y purgar el correo. De cualquier manera, no aborda el problema real de cómo ayudar con la educación.

¿Alguien aquí tiene algún consejo sobre cómo lidiar con este tipo de situación? Me gustaría algunas pautas de ejemplo. Si está utilizando políticas en su empresa, ¿qué tipos de políticas ayudan a mantener a las personas bajo control?

Creo que las personas usan el correo de manera diferente, pero es un desafío forzarlas a una forma particular de organización. Puede que ni siquiera sea el mejor ejemplo, pero también sé qué guardar y qué eliminar.

Actualización : la primera batalla ha terminado, ya que he podido mantener al usuario por debajo del límite del buzón de Exchange mediante una poda razonable. Sin embargo, fui a reconstruir la computadora del usuario y descubrí un archivo PST local de 17GB con poco más de 6,500 subcarpetas. El usuario había estado copiando (sin mover) mensajes en una matriz de subcarpetas; a veces con mensajes individuales que se copian / archivan en varias carpetas. ¡Se utilizaron guiones bajos (_) y prefijos (az) para controlar el orden de visualización de las carpetas dentro del archivo!El usuario también se había estado enviando un correo electrónico a sí mismo en el correo electrónico saliente para tener un registro de la Bandeja de entrada de mensajes para luego ser archivado en una de las subcarpetas del PST local. Este es un mal uso absoluto de la tecnología y es una forma aterradora de organizar los datos de la empresa. Se lo entrego a los propietarios para abordar la situación, ya que ahora es una responsabilidad de la empresa.

Esto puede ser un problema de gestión pura, pero en mi experiencia este tipo de decisión recae en el personal del administrador de sistemas para justificar y hacer cumplir con demasiada frecuencia. Debido a esto, mi trabajo como administrador del sistema es convencer a la gerencia de que hay un problema aquí y que debe tomarse en serio, y proponer mecanismos de gestión que puedan ser útiles.

Uno de mis antiguos empleadores tenía un sistema GroupWise, que en ese momento no tenía ningún mecanismo de cuotas (esto fue hace un tiempo, GW lo ha tenido por algún tiempo). Así que, en última instancia, recurrimos a un método de presión de grupo. Cada mes imprimíamos un informe de los buzones de correo más grandes de $ X en cada departamento y enviábamos los informes a los gerentes de oficina. En dos meses, la lista de los 5 buzones más grandes tenía un tamaño promedio mucho menor.

Algunos métodos que he encontrado útiles para convencer a la gerencia de que presten atención a este problema:

Definir el costo del almacenamiento de correo.

Si está recibiendo el rechazo "pero Google lo hace", comience a construir hojas de cálculo que muestren cuánto cuesta el correo. Los gerentes entienden el costo. Usted, o las personas a las que les compra, tienen los costos del hardware, software, software AV y otros costos relacionados con el servidor. A partir de esto, puede asignar un número de dólares por MB para el almacenamiento de correo. Esto le permite dar un valor en dólares bastante bueno para un buzón de 3GB frente a un buzón de 200MB.

Por cierto, esta es la razón por la que aprendiste álgebra en la escuela.

Esto puede ir de tres maneras:

1. Aumentan su gasto de almacenamiento de correo. Ven los números, se dan cuenta de que están subinvirtiendo y arrojan dinero para llegar a donde "deberían" estar.
2. Acuerdan presionar a la baja el crecimiento del correo para controlar mejor este costo.
3. Dicen% * &! @ It! A la nube!

Producir costos de actualización del sistema de correo

Si lo anterior está más allá de sus habilidades locas de hoja de cálculo, producir planes de actualización para mantenerse por delante de su curva de consumo de almacenamiento es una buena manera de al menos comenzar la conversación. Cuando vean bigbigmoney para actualizaciones, preguntarán por qué. Y luego les dirás. Cuando preguntan cómo pueden evitar este costo, mencionan la presión a la baja sobre los grandes usuarios de correo.

He hecho todo lo anterior para justificar compras simples de almacenamiento. Las mismas técnicas funcionan para el correo electrónico, donde tiene una pila completa de aplicaciones encima de sus infraestructuras de almacenamiento / copia de seguridad. Los dólares (o la moneda de elección) por unidad son un excelente método para resaltar los costos y los peligros de la indulgencia excesiva. A veces puede causar cambios estratégicos muy significativos (¡vea también la nube! ). A veces puede liberar recursos.

Políticamente hablando, es una buena idea proporcionar algunas sugerencias sobre cómo proporcionar presión a la baja para el consumo de correo electrónico. Pero eso es todo lo que son, sugerencias a la gerencia que tiene que implementarlas o convencer a otros gerentes para que lo hagan.

Nuestra solución fue un pozo doloroso. Una de nuestras organizaciones asociadas (educación k12) fue afectada por una solicitud de descubrimiento en una demanda (FOIA). El costo de clasificar las toneladas de correo electrónico y redactar los bits secretos fue enorme (~ $ 100k) debido a la cantidad de correo electrónico guardado que puede haber coincidido con la solicitud. Nuestros abogados sugirieron, y nuestro Superintendente estableció una política estricta de retención para que podamos limitar los costos de una solicitud para nosotros en el futuro.

Por defecto, todo el correo se purga después de 45 días. Todo lo que se debe guardar por razones legales, se debe mover a una carpeta administrada . Hay un par de carpetas administradas diferentes con varias políticas de retención aplicadas.

De todos modos, mi punto es que esto debería ser una decisión comercial, no que IT se queje del almacenamiento. Haga su mejor esfuerzo para dejar en claro los costos reales y señale los costos potenciales de tener un buzón enorme. Luego, el oficial ejecutivo para tomar una decisión basada en los costos.

Una cuota asignada arbitrariamente no tendrá sentido para un usuario.

Creo que no es tu problema. En mi opinión, es un problema de algún gerente. No creo que debas ser duro, pero parece que alguien necesita serlo.

El almacenamiento de correo electrónico sin restricciones del usuario le está costando dinero a la empresa. No se le permitiría al usuario acumular basura en su oficina; ¿por qué debería ser diferente la acumulación de basura en el servidor de correo electrónico?

TI tiene que establecer límites en el almacenamiento de datos debido a problemas de rendimiento y respaldo. Estas son preocupaciones reales, físicas, tangibles. Esperemos que sus políticas corporativas sobre seguridad de TI, recuperación ante desastres, retención de correo electrónico, uso aceptable, etc., le den a este tipo de preocupaciones algunos "dientes".

Si le corresponde absolutamente "ayudar" al usuario que consideraría, como mínimo, configurar las reglas de Outlook para archivar los mensajes entrantes en las carpetas "2010", "2011", "2012", etc., según la fecha de recepción. Luego, el usuario (o usted) puede podar correos electrónicos antiguos de un año a la vez. Eso también mantendrá la carpeta Bandeja de entrada más pequeña.

He sido contratista durante casi toda mi "vida de TI", por lo que nunca he tenido que pelear las batallas políticas en torno a algo como esto. Si tuviera un usuario de "nivel C" (o en una pequeña empresa, el propietario o la familia del propietario) que fuera problemático como este, probablemente terminaría capitulando en lugar de pelear. Intentaría hacer un caso de negocios, al menos, pero probablemente también terminaría rindiéndome, y definitivamente querría ese caso de negocios por escrito para propósitos de "CYA" si su acumulación termina creando dificultades operativas.

Hemos tenido el mismo problema, actualmente está bajo control, pero estoy seguro de que volverá.

En primer lugar, rara vez es el número de mensajes lo que es un problema, y ​​no es en su caso, 22,000 no es nada, mi buzón tiene más de 200,000 mensajes, son los archivos adjuntos & ^% $ #.

Creo que los archivos adjuntos son una forma terrible de almacenar archivos, pero a mucha gente le gusta porque conserva algunos metadatos: fecha de envío o recepción y de quién fue enviado o de dónde vino un archivo). Además, las personas son flojas: lleva tiempo guardar y eliminar archivos adjuntos.

En nuestro caso, la educación fue la clave: nos aseguramos de que las personas que "necesitaban" una cuota mayor entendieran los costos ocultos (tiempo de respaldo y necesidades de almacenamiento, tiempo de recuperación, la pesadilla si había un problema legal, etc.)

Luego nos aseguramos de que entendieran que el mayor problema eran los archivos adjuntos (es por eso que mantuve tantos correos electrónicos en línea: eliminé rigurosamente mis archivos adjuntos, para poder señalar mi propio buzón y decir "Tengo 20 veces más correo que usted, pero mi buzón tiene menos de 1/4 del tamaño ") y les proporcioné algunas herramientas para ayudarlos a manejar los archivos adjuntos.

Las herramientas que utilizamos fueron principalmente más capacitación: por ejemplo, cómo ordenar los mensajes por tamaño, cómo guardar archivos adjuntos, cómo guardar varios archivos adjuntos a la vez, cómo guardar también un correo electrónico en un archivo si querían los "metadatos", cómo para eliminar archivos adjuntos (y la necesidad de GUARDAR los cambios después de eliminarlos), ayuda con la configuración de estructuras de directorios, etc.

En exactamente dos casos (y uno de ellos era yo), pudimos usar herramientas de terceros para ayudar. Hay un montón de herramientas que guardarán mensajes y / o archivos, utilizamos EZDetach y MessageSave, están bien, pero no son lo suficientemente fáciles de usar para mucha gente (para ser justos, ninguno de los productos que miré para esta función fueron bastante fáciles para los usuarios en general). Para un usuario, aprendieron a usar el software y les gustó la idea de ejecutarlo una vez al mes para extraer y eliminar todos sus archivos adjuntos a la vez. Para todos los demás que intentamos usarlo, lo encontraron demasiado complicado, por lo que nos quedamos con la capacitación básica de Outlook.

En nuestro caso, funcionó porque el Presidente era uno de los grandes usuarios, y un gerente superior era el que le gustaba EZDetach. Nos dieron suficiente impulso para poder decirle a la gente "no, nadie recibe más cuota de correo electrónico, si estas técnicas funcionan para los peces gordos, ¡funcionarán para ti!"

Parece que tiene una política formal que los empleados conocen: existe un límite de almacenamiento de 3 GB sin razones válidas para una exención de caso especial. "No leo mi correo" no es (en mi humilde opinión) una razón válida.
El gerente del usuario debe estar informado de que el usuario se niega a cumplir con la política de TI de toda la empresa, y usted debe estar preparado para presentar un caso de negocios en las oficinas de C-Level sobre por qué la política tiene sentido. (En estos días donde todos tienen una cuenta de gmail, el verdadero justificador será el costo).
Si esta persona realmente necesita su espacio extra, debería poder darle una justificación por escrito para un aumento de cuota.

Más allá de eso, debe enviar un Memo de CYA (en papel, guardar una copia) a los usuarios que se encuentran cerca del umbral de 3 GB y a sus gerentes que detallan el hecho de que el usuario dejará de recibir correo si no reducen su utilización o enviar una razón válida que necesitan más espacio. Ya se esforzó una vez por ayudar a esta persona, por lo que en este punto, después de un aviso por escrito, se convierte en su responsabilidad tomar medidas (limpiar o pedir un aumento de la cuota), de lo contrario, el correo devuelto se convertirá en su culpa.
Desea hacer todo lo posible para evitar una cara llena cuando las heces golpean al ventilador porque el correo de esta persona está rebotando.

Como saben, este es realmente un problema de gestión, no técnico.

Yo hablaría con el administrador de este usuario. Explica la situación. Explique que el espacio en disco es un recurso finito. Explique que él o ella realmente necesita hablar con este empleado e infórmeles que deben dedicar más tiempo a la administración, el archivo y la eliminación del correo electrónico. Si el gerente no está dispuesto a hacer eso, infórmele que tendrá que ir a [inserte aquí un gran ejecutivo de nivel C] y explique por qué su empleado es tan importante que no pueden molestarse en administrar su correo como todos los demás. es, y que el [ejecutivo de nivel C] deberá aprobar la compra de disco adicional y espacio de respaldo para satisfacer las necesidades de este usuario.

Las personas que no pueden organizar sus correos no están buscando correos. Ni siquiera los extrañan. Supongo que los 22,000 correos en la bandeja de entrada no son de este año. Así que movería los correos en subcarpetas separadas para cada año. Si incluso eso es demasiado para una carpeta, agregue una subcarpeta para cada mes.

Así es como organizo mi carpeta "enviado" ya que no me importa lo que envié. Si quiero buscar una respuesta particular a un buzón de correo, entonces simplemente puedo profundizar hasta esa fecha. Solo organizo mis correos entrantes.

Lo que pasa con los correos electrónicos y los documentos es que es una mala idea colocarlos en una estructura jerárquica en medios separados. En un mundo perfecto, los pondría a ambos en "cajas", los etiquetaría y etiquetaría y vincularía entre cajas y contenido de caja. En esos cuadros también se deben poner notas, notas telefónicas, llamadas telefónicas, faxes, ...

Hay innumerables casos válidos en los que es vital retener todo (o, al menos, la mayoría) de los correos electrónicos; la mayoría de los trabajos que he tenido han sido ese el caso: todos los correos electrónicos relacionados con diferentes clientes, qué se hizo cuándo, informes de estado, etc.

Y apuesto a que sus usuarios van a decir algo como "pero Google me da 7GB ..." si les dice que hay un límite estricto en 3G.

Por experiencia personal, anecdótica, la mejor configuración que tuve fue mi primera universidad: en 1999, nos dieron cuotas de red para alojar nuestro correo electrónico, archivos personales, tareas y páginas web personales. Era totalmente de cada usuario qué porcentaje se utilizaba para qué.