¿Cómo puedo evitar que los usuarios sincronicen las carpetas de la empresa con su escritorio de Google Drive?

Hago el administrador de nuestra compañía de 30 usuarios (cuenta Apps Premier). Hace un año migramos de Exchange y poco a poco he destetado a las personas de sus hábitos de MS Office y ahora todos usan GDocs / Drive para la creación de documentos. Quiero hacer Google Docs / Drive nuestro servidor de archivos.

Hay varios problemas:

1. No quiero que las personas sincronicen Carpetas compartidas (es decir, los archivos y carpetas de la compañía) a su computadora portátil no segura que pueden dejar en un tren. ¿Google Drive me permite "bloquear" carpetas para evitar que se sincronicen? Hasta ahora, la única opción de seguridad que puedo encontrar es activar o desactivar la sincronización. Tengo que mantenerlo alejado. Seguramente no soy el único que quiere esta granularidad, pero no puedo encontrar ninguna otra publicación al respecto.

2. Para hacer las cosas más ordenadas. En lugar de tener que ser el propietario de todas las carpetas, queremos configurar un "Usuario del sistema central" que será el propietario de todas las carpetas y luego todos los demás usuarios, incluido yo mismo, tendremos un My Drive limpio, algo así como su escritorio . La idea es que todos puedan crear archivos y no compartirlos, pero si quieren compartirlos, depositan en la carpeta compartida apropiada a la que tienen acceso. El problema es que el usuario central solo tendrá 5 Gb de espacio, mientras que tenemos 30 usuarios y el espacio colectivo de 125 Gb no se puede usar.

El sistema parece un desastre total de intercambio desorganizado aleatorio entre usuarios en lugar de un centro de estructura y diseño de radios con el que todos nos sentimos cómodos. ¿Por qué nadie más está buscando esto? ¿Nos hemos perdido totalmente el punto de Google Drive? En este momento tenemos más de 5000 documentos y estamos creciendo cada día y no hay orden ni forma de hacer cumplir los permisos granulares para el almacenamiento.

PD: ¡He probado Cloudlock y GPanel y ninguno de los dos hace mucho más que decirte lo desorganizado que está todo!

Vuelva a su punto 2 Se dirige en la misma dirección en la que se ha ido mi compañía. Tenemos el equivalente de su 'Sistema central' como Nombre de usuario, y hemos creado tres carpetas en su Unidad (TRABAJO, REFERENCIA, USUARIOS EXTERNOS) y las compartimos con nuestro administrador del sistema. Sysadmin compartió el TRABAJO con los Usuarios en una edición y nuestros usuarios crearon una estructura de subcarpetas para que nuestra empresa contenga todos nuestros archivos de trabajo. Sysadmin compartió REFERENCE con la mayoría de los usuarios en lectura, pero con algunos usuarios con derechos de edición para que pudieran crear y mantener la estructura de carpetas / archivos para documentos de políticas, manuales, etc.

WORK se comparte Editar y REFERENCE se comparte Leer a nuevos principiantes como parte del proceso de configuración del Usuario y los nuevos Usuarios adquieren inmediatamente derechos heredados sobre todo el contenido de estas carpetas.

Leavers, cambiamos la contraseña del Usuario de inmediato, utilizamos herramientas avanzadas de administración para transferir la propiedad a su gerente / colega de cualquier archivo / carpeta que puedan haber creado y luego compartirla de TRABAJO y REFERENCIA.

No hemos hecho que WORK o REFERENCE sea el Propietario de las subcarpetas y documentos que contienen porque requeriría que solo alguien que haya iniciado sesión en el Sistema Central pueda eliminarlos. Simplemente utilizamos nuestra propia versión del Sistema Central para proporcionar una estructura de datos unificada para nuestros Usuarios. Los usuarios conservan cada uno los 5 gb de espacio de almacenamiento no Gdocs que se comparte con otros usuarios a través de WORK y REFERENCE.

Colaboramos con organizaciones externas y utilizamos USUARIOS EXTERNOS como portal. Por ejemplo, nuestros auditores desean acceder a algunos de nuestros datos en nuestro sistema. Creamos una subcarpeta AUDITACCESS en la carpeta EXTERNAL ACCESS y otorgamos acceso de lectura a AUDITACCESS a las cuentas de gmail de nuestros auditores. Luego usamos la función Organizar para darles una Vista hacia los archivos y carpetas a los que necesitan acceder (pero recuerde mantener presionada la tecla CTRL cuando usa la función Organizar). Esto nos permite desorganizar los archivos y las carpetas, si es necesario, ya que todos se enumeran en la carpeta AUDITACCESS y, si es necesario, no compartir AUDITACCESS con las cuentas de correo electrónico de nuestros auditores.

Espero que esto le dé algunas ideas para organizar su propio sistema.