¿Cuál es la mejor solución para el archivo de documentos?

Estoy buscando una utilidad que me ayude (y a mis colegas) a archivar documentos de manera sistemática (como Zeitgeist pero permanente).

La utilidad tiene que limpiar los documentos antiguos de los escritorios y almacenarlos en un servidor (lo más automático y consistente posible), tal vez desde solo unas pocas ubicaciones (directorio de documentos)
Los documentos se almacenarán en medios grandes y baratos durante muchos años. ¿Tal vez un disco duro y un sistema de archivos? Fácil de mantener y administrar para una organización pequeña.
Los documentos deben ser fáciles de encontrar y restaurar

Una manera sistemática podría ser una estructura de directorios por año, mes, usuario o usuario, año, mes. Es una ventaja si los documentos se pueden vincular a un proyecto, si los documentos se pueden buscar y si el documento también se puede enviar por correo, discusiones de mensajería instantánea no solo documentos tradicionales de OpenOffice.

¿Algunas ideas?

software-recommendation document-management

— Anders Wallenquist
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No creo que esto esté relacionado con Ubuntu.

— Chris

Podría ser, si el autor de la pregunta busca una solución de archivo de documentos basada en Linux, específicamente Ubuntu. No menciona ningún requisito para usar Windows.

— Torben Gundtofte-Bruun

Es una pregunta valida. Visite linuxappfinder.com/office/documentmanagement para obtener una lista de herramientas de administración de documentos para Linux. Uno de los requisitos que debe destacarse es la capacidad de entender formatos como PDF y ODT y el índice de forma automática, encontrar duplicados, etc.

— user4124

Bueno, tenemos un entorno Ubuntu con clientes y servidores Ubuntu, así que creo que esto está relacionado con Ubuntu. Estoy disponible para varios sistemas tradicionales de gestión de documentos. He probado Knowledgeware, Alfresco, Drupal y OpenERP. Pero ninguno de ellos funciona en el escritorio (y archiva automáticamente documentos como Backintime, Deja-Dup, UbuntuOne, pam_csync y DropBox para copias de seguridad y sincronización de directorios). Un DMS tradicional podría ser la plataforma de almacenamiento combinada con un cliente que realiza las "limpiezas" y mueve los documentos que son lo suficientemente antiguos para archivarlos en el almacenamiento.

— Anders Wallenquist

La desventaja de un DMS como almacenamiento es que rápidamente se vuelve "viejo" en la perspectiva del archivo. DMSes viene con nuevos lanzamientos varias veces durante una década y necesita mucho amor y trabajo de migración cuando se compara con un sistema de archivos simple. ¿Quizás un servidor de archivos + servidor de índices (por ejemplo, Solr) y Zeitgeist en el cliente deberían hacer el trabajo?

— Anders Wallenquist

Respuestas:

puede dedicar una PC antigua (con grandes HDD / s nuevos) como servidor de respaldo e instalar BackupPC

No se necesita software del lado del cliente: simplemente exporte a través de directorios de copia de seguridad NFS en los clientes (por ejemplo / home / o / home / username / Desktop, etc.) o comparta carpetas en las estaciones de Windows
Una potente interfaz de usuario web permite la administración, ver archivos de registro, configuración
Las extensiones de archivo se pueden definir para incluir / excluir archivos
usa rsync para una copia de seguridad rápida

por separado, puede implementar la búsqueda web en el servidor Linux utilizando Xapian o Omega

— chorro
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¿Puedo configurar BackupPC para mover archivos al archivo? Por lo general, una copia de seguridad es un espejo del estado de un grupo de archivos. Lo que quiero es el proceso de archivar archivos de cierta edad en un almacén de archivos.

— Anders Wallenquist

Xapian / omega suena interesante Creo que Drupal tiene una API de búsqueda para xapian y búsqueda facetada. Busqué en Google algo sobre Zeitgeist y un complemento xapian: ¿es esta una solución para buscar en el archivo central de la misma manera que se realizan búsquedas locales? ¿Es posible preservar los permisos de lectura y los grupos al indexar con Xapian? ¿Es teamgeist-extension para Zeitgeist algún tipo de indexserver para una empresa?

— Anders Wallenquist

Busqué en Google la combinación de BackupPC y Xapian y no encontré nada. Parece que BackupPC almacena documentos comprimidos, ¿puede Xapian indexar esos archivos comprimidos?

— Anders Wallenquist

Puede usar servicios de computación en la nube como Dropbox o UbuntuOne

Te aconsejo que utilices Dropbox, puedes elegir entre un plan gratuito (2 gb + 8 invitando a otras personas) o un plan pago (50 o 100 gb).

Puede compartir carpetas con otros usuarios de Dropbox o en modo de solo lectura con cualquier persona.

Y restaurar archivos borrados

— Matteo Pagliazzi
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Bueno, me preocupa la seguridad, el costo y la capacidad con este tipo de servicios. Por ejemplo, esto significa que todos los directorios de inicio de los empleados en todos los dispositivos deben tener varios TB de tamaño. Por razones de seguridad, el servicio en la nube tiene que ofrecer almacenamiento encriptado. No creo que Dropbox o UbuntuOne puedan competir con discos grandes baratos en cuanto a rentabilidad. Si el disco local no fuera un problema, rsync / backup-pc, back-in-time o deja-dup a un servidor harían el trabajo.

— Anders Wallenquist

Si bien no está basado en Ubuntu, el museo para el que trabajo ha evaluado a Archivista . Es un paquete de software para almacenar, catalogar e indexar (y, si es necesario, escanear y OCRing) documentos que está disponible como un CD en vivo (algo no estándar) llamado " Archivista BOX " (es de código abierto), pero la compañía vende principalmente aparatos que ejecutan el software. El catálogo proporciona una interfaz web.

Afirman que los formatos utilizados son completamente abiertos, documentados y se esfuerzan por la longevidad. Sin embargo, debo agregar que personalmente no lo he evaluado con gran detalle.

— jstarek
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Mi alemán está un poco oxidado. Hay un capítulo sobre el archivo archivista.ch/de/pages/produkte/dms-und-erp/… ¿Cuál es la idea general sobre los archivos? ¿Utilizan un servidor de índice separado? Si es así, ¿hay alguna conexión para buscar utilidades en la plataforma Gnome? Parece que convierten documentos a pdf y luego los almacenan en un servidor de archivos (¿es esta la lectura correcta?)

— Anders Wallenquist

Simplemente use archivista.ch/en/pages/products/dms-erp.php ; todas las páginas parecen estar disponibles también en inglés :-) El enlace de selección de idioma se encuentra en el cuadro de menú azul a la izquierda, en la parte inferior.

— jstarek