Respuestas:
Parece que lo que necesita es un sistema de gestión de activos fijos:
Pruebe glpi desde los repositorios o uno de estos proyectos de sourceforge:
http://sourceforge.net/projects/fams/
GLPI está disponible en el repositorio de Ubuntu. Es un sistema de gestión de activos FOSS bastante bien hecho.
sudo apt-get install glpi
GLPI y su complemento de objetos genéricos es el camino a seguir. Simplemente no use el glpi empaquetado ya que está bastante desactualizado.
Solo necesita un servidor web, php y mysql / mariadb.
Puede encontrar los últimos requisitos previos aquí: https://glpi-install.readthedocs.io/en/latest/prerequisites.html