¿Cómo organizar eficazmente los documentos cuando se viaja?

Cada vez que viajo, hay un montón de papeles impresos y otros documentos que tengo que llevar conmigo.

Algunos de ellos son documentos a los que tengo que acceder a menudo: boleto, pasaporte, visa, etc. Los que guardo en una bolsa o bolsillo de fácil acceso. Y hay otros documentos, como recibos de pago, que no se necesitan con tanta frecuencia. Pero todavía hay muchos documentos que me confunden.

Me pregunto cómo algunos de los viajeros más experimentados aquí organizan efectivamente los documentos cuando viajas. ¿Hay una herramienta específica (bolsa, carpeta, maletín) que utiliza?

Los documentos deben mantenerse bien organizados y ligeros.

Mi esposa y yo tenemos una billetera / organizador de viajes que llevamos en todos los viajes. Es una cosa bastante tonta, pero muy útil. Está hecho de material de nylon y es lo suficientemente grande como para que quepa una hoja de A4 doblada en tercios, tiene una cremallera en tres lados y contiene varios bolsillos. Está hecho por Eagle Creek y es similar a este . Lo hemos tenido diez años y ha estado en innumerables viajes y todavía está en excelentes condiciones.

En ella empacamos:

• Pasaportes
• Impresiones de boletos de avión / tarjetas de embarque / reservas de hotel e instrucciones, apiladas en el orden en que se utilizarán en el viaje
• Certificados de vacunación
• Documentos de seguro de viaje
• Tarjetas de viajero frecuente
• Tarjetas de certificación de buceo (si estamos en un viaje de buceo)
• Aproximadamente un tercio de cualquier moneda que estemos tomando en el viaje (los otros dos tercios divididos entre mi billetera y el bolso de mi esposa.

La billetera de viaje generalmente vive en mi equipaje de mano durante un viaje.

Para algunos viajes, empacaré un conjunto separado de impresiones (selladas en un sobre grande) en el equipaje de bodega.

Como copia de seguridad adicional, cualquier documento electrónico relevante está en una carpeta de OneDrive / Dropbox y habré sincronizado los documentos con mi teléfono antes de salir (en caso de que los necesite en un lugar donde no tenga recepción telefónica).

A medida que avance el viaje, eliminaré las impresiones de la billetera a medida que se vuelvan redundantes y las guardaré en otro lugar de mi equipaje, listas para ser trituradas cuando lleguemos a casa .

Esto puede sonar como una gran cantidad de problemas y organización previos al viaje, pero significa que cuando estamos fuera podemos continuar relajándonos y disfrutando de las cosas.

A continuación se presentan algunas fotos de la billetera de viaje. También tiene espacio para un bolígrafo, ¡muy útil al completar tarjetas de aterrizaje y etiquetas de equipaje! :-)

Después de obtener la visa, el boleto, el seguro, las reservas de hotel, etc., escaneo todo, como archivos PDF individuales.

Dos tipos de documentos, uno que es crucial para el viaje, otros que son solo para ayuda. Luego hago dos carpetas en mi dropbox, Importante e Informativo. Visa, boleto de avión, reserva de hotel, seguro, boletos, página de información del pasaporte, etc. Los PDF van a Importante. Guías de viaje, tours, mapa, información del clima, etc. vaya a Informativo. Luego combino todos los archivos PDF en cada carpeta como un nuevo PDF, imprimo dos copias de cada uno en el lado doble A5. Grapa cada copia en la esquina superior izquierda.

El tamaño A5 los hace lo suficientemente pequeños como para almacenarlos, mientras los mantiene fácilmente legibles. La impresión a doble cara también reduce el volumen a la mitad.

Un juego de Importante va en el equipaje, el segundo se queda conmigo en mi bolsa de cámara y documentos, junto con el pasaporte original.

Ambas copias de folletos de PDF informativo se mantienen en el equipaje. Yo uso uno de vacaciones, el segundo es como respaldo, por si acaso.

Los originales son solo mi pasaporte, mi identificación nacional, tarjetas de dinero, etc.

Editar: también llevo un ziplock o dos, casi del tamaño A5, y guardo todos los recibos, facturas, fichas, etc.

Edit2: uso la aplicación de Android FolderSync para mantener esta carpeta sincronizada en dos direcciones con mi teléfono, y casi todas las veces que los hoteles de las aerolíneas, etc., están bien con una copia impresa del documento, ya que solo necesitan un número para ubicar mis datos en sus sistemas .

Sigo conmigo: pasaporte, tarjeta de seguro, billetera (identificación, dinero ...)

Sigo en iPhone: billetes electrónicos de avión. Reservas de hotel / alojamiento y correos electrónicos de confirmación.

Guardo en un sobre artesanal en mi equipaje de mano una copia duplicada de cada confirmación que recibí por correo electrónico.

Los correos electrónicos también se almacenan en la nube (hotmail / gmail ...) para acceder fácilmente en un cibercafé si es necesario.

Los escaneos de pasaporte y tarjetas de crédito (fotos) se envían por correo electrónico a mí y a GF (y viceversa) para que se almacenen en la nube si es necesario.

Como Richard escribió, arrojo todos los documentos innecesarios en mi equipaje para clasificarlos y reciclarlos cuando regreso a casa.

Compartiré una experiencia reciente mía.

Íbamos a ir de vacaciones a X-Mas y escaneé y guardé todos los documentos importantes en mi computadora portátil que estaba conmigo todo el tiempo.

Estaba conectado a Dropbox, al igual que mi teléfono y pensé, bueno, tendré todas las copias en mi teléfono inteligente para un acceso rápido donde no pueda sacar mi computadora portátil.

Estábamos a punto de llegar a First Country y tuvimos que llenar sus tarjetas de inmigración dadas por la aerolínea, saqué el teléfono para ver los detalles de nuestro pasaporte y descubrí que olvidé sincronizar el teléfono con Dropbox (el antivirus había bloqueado su ejecución en el fondo). No pude hacer nada más que reírme de mi tontería.

Moraleja: no asuma que solo habrá documentos allí. Verifíquelos dos veces.

Pero una cosa que hice bien fue que imprimí todo eso y los puse en un archivo en la bolsa de mi computadora portátil y los numeré en una secuencia en la que esperaba usarlos.

1. Entradas
2. Copias de pasaportes, visas y seguros
3. Reserva de traslado al aeropuerto
4. Reserva de hotel
5. Reserva de Excursiones
6. Transferencia de reserva

Luego los siguientes números para el segundo país. Encontré que la secuencia simple de 1,2,3 es muy útil en todos los países que visitamos. Hubo al menos 15 reservas y esa secuencia lo hizo mucho más fácil.

Este archivo estaba en la sección de documentos de la bolsa de mi laptop, que era una mochila, cada vez que llegamos a la siguiente parada donde necesitábamos los documentos. , sin problemas. Ni siquiera necesité sacar la bolsa en línea (no, no soy vago, solo que tenía a nuestro bebé, a quien no le gusta un cochecito, en mis brazos: P).

Cada vez que se usaba una impresión, le ponía una cruz y la movía al final del archivo.

Sin embargo, no estoy completamente seguro de si a la gente le gustará como respuesta a esta pregunta: D

Para documentos en papel, uso un montón de carpetas de plástico. Agrupo los documentos en las carpetas dependiendo de cuándo tengo que usarlos. Es posible usar diferentes colores en las carpetas para distinguirlas. De todos modos, son semitransparentes, por lo que verá en el texto de un documento qué carpeta tiene.

Para mí, la única forma de organizar este tipo de cosas es cada impresión en el orden en que las va a usar, luego tire las cosas a medida que las use.

Por ejemplo, si va a conducir al aeropuerto, luego suba a un avión, luego recoja un automóvil de alquiler cuando aterrice, para luego conducir al hotel para registrarse, ordenaría las impresiones de esta manera:

1. detalles del estacionamiento del aeropuerto
2. detalles de registro del aeropuerto
3. detalles de alquiler de coches
4. detalles del hotel
5. Detalles del check-in del vuelo de regreso

Recuerde tirar las cosas, por ejemplo, después de registrarme para el avión, habré tirado las hojas 1 y 2, lo que significa que la hoja 3 (detalles del alquiler de automóviles) está en la parte superior para cuando vaya a recoger el coche de alquiler. Esto lo hace súper rápido y fácil: simplemente extraiga la primera hoja y ya está.

Protip: si una impresión está en varias hojas, asegúrese de engraparlas para que sea más fácil de manejar.

Para viajes cortos / simples, solo pongo estas impresiones en un sobre A4 simple y lo dejo en mi bolso de mano.

Protip: escriba las cosas importantes en el exterior del sobre en letra grande: números y horarios de vuelos, terminales, dirección del hotel, etc. Esto significa que puede obtener esa información rápidamente si tiene prisa.

Para viajes más largos / complejos con muchas reservas, pongo las impresiones en un "libro de exhibición" que es un montón de sobres de plástico A4 unidos en un libro para que pueda hojearlos todos. Los libros de exhibición son baratos y livianos: los he usado en viajes largos con 30 o 40 reservas para varias cosas y también funcionan muy bien para mantener todo ordenado.

Por supuesto, estas impresiones en papel son copias de seguridad. Tendré la mayor parte disponible / anclado para fuera de línea en mi teléfono.

Tengo un pequeño cuaderno Moleskine (A5) que uso para viajar. En la portada, escribo cosas que rara vez cambian y serán las mismas en varios viajes, como mi número de pasaporte (en caso de que se pierda), números de tarjeta, números de teléfono de mi banco (en caso de que necesite cancelar mis tarjetas) , etc. Luego, en las páginas individuales, escribo los detalles de cada aspecto del viaje en orden cronológico. Estas páginas son fáciles de eliminar después del viaje / antes de la siguiente.

Para los vuelos, tendré el aeropuerto, la aerolínea, el número de vuelo, la terminal (si corresponde) y la hora de salida. Para hoteles (o, más probablemente ahora, airbnbs), el nombre, dirección, número de teléfono, número de confirmación de reserva, fechas de mi estadía.

Es lo suficientemente pequeño como para caber en un bolsillo, es un poco más grande (aunque bastante más grueso) que mi pasaporte y tiene una correa elástica para mantener la tapa cerrada, por lo que puedo deslizar mi pasaporte dentro para mantenerlos juntos.

En mi teléfono, generalmente tengo la aplicación airbnb, la aplicación de United, y destaco / señalizo los correos electrónicos de confirmación para poder encontrarlos rápidamente si es necesario. También tiendo a llevar una segunda batería cuando viajo, así que no tengo que preocuparme tanto por la batería que potencialmente se agota.

En términos de impresión, lo menos posible. En general, solo las cosas que (podría) necesitar pasar por el control fronterizo en el país al que viajo (por ejemplo, una copia impresa de mi (s) reserva (s) de vuelo para demostrar que tengo un boleto de regreso) y cualquier cosa donde explícitamente indiquen que no t aceptar copias electrónicas / boletos electrónicos (viajé en Greyhound entre Seattle y Spokane como parte de un viaje a los Estados Unidos el año pasado, solo aceptaron una versión impresa del boleto).

Los recibos que acumulo durante el viaje solo se guardan en mi billetera para ser resueltos cuando llegue a casa.