¿Cómo documentar los gastos de viaje?

He descubierto que muchos viajeros anotan sus gastos durante un viaje. Sin embargo, siempre me resultó difícil personalmente, porque hay tantas situaciones en las que no tengo tiempo suficiente para anotarlo, como pagar el taxi y luego apresurarme. Entonces me pierdo bastante rápido.

¿Cómo manejas la documentación de gastos? ¿Siempre lo haces después del pago o prefieres armarlo por la noche? ¿Anotas todos los gastos o solo los principales?

Mi principal preocupación es sobre los gastos para los cuales no recibe un recibo, como por ejemplo pagar en un mercado o compartir autos.

En cuanto a los gastos en efectivo:

Lleve consigo una libreta de bolsillo pequeña y un lápiz de golf (o equipo similar a su gusto). Ponga la fecha en la página y luego, cada vez que realice una compra en efectivo, anote la cantidad y una nota rápida sobre dónde o para qué fue la compra, de modo que recuerde cuándo hará su libro mayor más adelante. Cuanto antes escriba los gastos, más fácil será recordar la cantidad exacta y para qué fue. Es posible que desee contar el efectivo en su billetera antes y después de la salida si anticipa la falta de tiempo para hacer una nota rápida en su cuaderno, o hacer la nota tan pronto como sea convenientemente posible después del hecho (por ejemplo: espere hasta sentarse en el autobús para anotar lo que gastó en la tarifa del autobús al entrar).

Lo que debe rastrearse depende principalmente del propósito para el que se realiza el seguimiento de los gastos. Si solo está tratando de asegurarse de mantenerse dentro de un presupuesto, puede realizar un seguimiento de manera diferente a si está tratando de estimar cuánto reservar para un viaje futuro de duración similar. Si realiza un seguimiento de los "agujeros" en los gastos (por ejemplo: alguien más lo invitó a cenar), es probable que desee anotar una nota sobre dónde debe ir ese gasto para que pueda recordar ajustarlo en sus estimaciones para gastos futuros.

Tres cosas me ayudan a mantenerme organizado:

• Acostúmbrese a escribir en recibos que no sean obvios (por ejemplo, muchos taxis solo tienen la ciudad, ni siquiera una fecha; garabatear EN EL AEROPUERTO ahora le permitirá completar el resto más adelante)
• Tenga un lugar estándar donde coloque los recibos que no ha procesado (para mí, esto está en un cuaderno para evitar que se arruguen; si no recibo un recibo, a menudo escribo la cantidad en el cuaderno en ese momento)
• Tenga una manera de "procesar" los recibos escribiéndolos en un resumen o escribiéndolos en una hoja de cálculo, y un lugar para colocarlos después de hacerlo.

Si su resumen tiene un formato bastante estándar, puede ayudarlo a darse cuenta de dónde se está perdiendo un gasto; de un vistazo puede ver que no hay entrada para el almuerzo el martes, tal vez. En el mío, si alguien más me compra una comida o comparto un taxi y el otro tipo insiste en pagar todo, escribo "Joe pagado" o lo que sea en ese lugar en el resumen, así que sé que no falta un recibo. Si falta un recibo, puedo buscarlo antes de salir del hotel, o intentar recordar el número al menos aproximadamente.

Finalmente, obtenga una tarjeta de crédito para usar en viajes de negocios y ponga absolutamente todo lo que pueda en ella. Puede reconstruir mucho a partir de un extracto de tarjeta de crédito, pero desde "Vine a la ciudad con $ 73 y me fui con $ 14", no tanto. Además, obtiene al menos el recibo de la tarjeta de crédito, incluso si no obtiene la lista detallada con los impuestos.

Yo uso Homebank para todas mis finanzas personales. Algunos también juran por GnuCash , pero me parece innecesariamente complicado. Homebank es más simple y tiene todas las características que me interesan.

Por lo general, reúno todos los recibos durante el día y paso unos diez minutos agregándolos a la base de datos. Si paga con una tarjeta y tiene banca electrónica, puede escatimar en recibos y obtener información exacta de gastos del sitio web de su banco (esto es útil cuando paga en otras monedas, las tasas de cambio bancarias difieren de las oficiales, y algunos impuestos adicionales pueden aplicar).

Esto requiere un poco de disciplina: si omite la presentación solo durante unos días, la pila de recibos se convierte en un obstáculo insuperable que no puede atravesar fácilmente. Además, si no hace esto todos los días, tiende a olvidar en qué gastó su efectivo si no ha recibido un recibo; no puede rastrearlo tan fácilmente.

En cuanto a los gastos, agrego cada uno de ellos, para que coincidan las cantidades reales y las del libro. Si no puede recordar una transacción en particular, siempre puede colocarla en la categoría "Otro" y aún así equilibrar todo. Esos tienden a ser pequeñas compras únicas de todos modos.

un pequeño cuaderno y un bolígrafo o lápiz hacen maravillas. No necesita cargadores de batería :)

He desarrollado una aplicación para Android que está diseñada para hacer exactamente eso: realizar un seguimiento de sus gastos fácilmente mientras viaja. Admite múltiples monedas, clasifica los gastos y los rastrea en un mapa. Su objetivo principal es rastrear los gastos compartidos de un grupo de personas, pero también puede usarlo como una sola persona.

Echa un vistazo : TravelMoney

Saludos francisco

Un amigo y yo nos tomamos unas vacaciones el verano pasado y usamos una hoja de cálculo de Google compartida para equilibrarnos al final. Asegúrese de guardar todos los recibos y esté dispuesto a cancelar pequeñas cosas, luego simplemente haga un libro mayor en la hoja de cálculo y compare los valores. Esto también le brinda la ventaja de ver dónde se acumuló el dinero de forma acumulativa (como en el caso de que si paga el alojamiento y alguien más paga el viaje, puede ver los totales de dónde se destinó la mayor cantidad de dinero).

Lo que me resulta más difícil es hacer un seguimiento en mi cabeza de para qué he usado efectivo y para qué he usado la tarjeta. Una cosa sobre el efectivo es retirar grandes cantidades redondas, luego puede ver lo que queda y obtener una buena estimación de lo que se ha gastado.

Me gusta hacer un seguimiento de los gastos cuando viajo ya que tengo un presupuesto ajustado, ¡pero lo que no me gusta es hacer un seguimiento de dónde están todos mis recibos! La mayoría de las otras respuestas parecen sugerir que: guarde los recibos y luego use otra cosa para realizar un seguimiento.

Por lo general, lo que hago es que me he acostumbrado a tomar una foto de un recibo en la aplicación de Evernote en mi teléfono. (Configuré que Evernote se sincronice solo a través de redes WiFi para que no tenga que cargar en redes móviles lentas. De todos modos, también guarda una copia local). Entonces, no importa si pierdo mis recibos o no. En la misma nota, también puede escribir o registrar rápidamente una nota de gastos para los que no recibe un recibo. Esta es una operación rápida y simple, y luego, una vez que haya regresado y tenga que presentar los gastos, puede sentarse y agregarlos de una vez.

Este método funciona lo suficientemente bien para mí. Sin embargo, supongo que en algún momento, cualquiera que sea el método que uses, ¡solo tienes que convertirlo en un hábito! Puedes dar vueltas y vueltas diciendo "¡Pero gasto en efectivo! ¡Varias veces al día! ¡Y luego me olvido de todas!" pero no hay una respuesta real para eso. :)

He creado una aplicación para realizar un seguimiento de mis gastos ... Puede encontrarla aquí: https://itunes.apple.com/us/app/share-travel-expense/id808843677?l=it&ls=1&mt=8

Mantenga un registro de sus gastos en sus viajes o durante las noches de fin de semana con sus amigos. Registre cómo gastó su dinero, dónde lo gastó, cuánto, con quién y cuánto fue la contribución de todos en su grupo. Sabrás en cada momento cuánto te reembolsarán y cuánto tienes.

• Cree un perfil de usuario para sus amigos y agréguelos a su viaje.
• Agrega tus gastos.
• Agrega la contribución de cada uno de tus amigos.
• Sepa en todo momento cuánto han gastado usted y sus amigos.
• Genere un mapa para rastrear sus gastos en sus viajes.
• Envíe un correo de recapitulación a todos sus compañeros de viaje.
• Importa compañeros de viaje desde tu libreta de direcciones.
• Viaje pregenerado para probar la aplicación.