¿Cómo insisto en que los hoteles estadounidenses acepten la tarjeta de crédito de mi empleador para el pago, en lugar de pedir una tarjeta de crédito personal al momento del check-in?

Trabajo para un organismo del gobierno estatal en los Estados Unidos. Como parte de mi trabajo, ocasionalmente tengo viajes de varios días. Mi estadía en el hotel es pagada por mi empleador y está exenta de impuestos.

Con frecuencia me encuentro con un problema al pagar por hoteles relacionados con negocios. Antes de viajar, mi oficina presenta un formulario con los hoteles, que se supone que permite que el hotel cargue mi habitación a la tarjeta de crédito de la oficina. Sin embargo, inevitablemente cuando me registro, cada vez que el empleado del hotel insiste en que tengo que usar mi tarjeta personal. Esto significa que tengo que cubrir temporalmente el costo de mi habitación (hasta que me reembolsen), pero también que el estado ahora tiene que pagar impuestos (que es un mal uso de los fondos de los contribuyentes).

¿Cómo puedo hacer que un hotel acepte la tarjeta de crédito de mi empleador para el pago, en lugar de insistir en usar mi tarjeta personal?

El problema aquí no es la tarjeta de crédito corporativa , sino que estás tratando de hacer esto sin una tarjeta física . Un número de tarjeta de crédito es lo suficientemente bueno para hacer una reserva, por eso la llamada telefónica funciona para eso, pero la recepción debe cobrar un depósito a la llegada y su protocolo dicta que debe entregar una tarjeta física para esto. Al hotel no le importa especialmente si es suyo o de la compañía, siempre que sea válido y tenga su nombre.

Lo sensato sería que su empleador le dé una tarjeta de crédito corporativa física , que luego puede usar para pagar depósitos y liquidar la factura. Dado que su empleador es un organismo gubernamental y no está haciendo esto, supongo que no son cuerdos.

La otra opción es prepagar su habitación de hotel con la tarjeta de crédito corporativa. Es posible que se le solicite que entregue una tarjeta de crédito personal para el depósito (para cubrir el allanamiento del minibar, etc.), pero esto debe devolverse en su totalidad dentro de uno o dos días después de la salida sin costo para usted o el contribuyente.

Ver también: Reserva de hotel con mi tarjeta de crédito para una tercera persona. ¿Tendrá esa persona problemas al momento del check-in?

Tuvimos una situación similar en nuestro negocio, donde queríamos reservar y pagar el alojamiento para los visitantes pero (obviamente) sin proporcionarles a esos visitantes los detalles de nuestra tarjeta de pago.

Originalmente, hicimos lo que su empleador parece estar haciendo: enviamos una autorización de tarjeta de terceros al hotel con anticipación para cada reserva, y esperamos que estuviera vinculada a la reserva / recogida por el personal del hotel. Lamentablemente, como ha descubierto, a menudo no funcionaba según lo planeado: nuestros visitantes a menudo tenían que, vergonzosamente, llamar durante el check-in para ordenar las cosas. Por supuesto, puede haber sido (como otros han sugerido) que solo se les pidió que dieran una autorización previa para obtener extras, pero incluso eso debería haberse cargado a nuestra tarjeta, por lo que aún no era satisfactorio.

Terminamos resolviendo este problema abriendo una cuenta corporativa con la cadena hotelera, que fue diseñada específicamente para manejar precisamente este tipo de reservas. Ahora no solo se resuelve el problema, sino que también obtenemos tarifas con descuento y crédito sin intereses del hotel, junto con una facturación mensual detallada por centro de costos. ¡Ha aliviado tantos puntos de dolor!

Supongo que esto es algo que ofrecen la mayoría de las grandes cadenas, pero por lo que vale la pena el programa con el que nos inscribimos es Business Advantage de IHG . Un beneficio adicional de su esquema es que la persona que realiza la reserva recibe puntos Business Rewards mientras que el huésped que se hospeda en el hotel aún recibe sus propios puntos Rewards Club de manera normal (y si los dos son la misma persona, ¡puntos de bonificación!).

En el pasado, hice que mi compañía pagara por estadías en hoteles usando la tarjeta de crédito del agente de viajes de la compañía. El proceso ha sido para que el agente de viajes de mi empresa complete un formulario de autorización de tarjeta de crédito y lo envíe por fax al hotel. Idealmente, esto debería ser seguido por una llamada telefónica para confirmar el recibo y que el pago de terceros ha sido aceptado.

Un ejemplo de formulario de autorización de tarjeta de crédito se ve así

Aquí hay una forma de hacer que su oficina priorice esto al máximo.

Primero, antes de partir, pregunte a la oficina de negocios si han resuelto el problema de la tarjeta de crédito con el hotel. Si no lo han hecho, infórmeles que no puede ir hasta que lo hagan. Probablemente te dejarán boquiabierto y te dirán "sí, está bien".

Luego, asegúrese de que cuando se registre, sea durante el horario comercial normal. En otras palabras, cuando está seguro de que el personal de su oficina comercial está en sus escritorios.

Comienzas el proceso de registro. El hotel solicita su tarjeta de crédito. Diles que está en el archivo. Luego piden, nuevamente, la tarjeta física. En este punto, llame a su oficina comercial y dígales que no puede registrarse en el hotel. NO ofrezca usar su propia tarjeta. Deje que la oficina de negocios hable con el hotel.

Una de dos cosas va a suceder. O la oficina de negocios / hotel lo soluciona en ese momento o usted vuelve a tomar un avión y se va a su casa. Si terminas yendo a casa, tu gerente probablemente se enojará. Asegúrese de que esté dirigido hacia la oficina comercial.

Luego, alguien se asegurará de que tenga una tarjeta corporativa, con su nombre en ella O se asegurará de que no necesite presentar una tarjeta de crédito la próxima vez que se registre.

Su perspectiva es una que presume que el fraude no existe. ¿Qué impide que Frank Abagnale (o incluso un estafador de variedades de jardín) falsifique todo esto con datos de tarjetas de crédito robadas?

Las transacciones de "Tarjeta no presente" son inherentemente riesgosas para un hotel. Las compañías de tarjetas de crédito asumen cierta responsabilidad por el fraude. Ahora, cuando la naturaleza de un negocio absolutamente requiere la presencia física del cliente, es bastante difícil de explicar a los gestores de riesgos por qué está haciendo "tarjeta no presente" transacciones en absoluto .

El gerente de riesgos diría "Simplemente haga negocios de la manera normal. El cliente presenta físicamente una tarjeta, el final". En otras palabras, si su empleador no le dará una tarjeta física, considera que ese no es su problema.

Su respuesta a personas como usted es que su método de pago básico sigue siendo la tarjeta que presenta físicamente y que es plausiblemente su tarjeta . También están dispuestos a intentarlo de la manera que les pidas (o no) ... y si eso realmente funciona, entonces estás fuera de peligro. En pocas palabras, se les paga a menos que algo más funcione.

Una solución es usar Samsung Pay (si su teléfono o su reloj lo admiten)

1. Ingrese la información de la tarjeta de crédito de su empresa en su teléfono

2. Cuando necesita realizar un pago, activa Samsung Pay y se autentica mediante un PIN o su huella digital.

3. El teléfono genera un número de tarjeta de crédito único para cada transacción.

4. Parte importante: Samsung Pay es compatible con versiones anteriores. Por lo tanto, incluso si el terminal de pago no acepta pagos NFC móviles, puede simplemente tocar la parte posterior de su teléfono donde está el lector magnético y su teléfono imitará la tira magnética de la tarjeta de crédito única que generó (esto funcionará en todos los terminales que tienen sus lectores magnéticos en el borde de su máquina y no incrustados profundamente dentro de la máquina misma).

5. Si se trata de una autorización previa, inicialmente aparece como un monto de $ 1 con el banco, que luego se transformará en cualquier cantidad que el hotel decida finalmente cobrarle. Si le hacen completar un formulario en papel además de la preautorización electrónica, solo debe colocar los últimos cuatro dígitos del número de tarjeta de crédito generado en el formulario, junto con asteriscos delante de él. Y si quieren verificar la autenticidad de su firma, les presenta su teléfono (o su reloj) para que puedan comparar las firmas.

6. Parte de exención de impuestos: no soy un experto, pero después de una investigación adicional , es posible que también desee tomar una captura de pantalla de la pantalla de confirmación de la transacción desde su teléfono y enviarla al hotel para sus registros de impuestos. Esa pantalla de confirmación contendrá los últimos 4 dígitos del número de tarjeta de crédito generado de forma única, pero también mostrará en el fondo los últimos 4 dígitos de la tarjeta de crédito gubernamental original, que es lo que el hotel podría necesitar (además de la otra exención de impuestos). documentación requerida) si no quiere verse obligado a pagar los impuestos sobre las ventas de su propio bolsillo.

Nota. Para tomar una captura de pantalla en un teléfono Samsung, presione el botón de encendido y el botón de inicio simultáneamente. Para tomar una captura de pantalla de un reloj Gear S3, presione el botón de inicio del reloj mientras simultáneamente desliza el dedo de izquierda a derecha en el reloj.

Esto es lo que haría:

1: Notifique a las oficinas corporativas del hotel acerca de su problema y pídales que asignen una cuenta para los Empleados del Estado para su oficina; en general, cuando lo hagan, esperan un cierto número de estadías al año, pero también otorgarán un descuento por eso. .

Es posible que su estado ya tenga un programa de viajes con una cadena hotelera, las oficinas de contabilidad y viajes de su estado podrían proporcionarle información más detallada. En general, en un sistema de este tipo puede facturarlo directamente o facturarlo a un número de contabilidad específico asignado por su empleador [Oficina del Estado]; por lo general, estos arreglos EXCLUYEN imprevistos tales como teléfono y alcohol ... para lo cual el secretario le pedirá la información de su tarjeta.

También supongo que el formulario enviado al hotel tiene una identificación exenta de impuestos en el formulario.

2: Si este hotel es una cadena, también podría unirse a su programa de beneficios y tener la información de la tarjeta de la oficina archivada para eso, este escenario de almacenamiento de la tarjeta del gobierno en el archivo es probablemente más difícil, ya que creo que desearán tener la tarjeta física a la llegada.

¿Cómo puedo hacer que un hotel acepte la tarjeta de crédito de mi empleador para el pago, en lugar de insistir en usar mi tarjeta personal?

"Lo siento, no tengo una tarjeta de crédito personal".

En mi experiencia, le pedirán que deje un depósito en efectivo para las bebidas tomadas del mini bar, que le serán devueltas al momento de pagar.

Primero, asegúrese de llevar todo el papeleo relevante, físicamente. Entonces, si la compañía tiene un acuerdo con el hotel, lleve una copia, si hay un correo electrónico en el que acordaron aceptar esa tarjeta, imprimirla, etc.

Eso por sí solo puede resolverlo en algunos casos. Un cliente que dice "mi compañía estuvo de acuerdo con el hotel X" no es lo mismo que un documento con el membrete de la cadena, enviado por la sucursal principal, que dice X.

(Además, puede ayudar a aclarar la posición de ambos, ya que puede haber una letra pequeña en la X-con-compañía-Y que ni usted ni el empleado conocían)

Aun así, puede ser que insistan en que aceptar la tarjeta de crédito de su empleador es "imposible" o incluso "ilegal". Haz que lo documenten . Pídales que le proporcionen un formulario que indique que les pidió que acepten la tarjeta 1234, según el documento XYZ, pero que no pueden hacerlo porque <su excusa>, no hay otra opción que usar su tarjeta de crédito personal y que acepten que si se trata de un error de su parte, serán responsables de los costos adicionales o adicionales causados ​​por eso. Hágalo firmar por el empleado, e idealmente también con el sello del hotel.

Preferiblemente, prepare el texto por adelantado y revíselo con su departamento legal, y prepare dicho documento con la jerga legal pertinente y un espacio donde puedan completar una descripción del problema.

Si es realmente imposible hacer lo contrario, no debería haber ningún problema para reconocerlo por escrito, ¿verdad?

Bueno, probablemente descubras que antes de hacerlo, se esforzarán más para hacerlo. O de repente, en realidad hay otra alternativa.

Si se niegan, argumenta que debes justificar tal irregularidad (después de todo, ¿por qué tu empresa te reembolsaría si ya se encargaron de todo?). Si lo hacen, entrégueles su tarjeta personal y continúe. Más tarde, en la oficina, sus contadores pueden revisar el problema mencionado y decidir el mejor curso de acción. Es posible que alguna parte del acuerdo con el hotel no esté clara, y deben agregar cláusulas adicionales en la próxima reserva. Es posible que el hotel tenga la culpa, en cuyo caso tiene un documento en el que aceptan aceptar una tarjeta y otro en el que se niegan a hacerlo, lo que parece un caso bastante claro para solicitarles que reembolsen los impuestos a su empresa, el costo del trabajo de sus contadores que procesan su reembolso, las consecuencias si su tarjeta se vio comprometida debido a una violación... O tal vez prefieran no tomar medidas al respecto (todavía), simplemente quejarse ante el enlace del hotel que acordó aceptar la tarjeta (lo que debería informar al hotel sobre el problema, por ejemplo, puede hacer que enseñen a sus empleados sobre el procedimiento adecuado en estos casos), o incluso no hacer nada. En cualquier caso, está obligando al hotel a declarar su contradicción, y debería ser el punto de partida.

En mi experiencia, los hoteles tomarán una tarjeta de crédito al momento del check-in y la retendrán, pero no finalizarán el cargo hasta cerca del final de la estadía. Así que puede darles una tarjeta personal y una vez que esté en la habitación, llame a la oficina de negocios y pídales que la resuelvan en el hotel antes de pagar.

He estado haciendo lo que quieres hacer durante algunos años. Mi empleador usa Concur, una importante agencia de viajes. Cuando reservo un hotel a través de Concur, le dan al hotel un número de tarjeta de crédito virtual. (¡Nunca confían en mí con ese número!) Cuando me registro, generalmente solo funciona. Puedo llamar al hotel antes de viajar para verificar que todo esté listo.

Las excepciones serían hoteles muy pequeños y tarifas de eventos especiales, como conferencias, que deben reservarse en el sitio de la conferencia. Para esos, yo uso mi CC.