Como mencionaste, XPS parece muerto. Parte de su falta de tracción podría ser que requiere que configure su navegador web predeterminado en Internet Explorer (al menos, en Windows XP) o que abra el archivo XPS manualmente en IE (en lugar de hacer doble clic para abrirlo).
No estoy seguro acerca de Vista y 7, pero XPS es molesto en XP si su navegador web predeterminado está configurado en algo diferente a Internet Explorer. Se abre el visor XPS, pero aparentemente usa su navegador web para hacer el renderizado. En una computadora configurada con Firefox u Opera como predeterminada, solo hace que el navegador predeterminado le solicite que abra o guarde el archivo. Si hace clic en Abrir, nuevamente intenta abrirlo en XPS Viewer, luego hace que el navegador predeterminado le solicite Abrir o Guardar el archivo (nuevamente).
Hace mucho tiempo también comencé a guardar archivos en formato MDI (Microsoft Document Imaging). Era un formato bastante útil para escanear documentos antes de que hubiera tantas utilidades gratuitas que le permitían escanear directamente a un PDF. Creo que aún puedo abrirlos si instalo el componente de escaneo de documentos de MS Office, pero MDI parece haber sido reemplazado por XPS. Si desea poder abrir sus archivos en el futuro, o si desea que otras personas puedan abrirlos, probablemente sea mejor que use PDF.
He usado la mayoría de las impresoras PDF comunes disponibles, pero hasta ahora la mejor para Windows parece ser PDFill PDF Tools Free . Su impresora PDF incluida le permite configurar un directorio predeterminado (así como otras configuraciones predeterminadas). Lo uso con DirectFolders para encontrar rápidamente el directorio apropiado para guardar el archivo PDF.
Microsoft también tiene un complemento para Office 2007 que agrega un elemento de menú para guardar (o "publicar") en PDF y XPS. Probablemente sea la forma más conveniente de guardar archivos de Office en formato PDF, pero los archivos PDF generados por Microsoft siempre son varias veces más grandes que los creados por las impresoras PDF. Supongo que es porque incluyen algunos metadatos adicionales o porque manejan correctamente los enlaces de documentos incrustados en los archivos.