Minimice el tamaño del archivo de los documentos de Microsoft Word

¿Cuáles son las mejores formas de

Garantizar un tamaño de archivo pequeño para los documentos de Microsoft Word al comenzar desde cero
reducir el tamaño de los documentos existentes de Microsoft Word

utilizando solo las herramientas disponibles en la suite de Office? (Hay suficientes documentos de 15 MB y 3 páginas en todo el mundo)

microsoft-word performance

— svandragt
fuente

¿Por qué quieres optimizar documentos de Word? Puede simplemente comprimirlos después de la creación. Parece que hay técnicas mucho más significativas para ahorrar espacio.

— jtbandes

Respuestas:

La mayoría de estos solo ayudarán con los documentos existentes, pero guardarlos como el formato DOCX de Word 2007 ayudará con los nuevos documentos.

Word 2007

Comprimir imágenes

Click en una imagen
Vaya a la cinta de "Formato" de Herramientas de imagen
Haga clic en "Comprimir imágenes"

Existen varias opciones para eliminar áreas recortadas, reducir la resolución, etc.

Guardar como DOCX

El nuevo formato DOCX es mucho más pequeño, ya que es básicamente un contenedor de archivos ZIP. Intente renombrar un archivo .docx a .zip para mirar dentro si tiene curiosidad.

Eliminar datos ocultos

Consulte este artículo de Microsoft Elimine datos ocultos e información personal de documentos de Office

Word 2003

Comprimir imágenes

Haga clic derecho en una imagen
Haga clic en "Mostrar barra de herramientas de imagen"
Haga clic en "Comprimir imágenes"

Eliminar datos ocultos

Descargue el complemento Office 2003 / XP: Eliminar datos ocultos : "Con este complemento puede eliminar permanentemente datos ocultos y datos de colaboración, como el seguimiento de cambios y comentarios, de los archivos de Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint".

— revs tjrobinson
fuente

También consideraría preparar imágenes con una resolución adecuada al destino del documento. Si es solo para uso en pantalla, no tiene sentido dejar la imagen a 1600 ppp en el archivo. Si solo va a imprimirse en blanco y negro, prepare imágenes monocromas, ya que su editor de imágenes hará un mejor trabajo de conversión que lo dejará al azar aguas abajo.

— RBerteig

Es posible que también desee evitar el uso de las funciones de versiones de Word, ya que pueden agregar mucho volumen al documento si hay muchas versiones guardadas en el documento.

— Millhouse

Si Eliminar datos ocultos no es lo suficientemente inteligente para usted, hay una herramienta de terceros llamada WorkShare que tiene mucha más capacidad de personalización. No estoy seguro de recomendarlo, ya que tiende a hacer que Word se bloquee mucho.

— Richard Gadsden

Además, asegúrese de que no está incrustando fuentes en su documento (Herramientas> Opciones> Guardar> desmarque "Incrustar fuentes Truetype").

— e100

@ elliot100: Realmente deberías haber dado esto como respuesta para poder votarlo. ¡Esto solo funcionó de maravilla para mí!

— Tom

Si no desea o no puede instalar el complemento Eliminar datos ocultos sugerido por tjrobinson, puede seleccionar todo el documento y pegarlo en un nuevo documento de Word. Luego guárdelo y se habrá librado de los datos ocultos.

— Shane Kearney
fuente

Hay algunas formas de hacer esto:

Use el nuevo formato de documento de Office. (Genera XML y comprime el archivo)
Asegúrese de que cualquier medio externo incrustado esté optimizado. Comprimir capturas de pantalla.

Aparte de eso, no hay mucho más que pueda sugerir. Esto realmente depende del tipo de documento que está creando.

— BinaryMisfit
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