Buscando una buena metodología de administración de la Bandeja de entrada [cerrado]

Recibo un par de cientos de correos electrónicos al día por trabajo. Muchos son parte de una conversación por correo electrónico que abarca varios días o incluso semanas, por lo que detesta eliminarlos directamente, ya que podría necesitarlos como referencia en algún momento en el futuro cercano. La consecuencia es que tengo miles de correos electrónicos solo en mi Bandeja de entrada, la mayoría de los cuales ya no son relevantes. Utilizo Thunderbird, así que tengo algunas funciones de organización disponibles, pero lo que realmente necesito es una buena metodología general para la gestión de correo electrónico. ¿Alguien tiene alguna sugerencia? ¡Gracias!

Una combinación de varias interpretaciones de la estrategia de "bandeja de entrada cero" combinada con el proceso Get Things Done ( GTD ).

1. Autodisciplina : solo vea su bandeja de entrada varias veces al día, cuando comience a trabajar, poco antes de terminar el trabajo y un par de veces en el medio.
2. Organización del archivo de correo: tenga dos carpetas "especiales" en su archivo de correo: cesta y papelera . Luego, haga que las carpetas funcionen (y tal vez sean privadas ) con varias subcarpetas para proyectos / temas.
3. Proceso : cada vez que abra su bandeja de entrada, trate con todos los correos, comenzando desde arriba y no terminando hasta que la bandeja de entrada sea cero. Dependiendo de la cantidad de correo, revise la bandeja de entrada de forma iterativa hasta que esté vacío.

Las acciones posibles por correo son:

• eliminar inmediatamente a la papelera del buzón (cosas que definitivamente ya no necesita)
• muévase a la carpeta de papelera (cosas que podría necesitar en el futuro)
• muévase a la carpeta de la cesta (cosas que desea conservar)
• muévase a una carpeta dedicada debajo de las carpetas de trabajo o privadas (cosas que desea mantener y que son lo suficientemente importantes)

Diferencia entre cesta y carpetas dedicadas debajo del trabajo

Intenta poner todo en la cesta y solo usa la función de búsqueda. Pero tal vez hay ciertos temas / proyectos / problemas que desea agrupar y poder ver en su totalidad, por lo que los coloca en una carpeta con el nombre apropiado.

Otro consejo para la carpeta de la cesta , dependiendo de su aplicación de correo, es usar etiquetas para funciones de búsqueda mejoradas.

Qué hacer con la carpeta de basura suave

Elimine los correos de la carpeta de la papelera con regularidad, por ejemplo, correos que tengan más de 3 meses. Esto le da una cierta cantidad de correos atrasados ​​cuando descubre que necesita ese correo que eliminó hace 2 días, porque pensó que nunca más lo volvería a necesitar ...

Realmente me gusta la estrategia Inbox Zero . Por supuesto, requiere algo de esfuerzo, pero no puede esperar un manejo sin esfuerzo del correo electrónico, ¿verdad?

Inbox Zero es sin duda la mejor respuesta, como sugirió Manni . Una vez que haya terminado con eso, consulte Cómo hacer las cosas: el arte de la productividad sin estrés (libro en rústica)

Te ayudará a refinar tus nuevos superpoderes encontrados

Para resumir el proceso GTD:

Al procesar un cubo, se sigue un flujo de trabajo estricto:

• Comience en la parte superior.
• Tratar con un artículo a la vez.
• Nunca vuelva a poner nada en 'in'.
• Si un artículo requiere acción, haga uno :
  • Hazlo (si toma menos de dos minutos)
  • Delegarlo
  • Aplazarlo
• Si un artículo no requiere acción, haga uno :
  • Archivarlo como referencia
  • Tirar a la basura
  • Incubarlo para una posible acción posterior.

Si se tarda menos de dos minutos en hacer algo, debe hacerse de inmediato. La regla de los dos minutos es una guía, que abarca aproximadamente el tiempo que tomaría diferir formalmente la acción.

Vea el artículo de Wikipedia para más información.

Esto es un poco extremo / desorganizado, pero lo que a veces hago es (en gMail) "Seleccionar todo" y luego echar un vistazo y deseleccionar los importantes y luego hacer clic en 'Archivo'. Eso deja solo las cosas importantes en la Bandeja de entrada.

Tengo muchos más correos electrónicos innecesarios de lo que creo, así que esto funciona muy bien para mí.

Como siempre, YMMV.

Dejé de organizar mi correo electrónico porque sentía que lo estaba arruinando y dejando que se acumularan y luego no pude encontrar lo que estaba buscando porque no sabía en qué carpeta lo puse. Por lo que vale, Uso Outlook 2003 y recibo menos de 30 mensajes por día.

Esto es lo que hago ahora:

1. Instalé Google Desktop porque me permitirá buscar mi correo electrónico mejor que cualquier otra cosa que pueda encontrar.
2. Guardo un mes de correo electrónico en mi bandeja de entrada. Después de eso, lo muevo a un archivo separado.
3. Tengo algunas carpetas que uso, pero son principalmente para correos electrónicos automáticos que recibo y para correos electrónicos a los que hago referencia a menudo. La mayoría de estas carpetas tienen una regla establecida que coloca automáticamente el correo electrónico en esa carpeta y omite completamente mi Bandeja de entrada.

¡Buena suerte!