Outlook 2013 y GMail: Quiero que Outlook elimine la acción para archivar no para basura

En Outlook 2010 había una opción para que la acción de eliminar moviera los correos electrónicos a una carpeta IMAP específica en lugar de moverlos a la papelera. Al parecer, esa opción se ha eliminado en Outlook 2013.

Cuando elimino un correo electrónico en Outlook 2013, termina en la carpeta de basura en GMail. Prefiero archivar los correos electrónicos en otra carpeta / etiqueta y guardarlos para siempre o hasta que llegue a mi límite de 10 GB (lo que ocurra primero :)).

Mi configuración de GMail IMAP es:

• Cuando marco un mensaje en IMAP como eliminado: Auto-Expunge on - Actualiza inmediatamente el servidor.

• Cuando un mensaje se marca como eliminado y borrado de la última carpeta IMAP visible: Archivar el mensaje (predeterminado)

Pensé que con esta configuración sería imposible para un cliente IMAP desechar un correo electrónico.

Después de buscar en muchos foros, publicaciones y comentarios,

Una combinación de dos soluciones finalmente me solucionó este problema en 3 cuentas diferentes de gmail.

Estos son los pasos:

1. Elimine la etiqueta "elementos eliminados" de su cuenta de Gmail (la versión anterior de Outlook puede haber agregado esta etiqueta, todo el correo con esa etiqueta se moverá al archivo)
2. En Outlook en la lista de carpetas de navegación izquierda, haga clic en "[Gmail]"
3. Haga clic derecho en [Gmail] .. Carpetas IMAP
4. Marque la casilla "Al mostrar la jerarquía en Outlook, muestre solo las carpetas suscritas"
5. Reiniciar Outlook 2013

Después del reinicio, aparecerá una nueva carpeta "elementos eliminados (solo esta computadora)" en su Outlook y, a partir de ahora, todos los elementos eliminados irán allí localmente y se archivarán en Gmail.

Por cierto, a partir de ahora también puedes ver la carpeta "todo el correo".

Disfrutar.

1. Configuración de Gmail : vaya a Configuración de Gmail -> Reenvío y POP / IMAP y configure estas opciones:

   1.1. Cuando marco un mensaje en IMAP como eliminado: Auto-Expunge on - Actualiza inmediatamente el servidor. (defecto)

   1.2. Cuando un mensaje se marca como eliminado y borrado de la última carpeta IMAP visible: Archivar el mensaje (predeterminado)

2. Configuración de MS Office 2013 : vaya a Archivo -> Configuración de la cuenta -> Configuración de la cuenta -> Pestaña Correo electrónico -> Seleccione su cuenta -> Botón Cambiar -> Más configuraciones -> Pestaña avanzada y establezca esta configuración:

   2.1. En virtud de los elementos eliminados permiten Marcar elementos para su eliminación, pero no se mueven de forma automática

PD: funcionó para mí. Ahora, cuando elimino un mensaje en la Bandeja de entrada, Outlook solo lo marca para su eliminación y permite que gmail realice su acción de eliminación predeterminada (es decir, archivar el correo).

Después de una extensa investigación y obsesión por esto, parece que actualmente no hay forma en Outlook 2013 de hacer que los mensajes SMTP se archiven en lugar de ir a la basura. Entonces, tomando un rumbo diferente, dejo que Outlook 2013 los elimine y luego uso un Script de Google Apps para archivar periódicamente los mensajes de la basura.

function myFunction() {
  var threads = GmailApp.getTrashThreads(0, 200);
  GmailApp.moveThreadsToInbox(threads);
  GmailApp.moveThreadsToArchive(threads);

  if (threads.length > 0)
  {
    var emailAddress = Session.getActiveUser().getEmail();
    GmailApp.sendEmail(emailAddress,
                       'Moved ' + threads.length + ' messages out of trash.',
                       'Have a good day.');
  }
}

Puede configurar la función para que se ejecute por hora o por día, según sus preferencias.

Referencias:
/programming/11964870/gmail-api-move-from-trash-to-archive-using-script-google-apps-script
https://developers.google.com/apps-script / your_first_script
https://developers.google.com/apps-script/execution_methods#time-driven_trigger

Intenté todo lo anterior (excepto el script de Google Apps) en vano, pero finalmente logré el resultado deseado combinando las sugerencias anteriores con otro ajuste de la siguiente manera. (Voy a incluir todas las configuraciones que ajusté, aunque algunas no sean necesarias).

(Advertencia: solo soy un manipulador, no un experto).

1. En la configuración de la etiqueta de Gmail, tengo "Todos los correos" y "Papelera" configurados para aparecer en IMAP.
2. En la configuración de IMAP de Gmail, tengo activado Auto-Expunge (la configuración predeterminada).
3. En la configuración de mi cuenta de Outlook, estoy usando los puertos estándar: 993 y 587.
4. En la configuración de mi cuenta de Outlook, en la pestaña "Avanzado", en la sección "Elementos eliminados", seleccioné la primera opción, "Marcar elementos para su eliminación pero no los mueva automáticamente". Tenga en cuenta que esta no es la opción predeterminada.
5. En las opciones de Carpetas IMAP de Outlook, marqué la casilla "Al mostrar la jerarquía en Outlook, mostrar solo las carpetas suscritas".
6. Puede que no importe, pero en mi caso, para que All Mail se muestre en Outlook, primero intenté suscribirme manualmente a la carpeta, y finalmente tuve que crear manualmente una carpeta "All Mail" en [Gmail] . Luego hice clic derecho y seleccioné "Procesar encabezados marcados". Esto hizo que All Mail apareciera normalmente.

Creo que eso es todo (a menos que esté olvidando algo). Lo creas o no, con la configuración anterior, ahora tengo el comportamiento deseado en el que eliminar un mensaje en Outlook simplemente hace que se archive en Gmail. Por lo que sé, puede ser innecesario suscribirse a las carpetas All Mail y Trash, pero en este punto preferiría no realizar más ajustes, ya que por ahora todo funciona perfectamente. Pero creo que la clave es el número 4 anterior, tal vez combinado con tener la carpeta Papelera de Gmail incluida en IMAP.

Hay dos configuraciones para lograr lo que quieres.

Primero, desactive la eliminación automática de datos en Gmail y seleccione Archivar como la acción de tiempo de eliminación. Luego, en la configuración de la cuenta de Outlook, configure los elementos que se marcarán para su eliminación, pero solo se eliminarán cuando se actualice la cuenta. Estas dos configuraciones funcionan para convertir Outlook [eliminar] en el archivo de Gmail. Para eliminar realmente el elemento, muévalo a la papelera de Gmail.

En segundo lugar, y quizás con más elegancia, en lugar de los pasos anteriores, suscríbase a la carpeta All Mail Gmail. Para archivar el mensaje, muévalo a la carpeta Todos los correos. Para eliminarlo, simplemente haga clic en eliminar o muévalo a la papelera. Gmail descubrirá lo que quieres hacer y eliminará copias adicionales del mensaje.

Desactivar Auto-Expunge en Gmail me solucionó esto.

Esto ... parece funcionar, consistentemente y con múltiples cuentas.

Sin embargo, parece un poco ... dudoso, por no mencionar contra-intuitivo, si no ridículo. Ah, y simplemente Goshdarn sorprendente. Casi dudo en publicarlo, pero como dije, empíricamente funciona de manera consistente.

Al definir una cuenta de Gmail en Outlook, debe configurar manualmente los números de puerto y los protocolos.
Según los documentos de ayuda de Google , IMAP requiere SSL y utiliza el puerto 993; SMTP requiere TLS / SSL (dependiendo de la línea que lea) y usa el puerto 465 o 587.

Bueno, el puerto 465 solo funciona con SSL (no TLS), por lo que siempre he usado TLS en 587.

En una alondra, configuré la cuenta para usar el puerto 465 con SSL ... y ahora la acción Eliminar de hecho archiva los correos electrónicos.

Nuevamente, cuando se usa TLS / 587 Outlook, se Deleteborra el correo electrónico; con SSL / 465 Outlook Deleteresulta en un Gmail Archive.

Comportamiento simplemente impactante.

Tengo el mismo problema, esto es lo que hago y creo que funcionará:

1. Los elementos eliminados todavía van a la carpeta de la papelera sin necesidad de cambiar nada
2. configure el archivo automático en Outlook 2013 para archivar cada 5 días aproximadamente (o incluso más a menudo si lo desea)
3. configure la carpeta de la papelera haciendo clic derecho -> propiedades - para archivar cualquier elemento que tenga más de 1 día (!)
4. configúrelo para mover elementos antiguos a la carpeta de archivo estándar o cualquier otra carpeta que pueda elegir.

allí va: todos los elementos ahora se moverán a su carpeta de archivo cada pocos días y esa carpeta se puede configurar para que se elimine después de, por ejemplo, 24 meses o lo que desee.