El interlocutor ha abordado un tema muy importante sobre el que he visto poco escrito. A saber: cómo mantener una colección permanente de sus correos electrónicos independientemente de las políticas y configuraciones de los proveedores de correo electrónico.
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Protocolo POP
La ventaja del protocolo POP es su simplicidad y claridad de operación. Usando el protocolo POP, un cliente de correo electrónico como Outlook o Thunderbird simplemente descarga todos los correos electrónicos recibidos en el servidor a su nombre y luego opcionalmente los elimina al mismo tiempo, los elimina más tarde. o no lo hace en absoluto. Por ejemplo, una cuenta de correo electrónico configurada en Outlook para usar POP descarga todo su correo nuevo en el correo del servidor y los almacena en un archivo PST en su computadora local. Thunderbird maneja POP de la misma manera. Siempre puede contar con tener todo su correo usando POP.
No enviado desde aquí:
La desventaja más común del protocolo POP es que es un viaje de ida. El cliente de correo electrónico de su dispositivo obtiene el correo electrónico del servidor y listo. El correo que crea y envía a otros se envía a través de un servidor SMTP saliente que hace poco más que reenviar su correo electrónico al resto del mundo. Nunca accede a su casilla de correo. Es su cliente de correo electrónico el que almacena una copia de los correos electrónicos enviados en la carpeta SENT de ese dispositivo, si las opciones del cliente se configuraron para hacerlo. Dado que el cliente de envío de correo electrónico no sabe nada de sus otros dispositivos y lo más probable es que no pueda conectarse a ellos, y mucho menos a sus clientes de correo electrónico, sus correos electrónicos ENVIADOS permanecen en la máquina de envío, sin que lo sepan sus otros clientes.
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Ingrese IMAP
Un protocolo más nuevo llamado IMAP (Protocolo de acceso a correo de Internet) intenta permitir que varios dispositivos vean las mismas cosas sin importar qué dispositivo esté utilizando. Cuando un cliente se conecta a una cuenta de correo electrónico a través de IMAP, el cliente y el servidor se comunican en ambos sentidos. Al igual que Microsoft Exchange o Lotus Notes, IMAP sincroniza los correos electrónicos y las carpetas del cliente con esos y el servidor. Entonces, si envió 1 mensaje desde cada uno de los 3 dispositivos, los 3 clientes verían los 3 correos electrónicos en sus carpetas ENVIADAS. Del mismo modo para correos electrónicos eliminados en BASURA o correos electrónicos guardados en una carpeta ARCHIVO.
Problemas en el paraiso:
La desventaja de IMAP es que las definiciones de cómo funciona varía considerablemente entre servidores y clientes de correo electrónico. Por ejemplo, los clientes de correo electrónico que usan IMAP generalmente NO descargan y mantienen TODOS sus correos electrónicos. En cambio, un servidor IMAP está destinado a ser el titular de sus correos electrónicos. Sus clientes de correo electrónico IMAP solo sincronizan un número configurado de correos electrónicos, generalmente no todo.
Las reglas también son confusas en cuanto a lo que verán sus clientes y cuánto (y por cuánto tiempo) el servidor guardará su correo. Este es un showtopper para profesionales donde la mayoría de los correos electrónicos SIEMPRE deben guardarse en algún lugar y usted sabe dónde está eso. Quién sabe cuándo Google, Microsoft, Yahoo, GoDaddy, 1 & 1, Comcast, ATT, Verizon, et al., Cambiarán sus reglas de retención. Tales detalles tecnológicos rara vez se delinean.
Lo que se necesita es una metodología que incorpore lo mejor de POP e IMAP. Ya tenemos tales bestias en forma de Exchange Server y también el confuso pantano conocido como Lotus Notes. Ambos reflejarán (es decir, sincronizarán o replicarán) todo en el servidor con su cliente local y viceversa.
Por desgracia, ambos servidores son muy caros, complejos y no son para el usuario cotidiano. Outlook, sin embargo, funcionará con tales bestias. Microsoft ahora está promocionando Outlook.com, que es un servidor de Exchange multiinquilino para las masas. Los proveedores de servicios de Internet como GoDaddy y otros ahora actúan como terceros que ofrecen buzones de correo de Exchange a los plebeyos.
Solución simple pero imperfecta:
Una forma de obtener algo cercano a lo mejor de ambos mundos es usar ambos protocolos si su servidor admite ambos. Usando POP para su cuenta de Outlook o Thunderbird en sus computadoras reales e IMAP en sus curiosos PDA. Android y Apple tienen múltiples clientes de correo electrónico que manejarán IMAP.
En este escenario, su PC podría recuperar el correo electrónico utilizando POP para descargar y archivar todos sus correos electrónicos del servidor. También configura el cliente para que NO elimine el correo del servidor inmediatamente, de modo que sus dispositivos que usan IMAP aún puedan ver su correo por un tiempo. Lo que debe hacer es configurar los clientes de PC para que "dejen el correo en el servidor durante x días". Lo puse a 90 días. De esa manera, mi PC Outlook eventualmente se conectará y extraerá los nuevos correos electrónicos y luego le indicará al servidor que elimine cualquier correo electrónico anterior a 90 días.
Esta solución aún no maneja las carpetas que puede haber creado en el servidor. Solo IMAP buscará y replicará carpetas en ambos sentidos. Por carpetas, me refiero a BASURA, ENVIADO, ARCHIVO, et al. A menos que sea un fanático de las carpetas, probablemente esté más preocupado por la carpeta SENT. Es decir, desea que todas las máquinas vean lo que todas las máquinas han enviado, no solo desde la máquina que tiene delante.
La forma más simple de replicar la carpeta SENT es copiar a ciegas (BCC) cualquier cosa que se envíe de vuelta. Normalmente, esto se hace manualmente cuando envía un nuevo correo electrónico. Algunos clientes se están volviendo más inteligentes al respecto. El excelente cliente de correo electrónico K9 para Android tiene una opción de configuración para agregarse automáticamente al campo BCC en todos los correos electrónicos que envíe. Al hacerlo, cualquier cosa que envíe se le devolverá como otro destinatario. Como todos sus dispositivos recibirán siempre el nuevo correo, independientemente del protocolo, ha replicado efectivamente sus correos electrónicos salientes con todos sus dispositivos.
El truco de BCC no es perfecto. Todos los correos electrónicos con los que usted mismo termine en la BBC terminarán en las bandejas de entrada de todos sus clientes, no en su carpeta SENT local. El mecanismo de reglas avanzadas de Outlook también puede ayudar a solucionar eso al verificar todos los correos electrónicos nuevos en los que su dirección está en los campos SENDTO y BCC.
Con suerte, IMAP evolucionará para permitir todas las funciones de POP e IMAP para que todo el correo se descargue a su cliente, incluidas todas las carpetas, no solo los correos electrónicos más recientes, que es cómo funcionan las configuraciones de IMAP de vainilla hoy en día.
Solución Híbrida:
Digamos que tiene 2 PC (Wintel + Apple) y 2 PDA (teléfono y tableta Android).
Configure las PC para buscar utilizando POP con Outlook o Thunderbird, ega Configure el protocolo en POP b. Establezca Eliminar correo en el servidor por x días. (Yo uso 90). C. Busque una configuración que automáticamente lo BCC en los correos electrónicos que envíe.
Configure los androides para buscar usando IMAP. Dado que los PDA, las tabletas y los teléfonos inteligentes a menudo tienen problemas de memoria, IMAP es mejor ya que limita lo que mantiene en el dispositivo.
Espero que esto ayude un poco.