Estoy ayudando a un usuario con Outlook 2010. Tienen un gran buzón que desean sincronizar a través de IMAP, pero no queremos sincronizar todo para que Outlook funcione bien. Muchos clientes de correo electrónico (especialmente aquellos en teléfonos inteligentes) le permiten decir "Sincronizar solo el pasado ... días" donde puede elegir una semana, un mes, dos meses, etc. ¿Outlook lo permite o está ahí? ¿De alguna manera puedo fingir la funcionalidad?

No hay forma de que yo sepa hacer eso. Solo puede optar por descargar encabezados o correos electrónicos completos (muy recomendable en mi opinión). También recomendaría que enseñe a los usuarios a no almacenar demasiados elementos en una carpeta, ya que eso parece afectar el rendimiento. En general, para IMAP, es lento con buzones más grandes.

En última instancia, si desea un rendimiento excelente con buzones de correo grandes y tiempos de sincronización rápidos, no puedo recomendar Exchange alojado lo suficiente. Tengo varios clientes que lo usan, incluida la oficina de un abogado donde deben guardar todo, y funciona extremadamente bien. Algunos de los usuarios tienen hasta 12 GB de correo, y sincroniza los cambios de encabezado en segundos desde un servidor a 3000 millas de distancia ... solo después de eso extrae los cuerpos y los archivos adjuntos.

Si elige ir por esta ruta, regrese y puedo ofrecerle algunos consejos concretos sobre cómo hacer la mudanza, porque encontré numerosas dificultades la primera vez que fui de IMAP a Exchange alojado, incluyendo con quién iría y por qué.

Trate un poco diferente con el mismo problema, donde un usuario quiere usar Outlook con Google Apps for Business. Puede ir a la configuración de Gmail y en la pestaña "Reenvío y POP / IMAP", cambiar la opción "Limitar carpetas IMAP para que no contengan más que este número de mensajes" a 1000 (que es el número más bajo). Esto hará que Outlook descargue solo 1000 correos electrónicos más recientes. Funciona sin problemas.

Como está utilizando Gmail, puede considerar Google Apps Sync para Microsoft Outlook. Le permite establecer un límite de tamaño de buzón duro para Outlook. Por ejemplo, si establece el límite en 1 GB, la herramienta de sincronización comenzará a eliminar los mensajes más antiguos cuando llegue al límite (¡los correos electrónicos todavía están disponibles en Gmail!)

Más sobre esto: https://support.google.com/a/bin/answer.py?hl=es&answer=184126

Descargue aquí: www.google.com/apps/intl/en/business/outlook_sync.html

Aquí hay una muy buena explicación que encontré en la ayuda de Microsoft Office:

Haga clic en Archivo> Configuración de cuenta> Configuración de cuenta

Seleccione una cuenta de Exchange y luego haga clic en Cambiar

En Configuración sin conexión, mueva el control deslizante a la cantidad de tiempo deseada, como Todos, 12 meses, 6 meses, 3 meses o 1 mes.

Por ejemplo, si mueve el control deslizante a 3 meses, solo el correo de los últimos tres meses se sincronizará con su archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost) del servidor de Exchange. Los elementos de más de 3 meses residen solo en su buzón en el servidor. Puede cambiar esta configuración en cualquier momento.

Cambia la cantidad de correo para mantener sin conexión (responde a tu pregunta "Solo sincronizar el pasado ... días")

Descargar solo encabezados

1. En el menú Herramientas, seleccione Enviar / Recibir, seleccione Configuración de Enviar / Recibir, y luego haga clic en Definir Grupos de Enviar / Recibir.
2. (Método abreviado de teclado) Para abrir el cuadro de diálogo Enviar / Recibir grupos, presione CTRL + ALT + S.
3. Seleccione el grupo Enviar / Recibir que desea modificar y luego haga clic en Editar.
4. Para cualquier carpeta que seleccione incluir en un envío / recepción, en Opciones de carpeta, seleccione Descargar solo encabezados.
5. Repita el paso anterior para cada carpeta que se incluye en el envío / recepción.

Descargar elementos y archivos adjuntos más pequeños que un tamaño especificado

1. En el menú Herramientas, seleccione Enviar / Recibir, seleccione Configuración de Enviar / Recibir, y luego haga clic en Definir Grupos de Enviar / Recibir.

2. (Método abreviado de teclado) Para abrir el cuadro de diálogo Enviar / Recibir grupos, presione CTRL + ALT + S.

3. Seleccione el grupo Enviar / Recibir que desea modificar y luego haga clic en Editar.

4. Para cualquier carpeta que seleccione incluir en un envío / recepción, en Opciones de carpeta, seleccione Descargar elemento completo, incluidos los archivos adjuntos, y luego seleccione Descargar solo encabezados para elementos de más de n KB.

5. Ingrese el tamaño máximo de los elementos que desea descargar. Puede especificar un tamaño de 1 KB a 9999 KB. Si un elemento es mayor que el número que ingresa, solo se descarga el encabezado del elemento.

6. Repita el paso anterior para cada carpeta que se incluye en un envío / recepción.

Crear un filtro de sincronización de cuenta de Microsoft Exchange

Esta característica requiere que use una cuenta de Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 o Exchange Server 2007. La mayoría de las cuentas domésticas y personales no usan Microsoft Exchange. Para obtener más información sobre las cuentas de Microsoft Exchange y cómo determinar a qué versión de Exchange se conecta su cuenta, consulte los enlaces en la sección Vea también.

Los filtros de sincronización le permiten elegir qué elementos se descargan o guardan en su archivo de Carpeta sin conexión (.ost). El archivo .ost se usa cuando trabaja sin conexión o usa el modo de intercambio en caché.

1. En el Panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la carpeta cuyo contenido desea filtrar al descargar de Exchange y luego haga clic en Propiedades.
2. Haga clic en la pestaña Sincronización y luego, en Sincronización filtrada, haga clic en Filtro.
3. Haz una de las siguientes:
   • Para filtrar utilizando criterios adicionales, como una categoría o un nivel de importancia, haga clic en la pestaña Más opciones y luego seleccione las opciones que desee.
   • Para filtrar utilizando campos adicionales o personalizados, haga clic en la pestaña Avanzado y luego seleccione las opciones que desee.

La próxima vez que se sincronice la carpeta, se cargan los elementos nuevos o modificados en el archivo .ost, se descargan todos los elementos que coinciden con el filtro y los elementos que no coinciden con el filtro se eliminan de la copia local.

Reduzca los tamaños de descarga de correo (le ofrece muchas más opciones)

Puede especificar una cantidad de los últimos mensajes para sincronizar en Gmail> Configuración> Reenvío y POP / IMAP> Limitar carpetas IMAP para que no contengan más que este número de mensajes> establecer el número deseado.