Utilidad de fax por correo electrónico cuando ambos están disponibles

¿Quedan beneficios por enviar documentos por fax en lugar de correo electrónico? (suponiendo que tanto el emisor como el receptor tienen acceso a cualquiera de las tecnologías). Por ejemplo, ¿hay casos en los que el fax es más seguro o conveniente que el correo electrónico?

Una razón realmente importante son las firmas y las leyes. Por ejemplo, en algunos países, solo puede enviar una firma por fax mientras usa las firmas digitales requeriría que obtenga una firma digital oficial (generalmente almacenada en una tarjeta inteligente, si existe en primer lugar, y a veces tiene menos "validez" que una manuscrita firma), luego obtenga un lector de tarjetas inteligentes, instale middleware que puede o no funcionar con el programa que desea usar para firmar el documento, y luego el receptor también puede necesitar un programa que funcione con la firma digital para confirmarlo , y así sucesivamente para toda la cadena.

No es raro que algunas empresas necesiten enviar documentos firmados a docenas de diferentes oficinas reguladoras del gobierno, agencias, bancos, etc., y en todos ellos todos tendrán que estar capacitados y equipados para usar la firma digital. Dichas preparaciones pueden hacerse a nivel de un solo país, pero qué sucede si recibe un correo electrónico firmado de otro país (cuando las firmas son aún más importantes porque la otra persona no puede simplemente venir y firmar un documento él mismo y el correo lleva tiempo y dinero).

Además, todo el proceso de envío de correo autenticado es un poco complicado. Para un simple empleado de oficina, a menudo es más fácil usar fax y luego concentrarse en hacer el trabajo que se supone que debe hacer.

Entonces, básicamente, la razón principal es la inercia de la sociedad. Todos necesitan acostumbrarse a los correos electrónicos, y casi todos ya están acostumbrados a usar un fax, por lo que la transición no es fácil.

Otro problema es lo difícil que es acceder a los documentos. Con un fax, puede enviar fácilmente notas escritas a mano o tomar un documento y subrayarlo a mano, etc. En la computadora, estas cosas "simples" son un poco más complicadas. Por ejemplo, si tiene un documento en la computadora, necesitaría imprimirlo, editarlo a mano y luego escanearlo o editarlo en la computadora, y las personas a menudo no están tan acostumbradas a interactuar con las computadoras como ellos acostumbrado a interactuar con un lápiz. Además, los ratones son difíciles de usar para dibujar y las tabletas gráficas no suelen ser parte de la computadora de oficina estándar.

El envío por fax de documentos oficiales con firmas y cosas por el estilo hace que sea más fácil para las personas en el extremo receptor. No tienen que pasar por la impresión de toneladas de papeles, sino que el fax se encargará de eso Y mostrará su número de fax en la parte superior (para facilitar la organización).

No creo que el fax tenga una ventaja significativa sobre el correo electrónico aparte de esto. En el futuro previsible, es posible que pueda tener un tipo de 'máquina de correo electrónico' donde las empresas tendrían un servidor de correo electrónico con un correo electrónico especial para cada departamento. Cada correo electrónico recibido pasaría por filtros para eliminar cualquier tipo de spam y solo aceptaría correos electrónicos legítimos. Luego, la máquina capturaría estos correos electrónicos, los enviaría a las 'máquinas de correo electrónico' del departamento en cuestión y se imprimiría automáticamente.

No sé si existe algo como esto, pero es genial :)

Se prefiere enviar un fax a enviar un correo electrónico cuando se van a enviar documentos legales o críticos porque, como se indica en las respuestas anteriores cuando se envía un fax, se garantiza que ha llegado. Cuando envía un correo electrónico no hay garantía de que haya llegado; no recibir un mensaje de devolución no es una garantía de llegada.

Solo se puede enviar un fax si hay una máquina de fax lista y esperando recibirla. Si recibe una notificación de que se ha enviado un fax, sabe que el número de fax del otro extremo lo ha recibido.

Con respecto a si ha sido recogido o leído por una persona que es irrelevante en muchos casos. Si envía un documento legal, debe saber que se ha recibido. Depende del destinatario leerlo y hacer los arreglos para recogerlo. Es lo mismo que si enviaras correo certificado a la dirección. Tiene comprobante de entrega y eso es todo lo que necesita. Su trabajo está hecho y depende del destinatario abrir y leer ese correo. Si no lo hacen, es totalmente su responsabilidad. Por lo tanto, un fax es más seguro si desea tener un comprobante de recepción de un documento. Es por eso que las empresas del sector financiero y del sector legal dependen en gran medida del fax para la comunicación remota de documentos, especialmente con las leyes de trazabilidad: nadie puede argumentar que nunca envió un fax, pero podrían argumentar que nunca recibieron un correo electrónico.

Cuando envía un fax, sabe si la otra persona lo ha recibido, ya que no existen métodos infalibles para confirmar que la otra parte ha recibido y leído su correo (que yo sepa).
Además, si no está seguro de que el archivo adjunto se puede abrir en el otro extremo, puede usar el fax.

Por lo tanto, el reconocimiento del documento y la legibilidad garantizada son dos situaciones en las que podría considerar enviar un fax en lugar de un correo electrónico.

El fax generalmente se envía a través de líneas telefónicas y los datos son ininterrumpidos y no están sujetos a ser interceptados en cualquier número de puntos en Internet como lo es un mensaje de correo electrónico. Además, el fax no se puede reenviar de manera fácil o errónea a una parte no deseada como puede hacerlo un correo electrónico confidencial.

Resumen de mis notas / otras fuentes:

Me cansé de obtener un documento, imprimirlo, firmarlo y volver a escanearlo.

Entonces, lo que hice fue escanear mi firma e iniciales. Luego, cuando obtengo un documento, todo lo que tengo que hacer es "Agregar una imagen" para poner mi firma e iniciales en el lugar correcto.

Ahora, aquí está el problema: si se lo envío a alguien, parece que puede eliminar mi firma (imagen).

Incluso si configuro las Propiedades en "Bloqueado", parece que la siguiente persona puede desmarcar la casilla Bloquear y eliminarla.

¿Hay alguna forma de hacer esto permanente, para que nadie (o al menos nadie más que yo) pueda eliminarlo o modificarlo?

La imagen agregada por Foxit Reader se encuentra en la capa de anotación.

Organizar / Acoplar página. . . para hacer la firma en la capa del documento, y otros no deberían poder eliminarla.

Luego configure "Modificar documentos" en las restricciones de documentos a "No permitido".

Luego, agregue una contraseña al PDF y llame por teléfono al destinatario.

O bien, puede crear 1,000 contraseñas de 20 dígitos en una hoja de cálculo, numeradas del 1 al 1,000. Proteja con contraseña eso, envíelo por correo electrónico al destinatario y llámele la contraseña. Luego puede enviar por correo electrónico un PDF protegido por contraseña a través del correo electrónico e incluir en el correo electrónico que es la contraseña número 0850, o algo así.

No tendrá que preocuparse por el PDF que se encuentra en algún servidor para siempre, y

La única persona que lo verá es la persona a quien le dio la contraseña.

Entonces, IMO, PDF se puede hacer de manera más segura que un fax.

Una compañía de seguros me pidió que enviara información bancaria por fax o correo electrónico. Opté por el fax de la vieja escuela simplemente porque las posibilidades de ser interceptado por un tercero es mucho menor. Pero principalmente porque el correo electrónico junto con mi información bancaria permanecería en mi servidor de correo electrónico y en el servidor de la compañía de seguros, legalmente durante mucho tiempo y tal vez para siempre. Dados los recientes hacks de correo electrónico, no vale la pena el riesgo.