Cómo evitar que las celdas se impriman en Excel

¿Cómo puedo evitar que el contenido de celdas específicas (o fila o columna completa) se imprima en Excel, mientras los mantengo visibles en la pantalla cuando estoy editando el archivo? Idealmente, debería poder hacer esto en las celdas del interior de la hoja de cálculo (es decir, no solo en la (s) columna (s) más a la derecha o en la (s) fila (s) inferior (es). Ocultar fila (s) o columna (s) no es aceptable porque necesito mantener el tamaño de celda, para mantener la apariencia general de la hoja.

He buscado una manera de definir un formato condicional que dependa de si Excel se está imprimiendo actualmente, pero no parece haber tal cosa. He estado configurando manualmente el color del texto en blanco antes de imprimir (y volviéndolo manualmente después), pero parece que debería haber una forma automática de hacerlo.

Puede aplicar el formato normal (no condicional) para lograr esto. Seleccione la celda, fila y / o columna en cuestión y vaya a "Formatear celdas", al que se puede acceder a través de la cinta ("Inicio" → "Celdas" → "Formatear") o el método abreviado de teclado Ctrl+ 1.

En la pestaña "Número", seleccione Categoría = "Personalizado" y para "Tipo" ingrese:

""; ""; ""; ""

o simplemente

;;;

Esto le dice a Excel que muestre una cadena vacía si la celda contiene un número positivo, número negativo, cero o texto (no numérico). Por lo tanto, cualquier valor que no sea un error se ocultará en la pantalla y cuando se imprima.

Si usa Office 2010, en "Archivo -> Imprimir -> Configuración de página -> Hoja (pestaña)", la configuración de "Área de impresión" debe ser lo que está buscando. En mi ejemplo, solo se imprimirán las columnas A: J; sin embargo, todo se muestra cuando se visualiza en la pantalla.

Así es como se ve el diálogo:

^{(Haga clic en la imagen para ampliarla)}

Esto también puede ser accesible como "Diseño de página" → "Configuración de página" → (botón de esquina) → "Configuración de página" → "Hoja":

Esta solución no requiere que tome medidas especiales antes y después de cada vez que necesite imprimir el archivo. Se basa en la idea de utilizar un "Área de impresión", como lo sugieren Terence y Don Livezey. Coloque las celdas que no desea imprimir fuera del área de impresión. Si eso es lo suficientemente bueno para ti, ya terminaste.

Pero es posible que desee que las celdas excluidas aparezcan dentro del área de impresión cuando edite la hoja de trabajo. En ese caso, para cada celda que desea mostrar pero no imprimir:

• Insertar una "forma". (Un rectángulo funciona mejor). Colóquelo sobre la celda donde desea que aparezcan los datos. Formatee visualmente como desee. Puede ser mejor no tener una línea fronteriza. Establezca el color de relleno a lo que desee para el color de fondo, o sin relleno para que el color de relleno de la celda subyacente se muestre (y haga que la forma sea invisible).
• Configure la forma para mostrar el contenido de la celda deseada, seleccionando la forma y luego escribiendo una referencia (por ejemplo, =D15) en la barra de fórmulas en la parte superior . No solo escriba en la forma; si haces eso, la fórmula ( =D15) se mostrará literalmente.
• Haga clic derecho en la forma y seleccione "Formatear forma". En Propiedades, puede seleccionar si la forma se imprime o no (desmarcando la casilla de verificación "Imprimir objeto"). (En Excel 2013, esto se encuentra en “Opciones de forma” → “Tamaño y propiedades” → “Propiedades”).

Cuando necesitaba hacer lo que estás diciendo, lo que haría es:

Use la función en el editor de código (VBA):

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)

para ocultar las columnas o filas, imprima y luego véalas.

Ejemplo:

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
    If ActiveSheet.Name = "Sheet1" Then
        Cancel = True
        Application.EnableEvents = False
        Application.ScreenUpdating = False
        With ActiveSheet
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = False
        End With
        Application.EnableEvents = True
        Application.ScreenUpdating = True
    End If
End Sub

O cambie la parte correspondiente para ocultar columnas (este ejemplo oculta las columnas B y D):

        With ActiveSheet
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = True
            .PrintOut
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = False
        End With

O bien, oculte todas las filas con una celda en blanco en la columna A:

        With ActiveSheet
            On Error Resume Next
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = False
            On Error GoTo 0
        End With

Enlaces:

• Ocultar filas, columnas o celdas cuando imprime una hoja
• Prevenir la impresión de celdas específicas
• ¿Cómo agrego VBA en MS Office?

Resolví el mismo problema creando una hoja separada y copiando un enlace a la información allí. Para hacer esto, resalte la totalidad de la hoja original y cópiela ( Ctrl+ C). Vaya a la nueva hoja y haga clic derecho en la primera celda. Seleccione el icono de enlace en las Opciones de pegado. Todo lo que se pegue no tendrá formato, por lo que deberá corregirlo. Las celdas vacías contendrán ceros. Esto se puede corregir yendo a "Archivo" → "Opciones" → "Avanzado" y desmarcando la casilla "Mostrar un cero en las celdas que tienen un valor cero".

Ahora puede eliminar cualquier celda, fila o columna que no le gustaría que aparezca en las impresiones. La hoja Imprimir se actualizará a medida que actualice la hoja original.

Si, como yo, tiene una hoja base que copia para diferentes períodos de tiempo o propósitos, puede crear esta hoja de impresión para la hoja base. Cuando necesite un nuevo par, simplemente copie ambas hojas y la nueva hoja de impresión se vinculará a la nueva hoja.

No tengo suficientes puntos de reputación para comentar en otras publicaciones, así que agregaré una "respuesta" con algunas observaciones. Tenía la misma o similar necesidad, y hay ventajas y desventajas en varios enfoques.

• Configuración del área de impresión: esto puede funcionar dependiendo del diseño de la hoja, pero no maneja una selección de área de impresión no contigua demasiado bien. O tal vez lo maneja muy bien, pero el enfoque seleccionado no funciona en mi caso. Por ejemplo, si tengo una hoja de cálculo con las columnas AE, y quiero ocultar las columnas B y D al imprimir, entonces coloca cada columna impresa {A, C, E} en una página separada. Realmente no es lo que quería.

• Establecer texto en blanco sobre blanco: podría funcionar en algunos casos, pero CUIDADO, no evita que se filtren los datos ocultos. Si está intentando ocultar información confidencial, sepa que si imprime en PDF, los datos seguirán estando presentes en el archivo PDF. Aunque es blanco sobre blanco, todavía está allí y se puede copiar / pegar del archivo PDF.

Prefiero el enfoque que utiliza macros para ocultar las columnas seleccionadas al imprimir, aunque me doy cuenta de que puede no ser aplicable o la mejor opción en todas las situaciones.

Puede "ocultar" filas o columnas enteras haciendo clic derecho en la fila / columna y seleccionando "Ocultar". Esto evitará que la fila / columna se imprima (o muestre). Si tiene varias filas / columnas, puede resaltarlas haciendo "clic y arrastrar" si están una al lado de la otra o haciendo Ctrl+ clic si no están juntas. Cuando las filas / columnas están ocultas, su número / letra no se muestra. Para mostrarlos, solo resalte las filas / columnas a cada lado y haga clic derecho y seleccione "Mostrar".

No estoy seguro de si puede evitar que se impriman celdas individuales que no sean cambiar el color de la fuente. Es posible que pueda automatizar esto con formato condicional.

Además de ocultar columnas o filas como se sugiere anteriormente. Puede ver las Vistas personalizadas como una forma simple de aplicar y anular la aplicación de lo que no desea mostrar.

Por ejemplo, si imprime una columna para un vendedor, otra para un almacén y otra con todo, puede crear una vista personalizada para cada una y cambiar fácilmente a cualquiera de ellas.

Otra forma simple es borrar temporalmente el contenido de la celda resaltando las celdas seleccionadas: haga clic con el botón derecho y seleccione "Borrar contenido".

Ahora puede imprimir y luego hacer clic en el botón Deshacer y todo vuelve a la normalidad.

He seguido el camino del "contenido claro" y puedo decir que en un día ocupado, no es difícil olvidar deshacer algo solo por imprimir.

Mi proceso consiste en tener una pestaña "de trabajo" (fuente), con un mensaje de "no tocar" para los colegas que trabajan en mi archivo, así como una pestaña "imprimir" (destino) que se extrae directamente de la pestaña de trabajo sin tener que preocuparse por despejar, esconderse o recordar volver a poner.

Cuando actualizo la fuente, el destino obtiene toda la información que necesita, y no pierdo horas de trabajo, debería haber sido mejor haciendo copias de seguridad.

Además, haga una copia de seguridad de sus archivos, jeje.

Salud

Para evitar que se impriman filas o columnas, puede ocultarlo de la vista:

1. Seleccionar fila (s) / columna (s)
2. Haga clic derecho sobre él
3. Elija "Ocultar" en el menú contextual

La forma altenativa es crear un grupo y luego colapsarlo:

1. Seleccionar fila (s) / columna (s)
2. Elija la pestaña Datos (en la cinta) -> botón Agrupar en el grupo Esquema

Ahora puede contraer / expandir rápidamente fila (s) / columna (s) para editar / imprimir.

También eche un vistazo al video que describe varias formas de ocultar celdas (incluido el descrito anteriormente).

Teniendo en cuenta el consejo anterior de que la fuente blanca puede ser visible en la impresión de PDF, utilizo la siguiente técnica:

Use una celda fuera del área de impresión con una entrada "1" o "0".

Luego me refiero a este campo en el formato condicional de todas las celdas requeridas para no imprimir.

Si es A1=0así, configure el formato en fuente blanca.

Si es A1=1así, configure el formato en negro o cualquier fuente de color que desee.

Es posible que no se requiera la segunda línea, pero también le permite resaltar áreas que usan números diferentes para un rango o celdas individuales a los fondos, bordes y fuentes que elija seleccionando un rango de números en la celda A1.