¿Es aceptable que los proyectos superen el presupuesto?

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Esta pregunta es algo que me ha estado molestando durante los últimos 3 meses desde que pasé de ser un profesional independiente a trabajar en una empresa de diseño web.

Nuestros vendedores a menudo nos hacen algo similar a la siguiente serie de preguntas:

¿Cuánto cuesta programar un widget?
¿Cuántas horas tomará convertir este sitio web a este software?
(Sin saber lo que el sitio web ejecuta actualmente)
etc.

¿Cómo podemos dar una cotización sin ninguna información? (¡ No, no puedo pedir más información! )

Tengo otra pregunta si un proyecto supera el presupuesto, es malo. Recientemente, me perdí un menú completo al calcular el costo de transferir un sitio web a una nueva plataforma, por lo que el proyecto superó el presupuesto. Mi jefe no estaba contento en absoluto, y es mi opinión que algunas cosas como esta no se pueden evitar.

2. ¿Cuál es la práctica general para tratar de superar el presupuesto
y los proyectos como el desarrollo web a menudo superan el presupuesto?

Si trabaja en una empresa de desarrollo / diseño / similar:

3. ¿Cómo funciona su sistema de horas facturables?

Para mí, tenemos una aplicación de seguimiento de tiempo que registramos cuántas horas pasamos en cada proyecto y si son facturables o internos (AKA no facturables). Si no cumple con xx horas facturables a la semana, podemos tener problemas / despedirnos eventualmente. El trabajo que realiza para la empresa o para los clientes que no es facturable no forma parte de este sistema, y a menudo tenemos que hacer un trabajo interno, por lo que me pregunto si existen sistemas alternativos.

EDITAR: Ok, soy un desarrollador en esta empresa, no un diseñador :)

En segundo lugar, me pagan un salario, pero así es como lo ve la gerencia. Tienes 35 horas a la semana que debes trabajar. Podrías estar haciendo un trabajo que le cobran a los clientes en esas 35 horas y deberías hacerlo. Si se dan cuenta de que un proyecto tomará 50 horas y yo tomo 55 horas, esas 5 horas podrían haberse gastado en otro proyecto que no superaba el presupuesto, por lo que simplemente "perdimos" dinero.

Otro ejemplo es que si solo tengo 1 proyecto, eso se vence en dos semanas y paso un día haciendo trabajo interno, de alguna manera perdimos dinero porque no estaba trabajando. Si trabajara ese día, terminaría un día antes y todavía no tendría trabajo. De cualquier manera, el trabajo es por contrato, ¡así que se nos pagará la misma cantidad independientemente de los días que trabaje!

project budget

— Brandon Wamboldt
fuente

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Un error común es "¡No puedo pedir más información!". Por lo general, le dicen que no puede, pero si lo hace lo suficiente, puede hacerlo.

— Vinko Vrsalovic

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Me parece un problema mayor cuando calculo con precisión y lo reducen arbitrariamente porque el cliente no lo aceptará y luego me culpan por no estar dentro de las horas que les dije que eran demasiado bajas.

— HLGEM

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Voltealo. Pídale a su personal de ventas una respuesta precisa a "¿Cuánto tiempo llevará cerrar una venta?" :)

— CraigTP

Debe ser agradable tener que trabajar solo 35 horas.

— Plataforma

@HLGEM Es por eso que usa estimaciones "Scotty". Al igual que Scotty de Star Trek, siempre se sobreestima cuánto tiempo tomará algo / cuánto costará, por lo que hay espacio para que el cliente intente y reduzca el presupuesto de tiempo / dinero. Si les dices lo que crees que realmente tomará y exigen menos, estás atrapado.

— GordonM

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Nuestros vendedores a menudo nos hacen algo similar a la siguiente serie de preguntas:

¿Cuánto cuesta programar un widget? ¿Cuántas horas tomará convertir este sitio web a este software?

¿Por qué sus vendedores preguntan a los diseñadores? Las ventas deben tener una lista de cotizaciones y un sistema de estimación previamente aprovisionados que tenga poca, si es que tiene alguna, correlación con sus costos reales. Supongo que eres asalariado.

¿Cómo podemos dar una cotización sin ninguna información? (¡No, no puedo pedir más información!)

¿Respuesta corta? No puedes, no lo intentes.

La respuesta larga aún es corta. Si lo llamo y le digo que tengo un sitio web donde las personas pueden iniciar sesión, publicar mensajes a otros usuarios, subir fotos y hacer amigos, ¿cuánto costaría construir, qué diría? Podría haber descrito la peor red social imaginable, o Facebook. No tiene suficiente información, por lo que no puede dar una evaluación precisa.

Tengo otra pregunta si un proyecto supera el presupuesto, es malo. Recientemente, me perdí un menú completo al calcular el costo de transferir un sitio web a una nueva plataforma, por lo que el proyecto superó el presupuesto. Mi jefe no estaba contento en absoluto, y es mi opinión que algunas cosas como esta no se pueden evitar.

Definir "sobre presupuesto". Nuevamente, estoy asumiendo un salario no por hora. Si superó su presupuesto de tiempo , aproveche algunas noches largas y no cometa el mismo error (de perderse algo) nuevamente.

Para mí, tenemos una aplicación de seguimiento de tiempo que registramos cuántas horas pasamos en cada proyecto y si son facturables o internos (AKA no facturables). Si no cumple con xx horas facturables a la semana, podemos meternos en problemas / despedirnos eventualmente. El trabajo que realiza para la empresa o para los clientes que no es facturable no forma parte de este sistema, y a menudo tenemos que hacer un trabajo interno, por lo que me pregunto si existen sistemas alternativos.

No estoy seguro de cómo configurarlo si tuviera que crear un registro de horas "facturables". Probablemente terminarías con cien horas +/- algunas veces por semana. No dejo de pensar en el código, ¿debería contar eso?

— Josh K
fuente

Gracias por su respuesta, fue bastante útil, sin embargo, creo que no estaba claro acerca de algunos puntos en mi pregunta original. Soy desarrollador, no diseñador. Somos una empresa de diseño web, sí, pero todos nuestros sitios usan un CMS y tienen algún grado de programación involucrado. Me pagan un sueldo, pero aún podemos superar el presupuesto, no estoy exactamente seguro de cómo funciona. Si cotizamos x cantidad de dólares asumimos que tomará y cantidad de horas. De alguna manera, mi jefe supone que si tomo y + 1 horas, esa hora podría haberse gastado en otro proyecto, por lo que perdimos dinero.

— Brandon Wamboldt

@Rouge: mejore con sus estimaciones. Si se encuentra continuamente sobrepasando el tiempo asignado, entonces comience a aumentar el número que les entrega cuando le preguntan cuánto tiempo.

— Josh K

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Haga lo que hace Scotty: haga una estimación razonable y duplíquela.

Su estimación duplicada será a) generalmente más realista, porque los humanos son estimadores deficientes, b) le da un poco de holgura, para que tenga espacio para características repentinas y otras emergencias, yc) le permita entrar ocasionalmente en el tiempo y bajo presupuesto.

Nunca mencione el hecho de que está duplicando sus estimaciones con su jefe o con las ventas. Los empresarios son criaturas delicadas y, a menudo, no pueden manejar las verdades difíciles con las que los ingenieros tienen que lidiar.

Buena suerte.

— Parche
fuente

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No cuente, pero en realidad hago al menos un x4 porque soy como la mayoría de los programadores que sobreestiman seriamente lo que puedo hacer en una hora. El problema es que mi gerente se queja de que mis estimaciones son demasiado largas (¡Una semana! ¡No puedo decirles que tomará una semana! Les diré un día ...). Incluso cuando se acepta la estimación, encuentro que las tareas de desarrollo son como peces de colores: crecen hasta el tamaño de su tanque, por lo que todavía no tengo tiempo para jugar Tetris. Sin embargo, por alguna razón, no lo haría de otra manera ...

— Kramii

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Doble es deja un margen demasiado pequeño. Siempre sigo la regla de multiplicar con pi.

— Bjarke Freund-Hansen

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¿Qué pasa si la estimación es demasiado alta y comenzamos a perder clientes, no sería malo?

— Brandon Wamboldt

@Rogue Coder: por lo general, es mejor dar estimaciones precisas de las ventas (y por exacto, quiero decir estimaciones duplicadas, o incluso cuadruplicadas). Si las ventas lo presionan para que mienta sobre la cantidad de tiempo que les tomará para que puedan hacer más trabajo, están creando problemas para ellos mismos. Pero creo que está haciendo suposiciones sobre lo que las ventas quieren escuchar: pruebe las estimaciones más altas; Si comienza a entregar cosas a tiempo y dentro del presupuesto, puede encontrarse con un jefe muy feliz y vendedores felices.

— Parche el

@Rogue Coder: si tomará x cantidad de tiempo, entonces ese es el tiempo que tomará, incluso si las ventas intentan disimularlo. Si comienza a perder clientes, reduzca su tarifa (o mejor, ofrézcales un "descuento" en su tarifa).

— Chris Buckett

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Creo que lo mejor que puede hacer es hacer una lista detallada en su cotización. Poner tiempos al lado de cada "tarea". Desglosarlo así no solo lo ayudará a pensar en lo que se necesita hacer, sino que también le dirá a su jefe y / o cliente el alcance de su cotización. Sería genial obtener la aprobación de este alcance / presupuesto antes de comenzar a trabajar con su jefe / gerente de cuenta / cliente. De esta manera, si olvida algo, la culpa puede extenderse, y no todo recae en el desarrollador.

Creo que si no puede obtener detalles adicionales sobre el proyecto, debe mostrar a las personas evolucionadas, exactamente cuáles son sus suposiciones.

Esto también es bueno porque una vez que haya hecho algunas de estas citas, puede volver a consultar las antiguas cuando esté creando una nueva.

Puedes intentar asimilar la Ley de Hofstadter, pero eso nunca funcionará .

— Adam Harte
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Hacemos esto hasta cierto punto. Creo una lista que dice: instalación de CMS 1 hora, módulo de eventos 4 horas, bla bla bla 6 horas, conversión de contenido 10 horas. Los dos problemas con esto son las estimaciones y el vendedor las convierte en cosas completamente diferentes al enviar el contrato. Esto causa un problema en el que los clientes algunas veces eliminarán una parte del proyecto porque el vendedor enumeró "Core Functionality IV" como "Función inútil XII". El cliente no lo quiere, pero en realidad es un trabajo requerido y pierdo el presupuesto requerido.

— Brandon Wamboldt

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Los artículos se deben enumerar en un nivel en el que cada uno tome como máximo una hora. "Módulo de eventos 4 horas" puede significar fácilmente 40 horas si no profundiza lo suficiente. La idea no es enviar al cliente el plan detallado, sino poder estimar mejor a través de fragmentos que su mente pueda comprender por completo, sin mencionar el hecho de que un plan tan detallado ayudará al diseño y la implementación posterior.

— Vinko Vrsalovic

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En realidad, esta es solo una respuesta a la primera parte de su tripartito, pero es una GRAN pregunta.

Esto es lo que recientemente comencé a hacer. Y esto es después de MUCHA búsqueda del alma sobre este tipo de cosas.

Respondo a una solicitud de un cliente potencial o cliente con lo que yo llamo un "Estimado de buena fe". Es una cifra en dólares que está acolchada nueve formas desde el domingo para el total de CYA. Les digo que este número se basa en mi experiencia en proyectos de aproximadamente la escala del que se está considerando aquí.

Les digo que su primera factura, que vence en el inicio, es el 25% de la estimación. Por ese precio, realizaremos un esfuerzo completo de recopilación de requisitos y escribiremos especificaciones completas y detalladas. Dependiendo del tamaño del proyecto, pueden ser varias semanas de trabajo. Al final de eso, tendremos un conjunto completo de documentación, Y sabremos cómo lo hicimos en esa estimación. Si en ese momento necesitamos ajustar el precio (y podría subir o bajar), lo haremos y se lo haremos saber al cliente.

Si el precio sube y el proyecto ahora es insostenible, se cancela en ese punto sin más pagos pendientes. Obviamente, este es un resultado indeseable y debe considerarse el resultado de último recurso. El plan B es reelaborar los requisitos del proyecto para reducir el alcance al presupuesto del proyecto, etc. Hay muchas cosas que podemos probar antes de cancelar todo, pero si NECESITAMOS, allí es donde podemos hacerlo.

Suponiendo que no lo hagamos, avanzaremos con el precio total (posiblemente revisado), el 50% del cual es facturable en ese punto, y el 25% final más o menos en la entrega y aceptación. Todos están en la misma página, nadie siente que tuvo que pagar dinero por un "análisis" intangible, y todos están (idealmente) contentos.

Hasta ahora he tenido muy buenos resultados con esto. Ciertamente es mejor golpear al cliente para que se pueda facturar por separado para el trabajo de análisis / especificación. Nadie quiere pagar por eso. Pero si lo oculta en el primer 25% del precio total del proyecto, se vuelve instantáneamente aceptable y comprensible.

— Dan Ray
fuente

Aparentemente, esta respuesta no recibió mucha atención, pero recibió un voto positivo para mí porque 1. Ofrece consejos específicos y procesables, 2. Es pragmático y 3. Se basa en la experiencia del mundo real.

— Robert Harvey

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Debes encontrar el camino para obtener más información. Nunca he dado siquiera la estimación de ningún proyecto si el requisito no se ha establecido claramente. Si persisten, no puedes tener eso, es mejor que renuncies.

— tia
fuente

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Estás en un escenario muy común. Las ventas no tienen ni idea y dependen de personal técnico para hacer su trabajo. Fracasarás una y otra vez al dar estimaciones precisas porque es imposible saberlo.

Lo que realmente haces se llama estimación empírica.

Mejoras en eso con tiempo y experiencia .

¿Hay algún otro diseñador de nosotros en la empresa? Si es así, te recomiendo que hagas Planning Poker . Es una técnica de estimación colectiva muy poderosa.

Planning Poker es una técnica de estimación basada en el consenso, utilizada principalmente para estimar el esfuerzo o el tamaño relativo de las tareas en el desarrollo de software.

Le ayudará a obtener estimaciones más precisas utilizando el conocimiento y la experiencia de más personas, y la responsabilidad de la estimación se extenderá a todo el equipo en lugar de una sola persona. Las ventas serán felices ya que obtendrán estimaciones más precisas. Y es más fácil decir "no podemos estimar" cuando tienes 4 o 5 años que cuando eres solo tú mismo.