¿Métodos efectivos para gestionar tareas de trabajo? (documentar / recordar / priorizar) [cerrado]

Estoy buscando sugerencias sobre métodos efectivos que pueda usar para documentar, recordar y priorizar tareas en el trabajo. Muchas de estas tareas pertenecen a un proyecto primario, pero también existen para iniciativas independientes. Las tareas en sí cubren todo, desde el desarrollo hasta la documentación y los debates, con diferentes prioridades y plazos que van desde los primeros meses hasta los próximos meses.

Históricamente, he usado un bloc de notas para realizar un seguimiento de estas tareas, con una estrella junto a un elemento que indica que debe hacerse y una marca de verificación cuando se completa. Sin embargo, a medida que obtengo más responsabilidades y más cosas que administrar:

• se hace más difícil asegurarse de que he hecho todo (porque algunas cosas se pierden 5 páginas atrás)
• se hace más difícil recordar lo que es más importante hacer a continuación
• se hace más difícil hacer un seguimiento de las dependencias entre tareas

¿Alguien ha encontrado métodos que hayan hecho que sus tareas sean más fáciles de administrar? He considerado agregar algunos metadatos para realizar un seguimiento de lo más importante y las dependencias, o posiblemente cambiar a una aplicación que pueda automatizar esto (si tal cosa existe). Algo que sea accesible en cualquier lugar definitivamente sería una ventaja.

Para la solución de papel

Por lo general, obtengo un libro de bocetos sin líneas con páginas perforadas como el tipo que puede encontrar en Barnes & Noble con una cinta adjunta para marcar la página.

Nota: compartiría un enlace, pero no pude encontrarlos en su tienda en línea. De lo que estoy hablando son los libros de tapa dura de 8 1/2 "X 11"

Prefiero el papel para el trabajo diario porque tiendo a dibujar muchos diagramas para describir mis ideas (que es difícil de hacer con las listas normales de TODO del software) y a veces es útil poder grabar cosas en el libro.

Para cada ciclo (un día / semana o algún otro incremento de tiempo preferido) asigno algunas páginas para todos de una sola línea. Las páginas siguientes son para información detallada. Cuando termino el trabajo tacho los todos en el índice y arranco páginas que ya no son relevantes (es por eso que las páginas perforadas son necesarias). La cinta se usa para marcar la página de tareas para que pueda abrir rápidamente el libro donde lo dejó (también suelo cortar un bolígrafo en la página a la que estoy agregando notas si cierro el libro).

Cuando termino los elementos en el trabajo, los tacho y arranco las páginas relacionadas.

Nota: Se necesita un poco de práctica para acostumbrarse a aislar tareas por límites de página, pero mentalmente se acostumbra a separar las tareas en un límite finito. Es importante desarrollar esta capacidad porque, si no puede concentrarse en una cosa a la vez, su cerebro perderá mucho tiempo cambiando innecesariamente los contextos entre diferentes tareas.

Cuando comienza el siguiente ciclo, creo un nuevo todo. Haré una rápida revisión de todos los anteriores para volver a evaluar si los elementos sin terminar siguen siendo relevantes. Si es así, los copio al nuevo todo. Si no, localizo las páginas relacionadas y las arranco (a la basura o las guardo en un libro diferente para más adelante).

La idea aquí es eliminar todo lo que no necesita saber ahora (en el ciclo actual). Mantenga todo corto y simple (una línea) pero no sacrifique la capacidad de mantener notas más detalladas.

Lo interesante es que si espera una o dos semanas para echar un vistazo a los artículos que sacó del libro para más adelante; a menudo encontrarás que ya no son relevantes (y están listos para la basura).

Si no eres diligente para recortar la pila regularmente, solo se acumula con el tiempo hasta que se vuelve abrumador. Si no lo hace, puede comenzar a sufrir lo que me gusta llamar el síndrome de " Shlemiel el pintor ", donde pasa tanto tiempo revolviendo tareas residuales que nunca llega realmente a lo importante / urgente.

En cuanto a la gestión de diferentes proyectos al mismo tiempo ... Use un libro para cada proyecto.

Piensa en tu cerebro como una computadora. Si las tareas de cambio fueran como hacer un cambio de contexto (no muy costoso pero que distrae el trabajo), entonces los proyectos de cambio serían como hacer un intercambio completo de caché (costoso porque tienes que descargar toda la información que estás usando actualmente y cargar toda la información relacionada con el otro proyecto

Yo uso Toodledo para administrar mis listas. También puedes sincronizarlo con tu teléfono. Está en línea para que pueda acceder desde cualquier lugar donde tenga un teléfono inteligente o Internet.

Para el proceso, recomiendo leer el libro "Getting Things Done" de David Allen. Le ayudará a aprender a administrar sus tareas de manera efectiva y eficiente.

Cambio entre un bloc de papel en el que apunto las cosas y hago una tarea al usar Ubuntu. Me gusta el hecho de que puede asignar prioridad, agregar tantas notas a la tarea como desee y ocultar las tareas completadas.

Hace mucho tiempo leí acerca de dividir las tareas en 4 categorías a lo largo de dos ejes: por lo que tiene importante / no importante; urgente / no urgente.

1. Importante, urgente.
2. Importante, no urgente.
3. No es importante, urgente.
4. No es importante, no urgente.

Pase la mayor parte de su tiempo haciendo 1 y 2 actividades y el resto se encargará solo.

Para la solución electrónica

Me gusta usar la herramienta de mapas mentales Freemind (código abierto gratuito)

Es fácil de usar e intuitivo, lo que significa que puedo pasar meses sin usarlo y aún así recordar los atajos de teclado:

• insertar - agregar celda
• eliminar - eliminar celda
• espacio - alternar colapso / expandir celda
• Ctrl + B - negrita
• Ctrl + X - celda cortada
• Ctrl + V - pegar celda
• Ctrl + C - copiar celda
• Ctrl + K - agregar enlace
• f1-f8, shift + f1-f8, ctrl + f1-f8 - cambia el color del texto de la celda (tengo algunos favoritos memorizados).

Para la primera capa de celdas, las hago nubes codificadas por colores (ctrl-shift-b y luego cambio el color de la nube con clic derecho + formato + "color de la nube") para una fácil identificación. Cada nube es una categoría principal. Por ejemplo, tendré uno para personal, uno para cada proyecto importante, uno para la escuela, etc.

Dentro de cada nube, el primer nivel de celdas es la prioridad:

• Ahora (tareas críticas)
• Mañana (tarea crítica que no necesita ser resuelta de inmediato)
• Futuro (tareas no críticas)
• Concepto (buenas ideas que ocasionalmente puedo preparar durante los descansos)
• Diferido (tareas que se difieren indefinidamente a menos que no tenga nada más en qué trabajar)

Nota: Como puede sospechar, las tareas diferidas a menudo se vuelven irrelevantes a largo plazo y pueden recortarse por completo.

Prefiero un mapa mental por tres razones, puedo moverme por la jerarquía muy rápido con solo el teclado, puedo colapsar todo lo que no necesito ver en este momento, y es realmente fácil mover cosas de una categoría a otra (simple copiar / pegar).

Hagas lo que hagas, no uses un programa que use notificaciones emergentes. De lo contrario, comenzará a sufrir lo que yo llamo "twitterbrain", donde se adaptará tanto a ser interrumpido constantemente todo el tiempo que inconscientemente comenzará a anticiparlo (evitando que realmente pueda entrar en su "flujo" regular. Si haces las notificaciones de uso establecen un intervalo que esperas que no lo hace interrumpir su trabajo (como todos los días en el almuerzo).

Veo tantos blogueros y (llamados) periodistas que se quejan de que "¡Internet tiene la culpa de su déficit de atención!"; porque ya no son capaces de sentarse a leer un libro por más de 10 minutos. Lo que no consideran es que llevan dispositivos electrónicos que tienen una capacidad no anunciada de interrumpirlos las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año con anuncios arbitrarios.

Windows también lo hace con ventanas que roban el foco (como las notificaciones de actualización de virus). No tenía idea de cuánto me molestaba esto hasta que comencé a usar Linux Mint como mi sistema operativo principal (que sigue las estrictas pautas de la interfaz de usuario que no lo permiten). Robar el enfoque es cruel, es como tener un empleado de oficina que le toca el hombro cada 15 minutos para contarle la última broma de Chuck Norris.

/despotricar

Nota: Todavía uso Windows para el desarrollo, pero solo una instalación mínima sin escáneres de virus / cortafuegos (bloqueo cosas malas en el enrutador y evito páginas sospechosas) para reducir la cantidad de programas que les gusta robar el foco.

Actualizar:

Acabo de echar un vistazo a Tasque porque nunca lo he usado antes y las clases de priorización son sorprendentemente similares a las que uso (Nota: nunca antes he usado una aplicación de lista de tareas con priorización). Resulta que no soy muy inteligente / original después de todo :). Nunca encontré que las clases arbitrarias de alta / media / baja prioridad funcionen bien porque no están vinculadas a un valor del mundo real. Mentalmente, la clase de prioridad "Alta" puede pasar de "hoy" a "esta semana" con bastante facilidad. Mis prioridades tienden a variar cuando empiezo a posponer las cosas. Usando grabados valorados del mundo real, la línea de tiempo en piedra. Maldita sea la relatividad.

Disfruto usando Google Calender ... pero si tienes información confidencial no la publicaría allí. Siempre y cuando tengas la costumbre de mirarlo regularmente, puede ser bastante útil. Junto con la parte del calendario, puede enumerar las tareas que necesita realizar e imagino que podría hacer una priorización bastante decente allí, aunque no he usado esa parte en más de unas pocas tareas a la vez ...

La mayoría de los desarrolladores están en su escritorio / computadora / computadora portátil la mayor parte del tiempo, por lo que cualquier aplicación que facilite obtener las notas ingresadas con un sistema de recordatorio (mensaje emergente, mensaje de texto) debería funcionar. Si usted era un vendedor móvil o necesitaba verificar tareas no programadas (Recoger leche), algo para un teléfono inteligente puede ser mejor. Los enlaces a documentos y carpetas de archivos ayudan si tiene documentación periférica del proyecto.

Tienes que usarlo y confiar en él. En el trabajo, uso Outlook. Si alguien me atrapa en la sala de café y tiene una inquietud / solicitud, les pido que me envíen un correo electrónico o que me envíen una tarea (depende de su posición en la empresa).

Lucho con las reuniones porque nunca tienes una computadora disponible en una sala de conferencias. Luego traiga un bloc de papel e ingrese todas las notas y haga recordatorios cuando regrese a la computadora. Afortunadamente, puedo pasar semanas sin una reunión.

Juro por el modo org de Emacs . Ha sido un salvavidas total para administrar todas mis tareas e información de trabajo. Por supuesto, ya debe haber comprado Emacs.

He usado varios métodos, a veces múltiples (duplicados): calendarios electrónicos especializados y listas de tareas, blocs de notas, pizarras, notas adhesivas y probablemente más. Cada uno tenía ciertos beneficios y dificultades. Recientemente redescubrí el kanban personal, y parece que tiene un buen potencial al combinar algunos de los mejores aspectos de varios métodos.

Esencialmente, Kanban personal utiliza:

• una pizarra como superficie que tratas como organizador. La organización de la superficie es similar al método de proyecto acumulado / sprint, pero a nivel personal con tareas personales entrelazadas.
• cinta de pintores o líneas de marcador que dividen la superficie en tres columnas (una pila de todos a la izquierda; la lista de tareas activas en el medio, que respeta lo que razonablemente espera intentar y posiblemente completar en el día; y la lista de tareas a la derecha )
• notas adhesivas, preferiblemente de varios colores para indicar el tipo de tarea. Use un color para tareas personales, otro para tareas de proyectos técnicos, uno para actividades de trabajo que no sean del proyecto, como reuniones divisionales o revisiones, posiblemente un color para reuniones de clientes; sin embargo, 'etiquetar' cada nota adhesiva del mismo color de papel con una franja o borde de marcador de color o cualquier esquema que desee, podría ser tan eficaz como un papel de color diferente.

Existen numerosas publicaciones de blog y videos / webcasts que hacen un trabajo mucho mejor al explicar la motivación general y la mecánica en todas las redes, si desea algo más en profundidad. Me gusta porque ofrece algo físico, es simple de operar, cualquiera que entre a su área puede tener una idea de lo ocupado que está o cuál es su enfoque para el día, y puede capturar y evolucionar cada tarea tanto o tan poco como sea necesario.

Echa un vistazo a ToDoList en Codeproject. Tiene muchas características interesantes, es gratis y aún se está desarrollando activamente.

Tengo una instancia de JIRA configurada en mi propia VPN (cuenta básica de linode.com), Atlassian la vende por 10 $ para nuevas empresas (o puede usar el rastreador de errores que desee). Esta no es una herramienta de mapas mentales, por lo que uso etiquetas para mantener las dependencias entre las tareas. También permite crear tipos de tareas personalizadas más allá de las básicas (error / función). Permite establecer prioridades, fechas de vencimiento y agregar algunos metadatos (como fotos de documentos para corregir).

Entonces me pregunto por qué no usar un rastreador de errores.