Cómo mejorar mi comunicación por correo electrónico

Paráfrasis de un correo electrónico que envié a un colega

Noté un problema con el Sistema A. He determinado que no es causado por X. Sospecho que está siendo causado por Y. (ya que usted está a cargo de Y) ¿Puede echarle un vistazo?

(La parte entre paréntesis no se incluyó en mi correo electrónico porque este colega sabe muy bien que está a cargo de Y ... debe entenderse que es por eso que le estaba enviando el correo electrónico)

Me encontré con el colega medio día después y le dije: "¿Ya viste el problema con el Sistema A?" y él responde: "Oh, sí, recibí su correo electrónico acerca de que el Sistema A está roto, pero supuse que probablemente fue causado por X, así que estaba esperando que lo verificaran".

Obviamente mi mensaje no fue comunicado. Este es un resultado demasiado común de los correos electrónicos que envío y es muy desalentador ... sin embargo, no sé cómo podría aclarar mis correos electrónicos. Siempre son tan breves, claros y al punto como puedo hacerlos. ¿Alguna sugerencia? ¿Tal vez hay algo inherente en el medio de correo electrónico que simplemente no es efectivo para este tipo de comunicaciones?

Puede intentar reordenarlo para decirles lo que quiere al comienzo del correo electrónico.

Noté un problema con el Sistema A que me gustaría que vieras. Ya he visto X y he determinado que esa no es la causa. Puede ser causado por Y, por eso necesito tu ayuda. Este problema está impidiendo que So & So haga su trabajo, por lo que si pudieras ver Y en tu primer encuentro, te lo agradecería mucho.

¡Gracias!

Podrías intentar algo así.

Además, la línea de asunto es incluso más importante que el cuerpo a veces. Para este correo electrónico, haría que el sujeto dijera:

Asunto: Problemas con el Sistema A, marque Y

No debería ser un correo electrónico.

Debería ir a su sistema de seguimiento:

• La entrada del caso es el informe de falla.
• Inicialmente asignado a usted y con la primera respuesta, tenga en cuenta que no es una consecuencia de X porque lo ha verificado (con cualquier información adicional que respalde esta conclusión).
• Luego se le asigna a su colega con una nota que sospecha que podría ser Y

En este punto, debería quedar bastante claro que es su problema ...

Editar:

En realidad, esto es, en algunos aspectos, una respuesta pobre a la pregunta porque no lo hace, pero el punto que hace es válido, es decir, solo enviar un correo electrónico sin (para citar el término de ventas) un "llamado a la acción" específico, es decir, algo eso deja en claro que ahora es el problema del destinatario con el que lidiar.

En el caso de un correo electrónico, puede comenzar con algo parecido a "Podría echar un vistazo al siguiente problema ...", pero es mejor que lo marque explícitamente como una tarea por encima del texto del mensaje

No tome esta diatriba personalmente, yo también soy culpable.

Esto es lo que odio sobre el uso del correo electrónico. Esto debe enviarse como una Tarea / Todo como lo llame su sistema de correo electrónico. Con una fecha de vencimiento. Tal vez haya algún problema cultural de la compañía sobre el envío de una tarea porque no parece que se solicite amablemente, sino más bien como dar una orden. Ese no debería ser el caso porque el receptor puede rechazar la solicitud (lo que habría sido una ventaja en su caso) y establecer un momento diferente.

Las solicitudes de reunión son elementos del calendario. Esto es especialmente doloroso cuando alguien le pregunta si puede tener una reunión y no le dan un marco de tiempo y es una patada en el estómago cuando tienen acceso al calendario de mayo.

Después de 3-4 correos electrónicos de una sesión, es hora de levantar el teléfono o al menos charlar. Eso también se aplica a la explicación de 47 párrafos de algo que no necesito archivar en texto.

Hablando de archivo. ¿Por qué recibo correos electrónicos sobre un cliente que solo entra en 'mi' Bandeja de entrada? Cuando dejo la empresa, alguien puede querer esto y no van a recibir mi bandeja de entrada. Podría enviárselo a la persona que 'puede' hacerse cargo de mi cuenta cuando me haya ido. Así que ahora tengo que copiar el correo electrónico en algún sistema de documentos o ser como todos los demás y tener 50 carpetas en cada correo electrónico para cada cliente y arrastrarlo allí. Y cuando me voy, un pobre imbécil puede revisar todas esas carpetas y seguir recibiendo el correo no deseado enviado a mi antigua dirección de correo electrónico (Sinceramente, no fui a ese sitio porno).

Cuando un correo electrónico de BigBoss@OurMostImportantClient.com, debe ir a una ubicación central para que cualquiera que necesite obtenerlo ahora o en el futuro pueda obtenerlo. Si es directo a MyBigBoss, entonces tal vez no. Pero debe tener la capacidad de enrutar correos electrónicos importantes de clientes y socios comerciales.

Wiki y SharePoint y las aplicaciones del mercado vertical que incorporan la gestión de contactos son agradables, pero no manejan el correo electrónico. Alguien tiene que limpiar este desastre hasta que lo eliminemos.

Lo sentimos, la respuesta a tu pregunta está allí en alguna parte. Al igual que nuestro sistema de correo electrónico.

Tiene que haber una mejor manera y seguro que no es Twitter.

• Mantenga su mensaje breve y conciso.
• Favorezca las listas con viñetas sobre la prosa estilo párrafo.
• Conozca a sus destinatarios (es decir, evite la jerga técnica cuando hable con no programadores).
• Usa el correo electrónico con moderación.
  • Si te comunicas demasiado, la gente te desconectará.

Manejar su ejemplo específico a través de su mecanismo de seguimiento de errores de elección es, como han dicho otros, probablemente la mejor solución. Dicho esto, su pregunta más amplia sobre la comunicación por correo electrónico merece una mirada más cercana.

• Dado que sus correos electrónicos son tan claros como usted afirma (y no tengo ninguna razón para dudar de eso en base a su pregunta expresada muy claramente aquí)
• Y dado que las personas reconocen haber recibido y leído dichos correos electrónicos
• Y dado que esto no es un hecho aislado o raro
• Entonces dudo que el problema sea la claridad de sus correos electrónicos.

Parece que sospecha tanto cuando pregunta "¿Tal vez hay algo inherente en el medio de correo electrónico que simplemente no es efectivo para este tipo de comunicaciones?" Pero dudo que tenga éxito en cualquier otro medio. Sospecho que la fuente de su frustración se basa más probablemente en su relación con su equipo.

Me parece que las personas de su equipo no lo toman en serio y ese es un problema más amplio que puede abordarse con un cambio de medio o estilo de comunicación. Si desea que su comunicación se tome en serio, entonces debe conocer los motivos por los que no se lo toman en serio y remediarlos. Hay muchos factores posibles que pueden estar en el centro de esta falta de respeto (eres nuevo, joven, culturalmente diferente, no está probado o has estado equivocado en el pasado) y cada uno indicaría un enfoque diferente a la remediación. Y diferentes equipos responden de manera diferente a diferentes tipos de personalidad. Entonces, sin conocer más detalles, dudo en dar consejos sobre cómo avanzar desde aquí.

Si se tratara de una película de la prisión, te sugiero que encuentres al tipo más grande del equipo y lo saltes. Obtener el respeto de un equipo de programadores puede ser más difícil (aunque generalmente hay una menor probabilidad de terminar en el hospital).