¿Qué métodos están disponibles para mostrar a los colegas las ventajas de una solución de base de datos + aplicación sobre Excel?

Trabajo en una empresa donde hay hojas de cálculo de Excel en todas partes. Como mis colegas no son programadores, estoy seguro de que no han contemplado que podría haber una forma mejor / más fácil / más productiva de administrar sus datos. Naturalmente, defiendo una aplicación que pueda aprovechar las características que se encuentran en bases de datos relacionales y front-end interactivos, adaptadas a las necesidades de los diversos flujos de trabajo actualmente distribuidos en hojas de cálculo dispares.

El problema que tengo es que he tratado de explicar los méritos de tales sistemas a varias partes, pero a falta de escribirlos desde cero, me cuesta mucho convencerlos, o incluso simplemente exponerlos a la hierba más verde. Las personas en general entienden Excel (incluso si no son usuarios avanzados) pero tal vez se vuelven borrosas cuando aparece la palabra 'base de datos' o comienzas a hablar sobre 'código'.

¿Alguien puede sugerir un método, con evidencia de cómo se mejoró un flujo de trabajo al cambiar de hojas de cálculo a una aplicación real?

Cuando las personas administran datos, hay tres formas fundamentalmente diferentes en que pueden agregar valor:

1. Informática
2. Almacenamiento y recuperación
3. Reenviar y compartir.

Para la computación al nivel de la aritmética simple, no puede vencer a Excel. Incluso si es un programador experimentado, puede crear una hoja de cálculo en una fracción del tiempo que tomará escribir y depurar un programa de computadora. Incluso puede agrupar datos en tablas y utilizar funciones de búsqueda para obtener algunas de las ventajas que obtiene con las consultas. La tabla dinámica y las características gráficas hacen que el resumen de datos sea simple y fácil.

Para el almacenamiento y la recuperación a nivel de archivo / documento, Excel es tan útil como MS Word o MS Access. Para la recuperación a nivel de consultas SQL, MS Access funciona mucho mejor que Excel, aunque Access es muy limitado, ya que sabrá si alguna vez ha comparado Access con un DBMS de fuerza industrial.

Para compartir datos, Excel es extremadamente primitivo. La mayoría de las tiendas que adoptan Excel por contagio tienen problemas en este momento. Su pregunta sugiere que este es el caso en su tienda.

Existen varios problemas al introducir bases de datos en un lugar que no está listo para bases de datos. Uno es político. Las personas que manipulan sus hojas de cálculo pueden reconocer el problema de todo el sistema, pero están extremadamente satisfechas con el control que tienen sobre su propia pequeña porción de datos. Puede esperar resistencia si intenta sustituir la gestión descentralizada y el control por la solución descentralizada que tiene ahora. Parte de esa resistencia está justificada.

Otro es el costo de las bases de datos. Como ya se dijo en otra respuesta, las desventajas de la base de datos pueden ser mayores que las ventajas.

Otra es la credibilidad de las bases de datos. Las personas que ponen datos en bases de datos generalmente lo hacen porque es su trabajo o tal vez para obtener algo para ellos mismos, como hacer un pedido en un sitio web. No lo hacen por espíritu comunitario. Al menos no mucho. Sin buenos aportes, la base de datos nunca gana credibilidad.

Una solución en la que estoy trabajando ahora en un sitio donde las hojas de cálculo se están poniendo de moda es construir una base de datos prototipo en MS Access. Hay una desventaja clara en esto: las personas pueden aprender algo incorrecto sobre las bases de datos, algo que tendrán que desaprender en una etapa posterior de la evolución. También creo que las características de informes de Access son muy deficientes. y si está pensando en usuarios concurrentes, debe pensar más allá de Access, aunque Access está progresando en ese sentido.

Me gustan tres cosas sobre Access: es simple, rápido y barato producir prototipos primitivos. Casi no hay curva de aprendizaje, especialmente si ya comprende el análisis de datos y la composición de la tabla.

En segundo lugar, es menos intimidante que un gran DBMS centralizado. Cuando se muestra a los usuarios cómo abrir una tabla de Access en la vista de tabla, al hacer clic en ella, pierden el miedo a las tablas. Y el hecho de que un solo archivo almacene los datos, las definiciones de datos y la aplicación simplifica las cosas para las personas que no piensan en términos de sistemas.

Tercero, juega bien con Excel y Word. copiar una tabla o consulta en una hoja de cálculo de Excel es tan simple como hacer clic en un botón.

Antes de poder llegar a este punto, tuve que superar una actitud algo snob que tenía sobre Access. No es SQL Server u Oracle. Pero tiene sus usos, siempre y cuando comprenda las limitaciones.

Habiendo dicho todo esto, aún se enfrentará a una tarea monumental cuando llegue el momento de mover su tienda de muchas pequeñas bases de datos de Access a una única base de datos integrada a gran escala, con administración profesional y recursos compartidos.

Me gustaría agregar algunas ideas / pensamientos a la buena respuesta de @ WalterMitty.

Tiene razón en que realmente depende del propósito de los archivos de Excel. Sin embargo, agregaría que si contienen reglas Y datos complejos, podría pensar en aprovechar el poder de los motores de reglas. Los motores de reglas como Drools , OpenRules u OpenL Tablets le permiten usar archivos de Excel para almacenar las reglas de negocio y (al menos para Drools que yo sepa) actualizar estas reglas sobre la marcha.

Es una excelente manera para que las personas con mentalidad empresarial mantengan el control de su ... negocio, y separen adecuadamente el negocio de los datos que es su trabajo, o al menos el trabajo del departamento de TI. Creo que la gente de negocios estaría de acuerdo en que el almacenamiento, el mantenimiento y la copia de seguridad se deben quitar de encima. De hecho, debe asustarlos un poco con la parte de respaldo:

• ¿Qué pasaría si el disco duro del tipo muere repentinamente?
• ¿Qué pasaría si el archivo se corrompe, se elimina o se restablece inadvertidamente?
• Si migramos a Excel 2013 desde Excel 2007, ¿todo estará bien?

Ahora, si sigue ese camino, piense también en el hecho de que si agrega bases de datos, será su trabajo mantener su salud e integridad. Es decir, debe concebir una forma o preparar su infraestructura de TI para mantener copias de seguridad de datos. Aunque no es tan sofisticado como las bases de datos de Oracle o IBM, Microsoft Access puede producir copias de seguridad (aunque no estoy seguro de que esto pueda automatizarse).

Por último, pero no menos importante, si aceptan, no olvide que necesitaría a alguien para analizar los datos comerciales, concebir la base de datos, preparar un plan de migración, permitir que las personas de negocios envíen planes de evolución, etc. Dependiendo de la cantidad de datos, puede ser un proyecto de TI de cierto tamaño, y probablemente será responsable de ello . ¡Prepárate! :-)

Cuando intente persuadir a las personas sobre las ventajas de usar un sistema diferente, debe evitar intentar persuadirlas.

Sé que eso suena muy extraño.

Pero lo que quiero decir es esto:

A la gente le gusta usar el sistema actual. Funciona para ellos. Es fácil de usar y rápido para hacer cambios. Para persuadir a las personas a usar otro sistema, trátelos como adultos:

Diseñe los pros y los contras de Excel y de un enfoque de base de datos. Explicar las consecuencias a corto y largo plazo de cada uno. Si puede mencionar todos los beneficios de AMBOS y aún persuadir a la gente a cambiar, entonces ha presentado un argumento lo suficientemente convincente. La clave es dejar que ELLOS tome la decisión de que un enfoque de base de datos es mejor en función de los hechos y conceptos que ha presentado.

El problema que tuvimos fue el de diferentes hojas de Excel con diferentes propósitos pero con los mismos contactos. Luego, cuando un contacto cambió su dirección, sería difícil sincronizar todo Excel y aunque su dirección se cambió en la hoja de Excel 1, todavía recibiría correo porque la hoja de Excel 2 no se actualizó.

Resolvimos esto con una base de datos central de clientes.

Trabajé para una organización que tenía hojas de cálculo en todo el lugar, en gran parte porque los recursos de TI estaban agotados sin remedio. Habrían trasladado esto a una aplicación si fuera posible, simplemente no fue posible.

Una de las cosas que hice después de dejar esa organización fue crear una herramienta para generar programas de mantenimiento de tablas de C # / SQL Server a partir de hojas de cálculo de Excel. Se supone que el encabezado de la columna es el nombre de la columna para fines de construcción de tablas y etiquetado de campos. Sin embargo, este es un instrumento crudo. Terminó acostumbrándose a cosas que no tienen nada que ver con Excel.

Los problemas que habíamos encontrado en varias categorías:

• Validación: cuando las reglas de validación son complicadas, las personas deben tener los procedimientos en mente. Es posible diseñar la hoja de cálculo con declaraciones 'if' en todo el lugar, siempre y cuando la gente entienda cómo funcionan.

• Compartir: como se señaló en otra parte, si una persona tiene una hoja de cálculo de red compartida abierta para leer / escribir, otros usuarios solo pueden leer. No estábamos en el punto donde podríamos abrir una hoja de cálculo en un modo de colaboración. Esa era otra cosa que la gente de TI no podía manejar en ese momento.

• Consistencia del esquema: en la situación en la que me encontraba, teníamos una hoja de cálculo para cada estado: el formato era común pero los datos estado por estado viajaban en archivos separados. Si alguien hacía un uso creativo de una columna, todos tenían que estar de acuerdo con este uso, lo que no siempre estaba asegurado.

Las hojas de cálculo siempre estaban en un recurso compartido de red y se hacía una copia de seguridad del servidor todas las noches, por lo que nada de esto era un problema. También existía la clara posibilidad de que uno de ellos fuera enviado por correo electrónico accidentalmente a un destino al que no pertenecía. Si bien la probabilidad de un daño real fue leve en este caso, la organización era una en la que "dar el ejemplo" era fundamental para su credibilidad. Ese tipo de desorden habría sido vergonzoso.

Vi un anuncio en Craigslist donde alguien necesitaba un "Excel Guru". Le pasé esto a un amigo que estaba entre empleos, y descubrió que la compañía tenía un sistema de estimación de contratos de construcción que operaba en sitios en todo el estado. Alguien aquí había alterado arbitrariamente el sistema para 'hacer que funcione más en su estilo'. Cualquiera que sea ese estilo, había causado mucho daño. Pasó varios días arreglándolo. Apenas había entregado su trabajo y le habían pagado, lo volvieron a llamar para arreglar otro en otra ciudad. La misma historia: alguien arbitrariamente lo "arregló" para hacer lo que quería. Este fue aún peor.

Los sistemas complicados como este deben estar "fuera del alcance" de la personalización ad-hoc.