¿Deberíamos documentar las reuniones de pie?

Otro equipo de mi empresa comienza a documentar sus reuniones de pie, pero creo que es una pérdida de tiempo. Hasta donde yo sé, las reuniones de pie son para la comunicación, no para informar sobre el estado (por favor, corríjame si me equivoco)

Entonces, ¿debemos documentar las reuniones de pie?

Uno de los beneficios de Agile es que cada equipo puede determinar qué funciona mejor para ellos e ir con él.

Sin embargo: ¿deberías tomar notas? No; en mi experiencia, en el momento en que un equipo decide comenzar a retroceder en algunos de los principios básicos, tales como:

• individuos e interacciones sobre procesos y herramientas (scrums documentados que comienzan a no ser similares a scrum) Y
• software de trabajo sobre documentación completa (minutos de scrum un día, quién sabe qué sería lo próximo)

entonces ese equipo comenzará a alejarse de Agile hacia un enfoque de trabajo de baja velocidad y mucha más documentación.

En "No se trata solo de ponerse de pie" , de Martin Fowler , no se menciona la toma de notas o la documentación de los "minutos" de una reunión de pie. Todo lo que debes sacar de esa reunión de pie son REGALOS:

• Para ayudar a comenzar bien el día
• Para apoyar la mejora
• Para reforzar el enfoque en las cosas correctas
• Para reforzar el sentido de equipo
• Para comunicar lo que está pasando

Como un dispositivo mnemotécnico, piense en los REGALOS: buen comienzo, mejora, enfoque, equipo, estado

Sin embargo , si alguien tiene un bloqueador que necesita para ayudarlo a trabajar y usted toma nota de lo que está diciendo, eso es totalmente diferente. - noqueate con eso.

Como punto de referencia, soy propietario de un producto y estoy asesorando al ScrumMaster ahora mismo en mi empresa, y de todas las reuniones ágiles que tenemos (scrum, planificación de sprint, revisión de sprint, retrospectiva de sprint), el único que tomamos oficialmente minutos de es la retrospectiva, porque eso le da al equipo algo concreto para trabajar y referirse en el próximo sprint (y esos "minutos" son un par de puntos cortos).

Tu scrum debe ser:

• En lo que he trabajado
• En lo que estoy trabajando después
• Cualquier bloqueadores

Eso es. Rápido y al punto. 5-10 minutos máx. Absolutamente no es necesario documentar, pero si alguien necesita apuntar algo a la acción, eso no debería ser un problema.

En la última compañía para la que trabajé, solíamos documentar las grandes decisiones tomadas durante las reuniones de pie.

Como dijiste, las reuniones de pie son para la comunicación dentro de un pequeño grupo de personas, y solo concierne a ese grupo específico de personas ... de todos modos ... a veces ... alguien dice algo interesante que puede ser importante y eventualmente puede influir en la forma en que se realiza el proyecto (a menudo eran advertencias sobre errores difíciles de solucionar, o puntos técnicos muy importantes para saber). Es por eso que comenzamos a documentar SOLO los puntos 'importantes para un futuro mejor'.

Creo que las reuniones de documentos de pie son inteligentes si está absolutamente seguro de la importancia del contenido y solo si puede decir que ayudará a su equipo en algún momento en un futuro cercano o lejano.

Trate la actitud de pie como una reunión informal, sin la expectativa de que las declaraciones sean formales, finales, etc., lo que hará que las personas sean menos propensas a plantear temas con los que aún no se sienten cómodos, pero simplemente entiendan que cualquier cosa importante debería tener la discusión continuar en otro lugar, incluso si es solo un simple correo electrónico al equipo. Además de ayudar a evitar que el standup se convierta en una reunión completa del proyecto, esto también evita excluir a cualquiera que no pueda llegar a un standup particular.

En mi experiencia, los stand-ups son una excelente manera de obtener un "latido" del lugar del equipo en el proyecto. A los que asisto son unos minutos cada uno, que en realidad no son lo suficientemente largos como para merecer la documentación, pero son geniales para tener una idea de dónde están las cosas a lo largo del proceso y para darme una idea de cualquier cosa que pueda impactarme en El plazo inmediato.

Si surge algo particularmente notable de una reunión de pie, debe documentar eso y difundirlo por separado, pero no tendría el hábito de documentar cada reunión todos los días.

No hay (casi no puede haber) una respuesta absoluta a eso, es mucho y depende ...

Pragmáticamente, si estás haciendo "qué hice, qué voy a hacer, aquí están mis problemas", entonces podría haber mérito, para algunos (los que están a cargo), al registrar eso para que puedas compararlo en la próxima reunión (aunque "trabajar en" también debería ser evidente por otros medios), pero no particularmente más allá de eso, es decir, es una información que debería dejar de tener valor una vez que próxima reunión haya terminado.

Además, si hay asuntos / reuniones que surgen del standup, entonces es potencialmente valioso registrarlos para realizar un seguimiento de si los seguimientos realmente tuvieron lugar (aunque nuevamente estoy seguro de que me dirán que, sobre todo, esto debería ser evidente por otros medios )

Sin embargo, ¿minutos formales? Pensé que eran contrarios al espíritu de la cosa.

En mi compañía actual, tenemos 2 equipos Scrum con standups separados y los documentamos enviando un correo electrónico de resumen al final de cada standup. Funciona bastante bien, haciendo que la información importante sea conocida inmediatamente por todos los miembros del otro equipo. Sin embargo, no guardamos un historial de los correos con fines de archivo.

Entonces mi consejo sería:

• Para un solo equipo, documentar stand ups puede no valer el tiempo invertido. El Scrum Master solo puede transmitir alertas o información importante oralmente a quien él considere apropiado después.

• Para varios equipos cuyo trabajo está estrechamente relacionado, documentar stand ups es una forma de transmitir información que puede cambiar el juego inmediatamente después de la reunión sin esperar a que ocurra un Scrum of Scrums.

No veo ningún problema para marchar de una reunión de este tipo y enviar un correo electrónico al grupo como recordatorio / clarificador de una decisión importante que se tomó o acciones que surgieron. Después de todo, no quiere arriesgarse a olvidar o dejar que el tiempo se desvanezca en la memoria de lo que se discutió.

Pero en cuanto a documentar formalmente la reunión, como lo haría para una reunión más tradicional ... bueno, parece contrario a la intuición. Se supone que tales reuniones son magras y ágiles, por lo que empantanarlas con demasiado 'proceso' parece contraproducente.

¿Agrega valor? ¿La gente luego mira la documentación de las reuniones? Si no, entonces es solo una pérdida de tiempo. Y dudo seriamente que lo sean. Escribir un documento que nadie lee es una pérdida de tiempo.

En algún momento, documentamos y archivamos los cambios de estado de nuestro scrum diario, es decir, quién trabajó en qué tarea, quién realizó una revisión por pares, etc. Esto se hizo solo porque alguien lo consideró necesario para cumplir con el requisito de trazabilidad del requisito del sistema al código porque estábamos desarrollando software para dispositivos médicos.

Más tarde, logramos convencer a la gerencia de que este no era realmente el caso, y la práctica ha sido abandonada con mucha alegría por los responsables de esta documentación.

si .

¿Está tomando decisiones sobre (a) quién es responsable de un elemento de trabajo y / o (b) la importancia de un elemento de trabajo en relación con otros elementos?

Si es así, escriba estas decisiones. De lo contrario, los repetirá, y decisiones como ellas, sin fin.

Si no es así, no celebre las reuniones.