Manejo de preguntas técnicas difíciles o inesperadas en reuniones [cerrado]

Dependiendo del proyecto en el que estoy trabajando, es posible que se me solicite que asista a más reuniones con partes interesadas internas o con la gerencia técnica de las empresas clientes.

Durante el curso de estas reuniones, inevitablemente surgirán algunas preguntas que:

• No tienes una respuesta para.
• No has pensado por una razón u otra.
• Usted considera irrelevante o completamente fuera del alcance de la reunión actual.

En cada caso, ¿cómo responde a estas preguntas? ¿Algún consejo o truco para seguir siendo autoritario sin dejar de ser honesto?

a) Descubriré cuál es la respuesta a esto de la persona responsable de esa área del proyecto y me comunicaré con usted en los próximos dos días.

b) Este es un buen punto, gracias por plantearlo. No he pensado en este aspecto, pero lo haré y me pondré en contacto con usted en los próximos dos días.

c) ¿Qué quiere decir realmente sobre esto, ya que no parece encajar con mi comprensión del proyecto?

Claro, solo ejemplos, pero si lees el significado detrás de ellos, se trata de gestionar sus expectativas y hacer que se sientan parte del proceso. También conocido como ser asertivo.

Usted mencionó tres tipos de preguntas:

a) no sabe la respuesta a: dígales que no sé la respuesta, pero que encontrará la respuesta. Luego, escriba su pregunta / inquietud y responda rápidamente.

b) no ha pensado por una razón u otra: dígales que es una idea interesante. Luego anótelo y realice un seguimiento rápidamente.

c) considera irrelevante o completamente fuera del alcance de la reunión actual: esta respuesta es más compleja. Si es irrelevante para todo el proyecto, trate de decirles suavemente que no está relacionado. Pero hazlo con cuidado porque no sabes por qué lo mencionan. Si está relacionado con el proyecto, pero no está relacionado con la reunión; diles que se lo pasarás a la persona adecuada. Luego anótelo y realice un seguimiento rápidamente.

A medida que gane experiencia en el proyecto, los problemas de vergüenza irán muy lejos. A medida que gane más experiencia en el trabajo, será mejor manejando este tipo de preguntas.

Esto le sucede a todos de vez en cuando, sin importar cuán experimentado o preparado esté. La honestidad es la mejor política en estas situaciones, lo que significa reconocer que no tiene las respuestas. Serás mucho más creíble a largo plazo que si tratas de engañarte.

Preguntás especificas:

(a) Si no sabe la respuesta, en lugar de simplemente encogerse de hombros, lo importante es asegurarle a la gente que entiende lo que está preguntando y que puede irse y averiguarlo. Es posible que desee proporcionar una línea de tiempo y una idea del trabajo involucrado si es probable que requiera levantar objetos pesados.

(b) Si no lo ha pensado, nuevamente, está bien. Igual que el anterior, solo hágales saber y responda a ellos.

(c) Si cree que las preguntas son irrelevantes, generalmente debe hablar con tacto sobre por qué ese es el caso; Es muy posible que no se dieran cuenta de que era irrelevante. Si está trabajando con profesionales, aceptarán que es irrelevante si proporciona evidencia / razonamiento, y al consultar con ellos, puede descubrir que es relevante después de todo.

Las sugerencias anteriores son definitivamente excelentes y funcionan bien en la mayoría de los contextos. Al igual que los otros respondedores indicaron que esto sucederá, especialmente si presenta ideas a personas inteligentes y busca sus críticas o comentarios (por ejemplo, tratando de recaudar fondos para una nueva empresa).

Sin embargo, respondes que quieres lograr algunas cosas:

• Conserve la credibilidad y la autoridad para su tema / clientes (esto también significa no fabricar o inventar cosas que realmente no sabe de las que no está seguro)
• Reconocer su respuesta (para que se sientan escuchados y entendidos)
• Mantenga la presentación / reunión en camino

Si bien las sugerencias son definitivamente útiles, un excelente patrón de diseño para estas preguntas funciona de la siguiente manera:

1. Repite la pregunta y asegúrate de entender lo que preguntan y por qué (ya que a veces esto no es obvio y quieres asegurarte de abordar su causa raíz). Por ejemplo, "¿Por qué está utilizando [insertar tecnología aquí] en lugar de [insertar una tecnología aquí que quizás no haya visto]?" con esta pregunta, sería bueno hacer un seguimiento con una pregunta (o una serie de preguntas) sobre por qué la hicieron y si tenían experiencia con diferentes tecnologías o relaciones con los proveedores, etc. Asegúrese de comprender a qué se dirigen. y por qué (dado que pueden tener mucha experiencia con algo, o simplemente haber oído hablar de él, etc., y debe tratar cada situación de manera diferente).
2. Reconozca el "autor de la pregunta" y cuestione de manera no conflictiva , es decir, "Esa es una gran pregunta ..." o "Esa es una perspectiva interesante ....."
3. Identifique cómo planea seguir "... déjeme responderle sobre eso en el correo electrónico" (a) o "... ese es definitivamente un tema para mayor consideración, pero vamos a presentarlo por ahora y quizás usted y Puedo discutir sobre esto sin conexión ". (b) o "... ese es un buen punto, pero dado que el objetivo de la reunión es {insertar aquí}, sigamos ahora pero podemos volver a esto si el tiempo lo permite".

En general, comprender "por qué" están preguntando algo, lo ayudará a seleccionar el mejor seguimiento y a asegurarse de que se sientan escuchados y comprendidos.

• Nunca improvises o inventes hechos que no conoces o que no estás preparado adecuadamente para dar. Preguntas que no puede responder, solicite volver después de haberlo revisado.
• Si algo está fuera del alcance de la discusión actual, dígalo y sugiera que puede discutirlo con esa persona después de la reunión.
• Siempre invite a las personas a enviar preguntas antes de la reunión, brindándole la oportunidad de preparar respuestas. Si está organizando la reunión, asegúrese de tener una agenda que envíe de antemano (puede ser solo unas pocas líneas, siempre que describa de qué trata la reunión).
• Si no está organizando la reunión, pídale al organizador que le proporcione una agenda a menos que se publique una.

En mi experiencia, una de las causas más comunes de discusiones o preguntas fuera del alcance para las que no está preparado son las reuniones sin agenda. Siempre exija una reunión, tenga una agenda clara. Si se supone que la reunión debe tomar una decisión sobre algo, eso debe indicarse claramente en la agenda, y debe reflejarse (y reconocerse) en actas o notas enviadas después de la reunión.

Si las personas insisten en convocar a reuniones sin una agenda, mencione esto y sugiera que sería mucho más eficiente con una. Si eso no funciona, habla con tu jefe con la motivación de que tu tiempo se está desperdiciando de manera ineficiente. Si cree que puede salirse con la suya (sin tener mucha mala voluntad), no dude en comenzar a rechazar las reuniones sin agenda. Tuve que recurrir a esto varias veces cuando las cosas se salieron de control.

No he visto esto mencionado, pero lo peor que puedes hacer es tratar de BS. Siempre es justo responder:

a) no sabe la respuesta a la
respuesta: "No sé, pero lo averiguaré"

b) no ha pensado por una razón u otra
Respuesta: "El tema nunca surgió. Investigaré un poco y me pondré en contacto con usted"

c) usted considera irrelevante o completamente fuera del alcance de la reunión actual
Respuesta: "Deberíamos discutir esto en otra reunión"