¿Cuáles son las mejores prácticas para la estructura de carpetas de negocios?

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Hemos tendido en el pasado a tener carpetas departamentales (Ventas, Marketing, etc.) en un solo recurso compartido y luego agregar carpetas debajo de estas ad-hoc cuando y cuando sean necesarias.

Se ha vuelto un poco complicado: me han encargado la tarea de crear una 'jerarquía de carpetas'.

¿Alguien tiene mejores prácticas sobre cómo organizar una estructura de carpetas?

Estamos ejecutando SBS2011 en el servidor de archivos actual.

windows best-practices directory

— jidl
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Si hay una verdad que he encontrado al imponer la organización a otros es esta: nacieron vagos y morirán de esa manera antes de que los cambie. En respuesta a esto, tengo carpetas departamentales en un recurso compartido. Debajo de eso crean lo que quieran. Cada mes, un script "limpia" la carpeta moviendo todo lo que no se ha modificado en 6 meses a una subcarpeta "antigua". Esto evita que las carpetas del departamento se salgan completamente de control.

— Chris S

¿Su script distingue entre "fecha de acceso" y "fecha de modificación"?

— jidl

No, ya que muchas cosas tocan "fecha de acceso", no es una representación precisa de la última vez que se abrió el archivo.

— Chris S

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¿Alguien tiene mejores prácticas sobre cómo organizar una estructura de carpetas?

No lo hagas

Créeme, no quieres tener la jerarquía de carpetas de ningún departamento (excepto quizás el tuyo). No sabe cuáles son sus necesidades, no tiene el conocimiento o la experiencia de otros departamentos para tomar buenas decisiones, y no quiere ser el conserje de archivos de la compañía.

Y si crees que lo ensucian, eso no es nada comparado con el desorden que harás con las cosas. Sé que dices que se te ha encomendado hacer esto, pero lo mejor que puedes hacer por ti mismo es deshacerte de él, rápido. Este es un ejemplo de estar configurado para fallar: no importa cómo lo hagas, alguien tendrá un problema y se quejará de ti o por ti.

La mejor práctica es literalmente "[jefe de departamento], aquí está su parte del departamento. Usted es responsable de la estructura y el permiso por debajo de este nivel. Configúrelo como mejor se adapte a sus necesidades".

— HopelessN00b
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Gran respuesta, pero no parece claro con respecto a un problema realmente grande. Muchas organizaciones con las que he tratado no pueden ponerse de acuerdo si el permiso debe estar en este nivel y por debajo o por debajo de este nivel . Esa es una decisión crítica que debe provenir de las personas con C en sus títulos.

— Tim Brigham

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@TimBrigham Un detalle que dejo a otra persona siempre que sea posible. Compartir otorga a todos los miembros del departamento permisos, y si desean diferentes permisos en las carpetas debajo de eso, pueden configurarlos ellos mismos. Ser el conserje de permisos en una jerarquía de carpetas complicada no es mucho mejor que ser el conserje de archivos, después de todo.

— HopelessN00b

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No existe una "talla única", pero recomendaría que se piense que las personas mantienen las cosas lo más cerca posible del universo físico. Cuando veo a una persona con una jerarquía profunda de 10 carpetas, sé que no tienen idea de qué archivos tienen y nunca encuentran nada.

En la "vida real", tienes:

File Cabinets
  --> Drawers
        --> Folders
            --> Documents

Mantenlo así en los archivos de la computadora. No más de 3-4 carpetas anidadas.

Dependiendo del tipo de archivos, las categorías son por fecha o por tema. Los nombres de archivo tendrían aaaa-mm-dd-subjectoffile.ext tipo de denominación.

— ETL
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No tuve suerte de hacer que los usuarios se adhieran a un protocolo de nombres de archivos. He pensado en tener una estructura bastante plana y luego usar etiquetas para ayudar en una búsqueda eficiente. ¿Alguien ha tenido suerte con este enfoque?

— jidl