Oficina sin papel (o menos que antes): ¿qué herramientas está utilizando? [cerrado]

¿Qué herramientas ha adoptado con éxito su negocio que han aliviado las cargas de trabajo en papel? Específicamente, estoy preguntando en relación con una PYME de 25-100 personas. ¿Está utilizando herramientas personalizadas de acceso único? ¿Estás utilizando Infopath con éxito? ¿Ha integrado formularios estándar en páginas HTML / PHP / RoR en su intranet?

Que funciona; que no

Las ventajas del papel:

1. Se adapta al tamaño de su escritorio.
2. Es fácil de leer (no parpadea).
3. Es fácil de transportar sin necesidad de baterías / electricidad para funcionar.

Por lo tanto, para que su oficina sea más libre de papel, debe proporcionar una mejor manera:

1. Configuración de monitor múltiple
2. LCD de buena calidad
3. No requiera que las personas se muevan o proporcionen abundantes métodos de visualización (piense en reuniones).

Debido a que los documentos eléctricos son muy fáciles de trabajar, gradualmente las personas no se molestarán en imprimir cosas porque no tiene ninguna ventaja para ellos. La mejor manera de hacer que la gente haga cosas es hacer que la alternativa (su elección) sea menos complicada de lo que están haciendo ahora.

En realidad, esto no responde a la pregunta formulada, sino una observación a largo plazo. Durante bastantes años (casi tanto como el sueño de una oficina sin papel), he observado que cuanto más intenta una empresa crear esa cosa mítica que llamamos la oficina sin papel, más probable es que aumente su uso de papel. Cada vez que alguien crea una alternativa electrónica al papel, veo que los usuarios finales lo imprimen de todos modos.

Por ejemplo, nuestro sistema de fax en red envía los faxes recibidos como correos electrónicos a la persona adecuada. Cada uno de esos faxes se imprime antes de ser leído. Los usuarios me dicen que no les gusta leerlos en la pantalla.

Mucho más exitoso que tratar de apuntar a lo que creo firmemente que es un objetivo inalcanzable, es el reciclaje de papel. En otras palabras, simplemente acepte que el papel es parte del proceso y recicle tanto como sea posible.

Desafortunadamente, todavía no tengo que retirar el papel de mi empresa, sin embargo, esto no significa que no haya investigado el asunto.

Las 'cargas de trabajo en papel' son bastante generales.

todo se reduce a "¿hay un sistema electrónico o sistemas en tándem que satisfagan las necesidades de cualquier departamento, y cualquiera que interactúe con ese departamento".

Cuando comencé aquí, no teníamos un sistema de tickets de TI, así que lo configuré, lo que ha impedido que (la mayoría de las personas) escriban post-it en mi escritorio y monitor. :PAGS

No soy un analista de negocios capacitado, pero al resolver los procesos aquí, todo se reduce a: ¿tiene un proceso concreto para los tipos de solicitudes en su departamento?

y por concreto, me refiero a los diagramas de flujo. Sí, no te avergüences, son increíbles.

hasta que pueda decir "Si recibo una solicitud de tipo X, si creo que es una buena idea, a quién debo aprobar, con qué información, o, alternativamente, cuál es el proceso formal para rechazar X".

Si no tiene un diagrama de flujo de cómo funciona un sistema, ¿cómo puede esperar construir un sistema electrónico a su alrededor?

PERO

si tienes eso, un paquete que he estado mirando, que se ve MUY interesante es http://phpformgen.sourceforge.net/, se ve lo suficientemente flexible como para manejar la información que deseas, en cualquier formato.

ya sea enviando un correo electrónico, actualizando un registro en una base de datos o escribiendo en la salida del archivo.

Todas las otras investigaciones que he encontrado me han llevado a herramientas patentadas que parecían creadas por compañías relativamente pequeñas, ninguna de ellas tan buena, y la mayoría de ellas trabajaban en ASP y parecían relativamente poco compatibles.

editar: también, lo único que phpformgen no hace es la autenticación. pero una vez que se genera el formulario, si sabe lo que está haciendo con PHP y LDAP, estoy seguro de que podría implementarse.

Tenemos una pizarra digital. Un proyector se proyecta en la pizarra y cuando escribe en él con los lápices especiales (hay cuatro colores diferentes) en realidad lo dibuja en la PC y lo proyecta en la pizarra como si realmente estuviera escribiendo en él.

Si tiene un buen proyector, es brillante, y realmente puede usarlo, tiene una gran pantalla táctil durante las presentaciones (realmente impresiona a las personas). Al final de la sesión, simplemente guarde la pizarra en un mapa de bits o un SVG y comience nuevamente. No más lluvia de ideas común en papel, y sin doble manejo escribiendo notas de pizarra.

Para tomar notas, uso Evernote : he escaneado tarjetas de presentación y facturas, así como también guardo todas mis notas. Debido a que tiene sincronización en línea, puedo acceder a todas mis notas "en papel" desde todas mis máquinas, así como desde cualquier otro dispositivo con acceso web.

Cuando me encargaron la responsabilidad de reducir el uso de papel mientras ejecutaba TI en una PYME que empleaba a unas 130 personas, utilicé la siguiente técnica novedosa:

Equipaba la sala de impresión de la empresa con un servidor de fax / impresión basado en Linux / Samba. Todas las impresoras estaban conectadas a esto, así como un módem de fax para los faxes entrantes (que se guardaron en un archivo compartido como TIFF en lugar de imprimirse directamente). Luego me aseguré de que siempre hubiera "problemas" con este servidor (era bastante fácil hacerlo "accidentalmente" sacando los cables, etc., asegurándome de que los ventiladores los hubiéramos disparado, etc.).

¡El personal se acostumbró rápidamente a confiar en el correo electrónico, pdf, doc, xls y leer cosas en sus monitores! ¡También rechacé repetidamente las solicitudes de un departamento para comprar una fotocopiadora, en cambio les di un escáner de escritorio y les dije que imprimieran cosas solo si realmente necesitaban una copia impresa!

Al final, realmente nunca necesitamos las funcionalidades de registro de impresión del servidor de impresión (que aparentemente era su propósito original).

Tenga en cuenta que la reducción en los registros en papel aumenta la responsabilidad del almacenamiento, la recuperación y el tiempo de actividad de los archivos. Terminamos invirtiendo más en almacenamiento NAS para compartir archivos, servidores de respaldo redundantes, sistemas ERP y almacenamiento de correo electrónico confiable externo de terceros capaz de archivos adjuntos grandes y un tamaño ilimitado de la bandeja de entrada.

Me gusta la respuesta de Posty y también debes tener en cuenta la respuesta de Martin P. Hellwig.

En general, se reduce a, ¿Para qué proceso actual tiene sentido pasar del papel al papel?

Como no sé en qué industria está trabajando, realmente no puedo recomendar una solución. E incluso si conozco la industria, la solución aún debe adaptarse al flujo de trabajo / cultura de las empresas. Para una empresa de TI, puede tener sentido eliminar los procesos de gestión de requisitos, gestión de problemas y gestión de versiones. Los nombres comunes son Bugzilla, Jira, OCNS o inStep . En general, analice sus rastros de papel (de qué maneras documenta y cómo se transforman) y busque oportunidades (comerciales) para eliminar el papel. El objetivo principal debe ser hacer que su negocio sea más efectivo, más eficiente, más rápido ... y no reducir el papel a cualquier costo.