Plataformas de documentación de TI [cerrado]

Somos una operación de TI en crecimiento que continúa brindando ofertas y soporte adicionales a una variedad de clientes. A medida que continuamos manteniendo este crecimiento, descubrimos que necesitamos tener un fácil acceso a la información y documentación sobre nuestros diversos sistemas y software dentro de nuestros equipos de TI. Tenemos tres áreas funcionales principales dentro de nuestro grupo de TI que incluyen:

1. personal de mesa de ayuda (Nivel 1),
2. desarrolladores y programadores, y
3. administradores del sistema / administradores de red / analistas seguros (Nivel 2).

Actualmente tenemos información para el Nivel 1 almacenada en un wiki que se basa en MediaWiki y que ha demostrado ser muy exitosa para el equipo de soporte técnico. Los desarrolladores y programadores se han mudado a Redmine para rastrear sus proyectos, problemas y documentación del proyecto. Los administradores (Nivel 2) no tienen un depósito centralizado de conocimiento y dependen de archivos de MS Word que se encuentran dispersos en unidades de red, máquinas personales, conocimiento que solo está disponible para un invidual en particular ya que no lo han documentado en ningún lado, etc.

El desafío que tenemos ahora es que necesitamos tener una ubicación centralizada para registrar información y documentación para el Nivel 2. Sin embargo, ya tenemos otros dos sistemas. Idealmente, nos gustaría tener una plataforma de documentación que funcione como mínimo para el Nivel 1 y el Nivel 2 con la posibilidad de agregar también a los programadores. Esta plataforma necesitaría tener la capacidad de mantener separado cierto contenido. Por ejemplo, hay información confidencial (cómo construimos nuestros servidores, posibles nombres de usuario, etc.) en el Nivel 2 que el Nivel 1 no necesita saber. Además, el Nivel 2 debería poder tener acceso a la información en el Nivel 1 y superior. Pensamos en extender nuestra instalación de MediaWiki para esto, pero ACL ' s y la protección de la información de los usuarios de wiki parecían piratear trabajos que no estaban bien respaldados y eran contrarios al espíritu de acceso abierto y fácil a la información que es el núcleo de una wiki. Estoy buscando ideas y sugerencias que cumplan con el criterio mencionado anteriormente, así como los siguientes objetivos adicionales:

1. Preferiblemente software libre o de código abierto (y una herramienta web) ya que realmente no tenemos un presupuesto para esto
2. Una plataforma que no contiene un elemento de tickets ya que tenemos un sistema separado que maneja esto para el Nivel 1 y el Nivel 2
3. Una plataforma que no necesita las capacidades de gestión de proyectos para los niveles 1 y 2
4. Un producto que es flexible, fácil de agregar documentación que incluye tablas, marcado fácil, resaltado de sintaxis, imágenes, diagramas de red, etc.
5. Capacidades de búsqueda de texto completo posiblemente con capacidades de lenguaje natural
6. La capacidad de soportar cargas y descargas de archivos
7. Posiblemente tenga canales RSS o Atom y alertas por correo electrónico de actualizaciones
8. Permitir que la autenticación LDAP pueda integrarse en un entorno SSO existente
9. Una plataforma que no requiere mucho tiempo de desarrollo o mucha creación de código personalizado
10. Control de acceso basado en el usuario, rol, membresía de grupo, por documentos / páginas individuales o un conjunto de documentos / páginas, de modo que si no tiene acceso a esa sección del sitio / documento / página / membresía, no verá el enlace o contenido
11. Preferiblemente tenga un editor incorporado para ayudar a facilitar la entrada de datos y la publicación de documentación
12. Sería preferible el control de versión y auditoría incorporados
13. La capacidad de exportar páginas o una colección o páginas a un archivo PDF
14. La capacidad de escalar bien si continuamos creciendo y expandiéndonos
15. Tal vez sea compatible con la capacidad de rastrear el uso o realizar análisis
16. Se usa solo para uso interno y no será accesible ni accesible al cliente
17. La capacidad de admitir la administración de fragmentos de información como procedimientos, procedimientos, soluciones, proyectos, compilaciones de servidores, documentación de red, etc.
18. No necesita capacidades de integración social.
19. Posiblemente respalde la capacidad de tener o agregarle inventario de sistemas (servidores y máquinas cliente)
20. Permitir la importación de la información de MediaWiki si tenemos que cambiar de plataforma

Además, hay muchos lugares en línea que hablan sobre sistemas expertos que permiten la creación de flujos de trabajo de resolución de problemas similares a un diagrama de flujo o un asistente paso a paso. ¿Es esto algo que deberíamos considerar tener como una opción dentro de nuestra plataforma de documentación? ¿Qué tan útil sería esto y es esto algo que ayudaría al Nivel 1 a ejecutar mejor su trabajo? También hay información en línea que habla sobre las diferencias entre la gestión de contenido y la gestión del conocimiento . ¿Es esto algo que deberíamos considerar como parte de los requisitos de una plataforma de documentación?

Sé que esta publicación es más larga y agradezco la ayuda y los comentarios que pueden proporcionar. Estoy tratando de asegurarme de hacer las preguntas correctas y cubrir las bases para ayudar a tomar una decisión más informada, así como implementar una solución que sea viable a largo plazo para que no continuemos rehaciendo los sistemas que acabamos de implementar. Gracias nuevamente de antemano y espero leer lo que compartes.

Sé que esto no es gratis, pero creo que los productos Altassian podrían satisfacer sus necesidades. Específicamente, el Wiki de Confluence podría ayudar con su documentación y el módulo JIRA podría hacer un seguimiento de problemas / errores.

No para simplificar en exceso, pero Sharepoint viene a la mente.

Personalmente, iría por un wiki (me gusta Trac ) o Plone .

En un empleador anterior, utilizamos Plone para una aplicación interna de KB por la cual el Soporte tenía ciertos permisos de r / w, la administración tenía otros y el desarrollo tenía otro más.

Jira y Confluence son muy interesantes para esto, como mencionó SLY. En el extremo libre, tendría Trac y sus complementos relevantes que también le vienen a la mente.

Por otra parte, está buscando un fregadero de cocina gratuito, y ninguno de los recomendados hasta ahora proporcionará toda la funcionalidad deseada.

Si tiene algunos ciclos adicionales que puede liberar para esto, Trac es extensible a través de complementos, por lo que puede agregar algunas de las funciones que necesita.

También veo un wiki como el que mejor se ajusta a tus necesidades. Wikipedia tiene una muy buena comparación del software wiki con características, público objetivo y licencia / costo , etc. , por lo que puede consultar allí además de las recomendaciones en las otras respuestas.

Morderé.

He tenido buena suerte con MoinMoin . Es un motor wiki que admite la mayoría de lo que está buscando y lo utilizan algunas grandes organizaciones, como Ubuntu, la Fundación Apache, etc. Pero incluye ACL, integración LDAP, exportación de páginas a PDF y editor WYSIWYG. Además del editor WYSIWYG, también admite un lenguaje de marcado wiki si desea editar páginas que lo utilizan. La interfaz WYSIWYG también admite copiar y pegar desde Word para que pueda ayudar a migrar su documentación de Word existente.

En el pasado, lo he usado como una plataforma de inventario y de historial del sistema usando algunas de sus macro y plantillas incorporadas para permitirle agregar nuevos equipos y eventos a la wiki mediante un formulario.

El único problema que veo que puede tener con sus requisitos es importar datos de mediawiki. Existen algunos scripts, pero son un poco toscos y limitados.

Ciertamente, parece que un Wiki es el camino correcto. No hay un fin de productos, pero como usted dice, a veces la funcionalidad clave es algo ad-hoc en su implementación (por ejemplo, la búsqueda no conoce el subsistema de permisos que conduce a la filtración de información restringida).

Uso dokuwiki, que (como la mayoría de los wikis) cumple la mayoría de las casillas sobre las que ha preguntado, sin embargo, está muy bien integrado y también me permite incrustar PHP en páginas muy fácilmente (aunque para un sistema con un número muy grande de los usuarios que podría considerar agregar una etiqueta personalizada para guiones de referencia fuera de la wiki en lugar de proporcionar acceso directo al intérprete). Ciertamente puede ampliarse para admitir un gran número de usuarios, pero al estar basado en archivos planos, hay un límite en la cantidad de datos que puede almacenar.

http://www.wikimatrix.org/wiki/comparison proporciona una forma rápida de verificar las características.

Nuxeo tiene una gestión de documentos de código abierto solución de bajo licencia LGPL.

La propaganda de marketing:

Nuxeo DM es una solución de gestión de documentos construida con la tecnología flexible y robusta de la plataforma Nuxeo Enterprise. Al administrar y rastrear el flujo de contenido a través del ciclo comercial, Nuxeo DM aborda las trampas comunes de la duplicación de documentos, la falta de seguimiento de versiones, la búsqueda y recuperación de tiempo, y los problemas de seguridad y acceso. ¿Por qué? Simplemente porque la gestión de documentos va más allá del almacenamiento de documentos en un servidor de archivos; se trata de administrar la forma en que su empresa interactúa con el contenido. Siga leyendo para descubrir por qué nuestros clientes nos dicen que Nuxeo DM es la mejor solución para sus iniciativas de gestión de contenido y documentos.

Alfresco también tiene una solución de gestión de documentos , pero es parte de su oferta empresarial, no la edición comunitaria de código abierto.

Muchas de las características deseadas que está buscando se pueden encontrar en Kablink Vibe.

http://sourceforge.net/projects/kablink/

http://www.kablink.org/