Facturar a los clientes por gastos de recursos

Podría usar algunas ideas de otros diseñadores. Soy un profesional independiente y, a menudo, hago compras para mis clientes: fotos de archivo, complementos de sitios web, nombres de dominio, etc.

El 50% del tiempo simplemente hago estas compras a través de mi propia cuenta y pongo una partida en la próxima factura del cliente para el reembolso. Por lo general, no lo marco a menos que esté imprimiendo.

Estoy reconsiderando la forma en que manejo esto porque 1) En momentos de mucho trabajo, los gastos del cliente pueden ser altos y estoy "abajo" X cantidad de dólares porque pagué este gasto por adelantado para el cliente. 2) Es más trabajo para mí ingresar facturas de gastos.

Me pregunto si debería solicitar los detalles de la tarjeta de crédito de cada cliente para este tipo de compras. No me importa mucho el n. ° 2, pero el n. ° 1 puede ser una molestia para grandes compras.

En general, solicite un anticipo para cubrir algunas partes de los gastos. Puede cobrar estos gastos al 100% de su valor + el resto del anticipo que normalmente cobraría.

No solicite números de tarjetas de crédito, eso podría darle más problemas y no muchos clientes están dispuestos a compartir esta información. Además, eso también te obliga a garantizar que esta información se mantenga de forma segura.

Además, dependiendo de dónde viva ... tenga en cuenta que todos los gastos que le pagan y le reembolsan aún cuentan en parte como un ingreso para usted. Por lo general, también obtiene un crédito fiscal por los gastos, pero los ingresos seguirán aumentando. A veces, y por razones impositivas, es posible que desee mantenerse por debajo de un cierto rango para no obtener uno más alto para ahorrar impuestos. Entonces, siempre que sea posible con grandes gastos y si su país tiene diferentes niveles de impuestos, esa puede ser otra razón por la cual podría ser mejor dejar que el cliente pague directamente sus propios gastos.

Para fotos de archivo:

Hago como Ted Angel , y cobro una cantidad fija. No cobre exactamente lo que le costaron, ya que, como usted dijo, hay tiempo que dedica a administrar esto y, a veces, también hay tarifas de transacción. Si el cliente quiere ahorrar, puede abrir libremente su propia cuenta en un sitio de imágenes de archivo y enviarle la alta resolución.

Use la compensación o baja resolución hasta que el proyecto esté completamente aprobado. Luego envíe la factura completa antes de enviar los archivos finales que incluyen la alta resolución. De esta manera, nunca te quedas atascado comprando imágenes de stock y no te pagan por ellas.

Para complementos y hosting:

Deje que el cliente abra su propia cuenta donde compra los complementos. Puede explicarles que de esta manera, mantienen el control total de las actualizaciones y también es de su propiedad.

De esta forma, tampoco tendrá que lidiar con las renovaciones y el cliente puede compartir los detalles de su cuenta con usted o agregarlo como administrador en esto.

Huellas dactilares:

Calcule un margen del 20-30% agregado a los costos reales de las impresiones, y ordene solo una vez que le enviemos el pago.

En general:

Agregue un extra que incluirá la administración requerida para lidiar con los gastos y el papeleo adicional.

Hay varios problemas con esto:

En momentos de mucho trabajo, los gastos del cliente pueden ser altos y estoy "abajo" X cantidad de dólares porque pagué previamente este gasto por el cliente.

Nunca pague por adelantado sin la aprobación final, preferiblemente por escrito, del cliente. El enfoque que adopte actualmente podría ser muy costoso algún día. Si está trabajando en un proyecto de sitio web con un dominio de su propio bolsillo, compra de alojamiento y archivos fuente y el cliente no tiene suerte.

• hosting: siempre use un subdominio, referencia: ¿Cómo puedo mostrar un ejemplo de trabajo de mi trabajo de desarrollo web anterior, sin vincularme al sitio en vivo que cambia constantemente?
• complementos del sitio web: vea si hay un período de prueba disponible pero no implemente el período de prueba hasta que se complete el desarrollo inicial
• fotos de archivo : use las versiones con la marca de agua hasta que las fotos de archivo sean aprobadas y / o haga que el cliente las compre durante el desarrollo.

Es más trabajo para mí ingresar facturas de gastos.

Hay muchas rutas que puede tomar sin perder los ingresos.
Dependiendo de su flujo de trabajo, si, por ejemplo, necesita hacer gastos de X cantidad durante una determinada etapa del proyecto, puede incorporar esto en el resumen inicial como costos de material. En el resumen inicial, debe preguntar sobre el contenido de todos modos y si dicen que quieren una fotografía de stock, pregúnteles qué presupuesto tienen en mente y si tienen uno, puede intentar pedir esa cantidad por adelantado.

En el diseño, generalmente debe usar una versión con marca de agua de las fotos de archivo, lo que le permite enviar el diseño completo para que el cliente pueda firmar tanto el diseño como las fotos que se usarán antes de que usted (o ellos) realicen cualquier compra.

Me pregunto si debería solicitar los detalles de la tarjeta de crédito de cada cliente para este tipo de compras. No me importa mucho el n. ° 2, pero el n. ° 1 puede ser una molestia para grandes compras.

Personalmente nunca haría eso. Usted se abriría a todo tipo de problemas legales que podrían multarlo o incluso arrestarlo y puede tener un efecto negativo en su buen nombre. Es posible que el problema ni siquiera sea tu culpa, alguien en la empresa podría decir "No autoricé el uso de esta tarjeta" después del hecho, haciéndote quedar mal hasta que descubran que la persona A te dio la autorización pero no fue a través de los pasos correctos, lo que significa que la autorización fue efectivamente inválida.

Para mi negocio de diseño independiente, generalmente pago los recursos y le cobro al cliente. Para cosas como fotos de archivo, cobro una tarifa fija ($ 15 - $ 20) por foto. Como tengo suscripciones a sitios de inventario, termino obteniendo una pequeña ganancia, que básicamente paga mi suscripción y pone un poco más en mi bolsillo. Por otra parte, hay meses en los que podría no usar suficientes fotos para pagar mi suscripción, por lo que probablemente se iguala.

Para elementos como temas, complementos, fuentes, etc., transfiero el costo al cliente, sin un marcado. Con los nombres de dominio, le pido al cliente que compre el dominio ellos mismos, luego me da acceso para administrar el dominio.

He tenido clientes que me ofrecen una tarjeta de crédito para realizar compras, pero en general eso es algo que evito. Algo de lo que realmente no quiero ser responsable. Si los cargos por recursos se acumulan, recomendaría solicitar un depósito por adelantado para el proyecto.