Hola, estoy trabajando como diseñador gráfico / impresora principal en una tienda de letreros. Tenemos un flujo constante de trabajo que no se detiene. La presión fluctúa pero es bastante constante.

Me gustaría saber si alguien tiene algún consejo o sistema que pueda implementar para ayudar a administrar y sentirse bajo control dentro de la gestión y el proceso de diseño.

Actualmente fecho el trabajo el día en que lo recibo y ordeno la pila desde el período más corto hasta el más largo. Mi director me pide que procure hacer el trabajo en 2 días, pero no estoy al día.

Una gran parte no solo es que estoy haciendo malabarismos con las tareas de impresión de los proyectos, sino que también estoy dando tiempo para trabajos urgentes que siguen avanzando.

¿Algún consejo o forma en que otros han manejado allí la carga de trabajo? ¡Este es mi primer trabajo de diseño en el que he estado durante 3 años y medio y siento que podría haber algunas formas más inteligentes para hacer que mis días sean menos estresantes!

Una respuesta fácil sería conseguir otro diseñador pero no depende de mí :)

¿Alguna vez has probado algo como Trello ?

Trello es una buena herramienta para organizar tareas dentro de proyectos y es increíblemente fácil de usar. Y es gratis para uso básico. Fue diseñado para empresas que practican el Desarrollo Ágil, pero es ideal para cualquiera que quiera hacer un seguimiento de lo que sucede en cualquier momento del desarrollo de un proyecto (lo uso en mi trabajo diario y para mis propios proyectos personales).

Un ejemplo de cómo podría configurar las cosas:

1. Crea una nueva Junta para cada cliente.
2. En ese tablero, cree columnas para seguir los pasos del progreso.
3. En las columnas viven las tarjetas para cada proyecto / tarea.

Un ejemplo de cómo podría realizar un seguimiento del progreso en un proyecto determinado (los elementos en negrita son nombres de columna):

• Proyectos recibidos: aquí es donde comienza un proyecto. Cuando se recibe una nueva asignación, alguien le hace una tarjeta y le agrega los diseñadores que estarán trabajando en ella. También puede agregar etiquetas especiales o incluso fechas de vencimiento a las tarjetas que cambian de color a medida que se acerca la fecha.
• Lluvia de ideas: cuando alguien esté listo para trabajar en la tarea, mueva la tarjeta a esta columna, luego haga una lluvia de ideas y agregue cualquier foto de sus seshes o bocetos de pizarra que pueda tener.
• Maquetas: mueva la tarjeta aquí, y una vez que tenga algunas composiciones de baja fidelidad, puede adjuntarlas.
• Revisiones: Mueva la tarjeta a esta columna para mostrar que el diseñador está en proceso de incorporar los comentarios del cliente o sus compañeros. Puede agregar comentarios sobre lo que se discutió en las reuniones o por teléfono. Los comentarios tienen una marca de tiempo, muy útil si necesita volver a leerlos más tarde.
• Preimpresión: si su proyecto se está imprimiendo, mueva la tarjeta aquí para mostrar que ya no se realizan cambios y que los archivos están listos para la imprenta.
• Terminado: ¡ La mejor columna! Cuando la tarjeta se mueve aquí, hay una historia completa de todo lo que ha sucedido durante la vida del proyecto. Y si ha creado un tablero para cada cliente, tiene una ventanilla única organizada para volver y ver todo lo que ha hecho por ellos.

Eso es solo un ejemplo. También podría tener una placa masiva y usar una nueva tarjeta para cada cliente + proyecto. Lo que mejor se adapte a tus necesidades. Sugeriría jugar con él (ya que es gratis) para ver si se adapta bien a su flujo de trabajo y estilo.

Hace muchas, muchas, muchas lunas tuve un trabajo en un entorno de producción que requería una rápida respuesta de los "diseños". Utilizo comillas porque en realidad era mucho más composición tipográfica y diseño o producción que el diseño real.

Esta fue realmente una posición invaluable para mi carrera en general. Me dio una base sólida en la producción que solo me ha servido a lo largo de los años. Entonces, aunque puede ser más producción que diseño, hay mucho que decir por pasar unos años en ese tipo de entorno.

Cuando trabajaba en este puesto, solía escupir entre 70 y 100 proyectos diariamente . (sin exagerar, seguí el rastro) Es cierto que muchos de estos eran simples "poner un nombre en una plantilla de tarjeta de presentación" o cosas de esa naturaleza. Pero había una montaña de trabajo y solo yo para pasar por todo. Esto fue antes de los días de Internet, volver con 8 MB de RAM era ENORME (sí, MEGAbytes). Con Photoshop 3/4, Illustrator 7/8 y QuarkXPress 2/4 (YUCK!) ... Entonces ... fue hace bastante tiempo. Los sistemas eran más lentos y todo tomó más tiempo, por lo que hacer que los compañeros de trabajo se acostumbraran a dejarme respirar me costó un poco de esfuerzo.

Lo que aprendí para ayudar en la organización ...

1. CADA trabajo debe tener un ticket de trabajo que describa lo que se requiere. Estos boletos deben ser completados por el compañero de trabajo que solicita el trabajo. Los boletos incompletos o poco claros simplemente retrasarían la producción y se entendió que los retrasos se debieron al compañero de trabajo, no a mí. Esto sirvió para obtener boletos de trabajo precisos y claros la mayor parte del tiempo.
2. Los tickets de trabajo se apilaron como se recibieron por primera vez, se completaron por primera vez, sin excepciones . Se colocaron nuevos boletos en la parte inferior de la pila.
3. Yo, personalmente, nunca salté la pila. Lo que estaba en la cima ... es en lo que trabajé después, sin importar lo que fuera o lo que "sintiera" como trabajar. El boleto de trabajo superior fue el siguiente en hacerse en todos los casos.
4. En mi puesto, tenía 6 personas que presentaban boletos de trabajo. Proporcioné a cada una de esas personas solo 2 oportunidades de "apuro" por semana. Sí, repetidamente recibirás solicitudes para "saltar la línea", pero todo lo que hace es causar amontonamientos. Entonces, al proporcionar 2 oportunidades para solicitar un apuro, las usaron con moderación en lugar de CADA boleto.
5. Los errores / correcciones debidos a mis errores siempre se trataron como proyectos urgentes y se completaron "a continuación". Entonces, nunca hubo más de un día de retraso con la corrección. Estos tipos de errores eran más comúnmente cosas como errores tipográficos o desalineaciones, soluciones rápidas y fáciles.
6. Los errores / correcciones debidos a un ticket de trabajo defectuoso siempre se completaron antes de las 10 a.m. del día siguiente. Así que nunca hubo tanto retraso con esos tampoco. Pero estos errores probablemente implican más que una solución rápida de error tipográfico.

Más allá de administrar la entrada de trabajo, también es imperativo mantener una estructura de archivos bien organizada en la computadora . Cómo organizar las cosas no es tan importante como lo intuitiva que es la organización para usted. Debe asegurarse de usar convenciones de nomenclatura de archivos y directorios que le permitan encontrar cosas rápidamente. No titular todos los archivos de tarjetas de visita "BusCard1.indd" que no sean útiles. Utilice identificadores únicos en todos los nombres de archivo: nombre de la empresa + tipo de archivo (es decir, McDonalds_BusinessCard.indd) o lo que sea, siempre que no sea genérico. Esto le permite buscar con mayor precisión e identificar el contenido del archivo simplemente por el título del archivo.

En el mundo de hoy ... Me imagino que la mayoría de los boletos de trabajo que tengo ahora serían correos electrónicos. Entonces, configuré una dirección de correo electrónico específica solo para tickets de trabajo y configuré algunas carpetas de la bandeja de entrada ... Nuevo, Completado, Retrasado, Rush. Todos los correos electrónicos de tickets nuevos se archivarán en la carpeta Nueva y luego se moverán a otros en consecuencia. Ordene el nuevo director en orden descendente y cualquier correo electrónico que esté en la parte superior de la lista es el próximo proyecto para completar.

No sé si nada de esto te ayudará específicamente. Es solo cómo manejé las cosas. Una cosa importante que aprendí es hablar si sientes que te presionan demasiado. Nadie decidirá darle un día extra para algo. Lo más probable es que todo lo que tocas sea deseado AYER !!!!!!!!. Entonces depende de usted establecer expectativas. Acostumbre a las personas a un cambio de 2 días en boletos nuevos debido a su carga de trabajo, y a 1 día en ediciones, correcciones o actualizaciones ... luego, eventualmente, podrá hacer que se ajusten a un cambio de 3 días para nuevosEntradas. Esto le proporcionará un pequeño respiro. La verdad es que todavía manejo las cosas de esta manera hoy ... los proyectos nuevos siempre se establecen con varios días o semanas para la entrega inicial, mientras que las ediciones, correcciones o actualizaciones de los proyectos existentes siempre se completan lo antes posible.

Eso no significa que deje caer todo tan pronto como llegue una corrección / actualización. Más bien, cuando estoy trabajando en un nuevo proyecto y llego a un punto en el que necesito tomar un descanso o necesito dar un poco espacio para poder mirarlo con ojos "frescos", recojo las correcciones / actualizaciones y las escupo. Simplemente no comienzo un proyecto "nuevo" hasta que el último proyecto "nuevo" esté listo y no haya correcciones / actualizaciones pendientes.

También tengo la costumbre de pasar la primera o dos horas del día haciendo el trabajo pesado como correcciones / cambios / actualizaciones. Dado que la estética probablemente ya esté ordenada, se necesita menos poder creativo para ellos. Por lo tanto, tradicionalmente ha sido una buena forma de prepararme para cosas más creativas más adelante en el día.

Sin distracciones

Lo más importante es: no debe molestarse todo el día por las solicitudes de los vendedores, el teléfono y otras distracciones. Si trabaja con un equipo, uno de ellos debe ser el gerente y hacerse cargo de todas estas cosas.

No solo las distracciones causan pérdida de tiempo, sino que también provocan errores porque eliminan su atención y la de su equipo. Desde mi experiencia, este es un factor enorme que afecta la productividad. Si necesita contestar mucho el teléfono, debe cambiarlo; la gente necesitará acostumbrarse a escribirle, hablar con el gerente o usar el sistema de carpetas que menciono en el siguiente punto. Eso es realmente importante

Carpetas

Cada proyecto debe tener una carpeta con un número. Todos los archivos deben nombrarse en consecuencia para una recuperación rápida cuando se archivan o cuando necesita trabajar en él.

El vendedor debe llenar cada carpeta con instrucciones claras; debe haber un lugar para el tamaño, los colores, la fecha de recepción, la fecha de entrega y las notas sobre los archivos que ya se proporcionan. Si hay prisa, esto debe ser aprobado por el departamento de estimación o por quien esté fijando los precios de los proyectos. De lo contrario, terminarás teniendo prisa que no son realmente apresuradas.

Cuando recibe una carpeta, si estas instrucciones no son claras o están incompletas, el gerente (o usted) debe enviarla de vuelta al vendedor con una nota sobre lo que falta. ¡Esta carpeta vuelve al final de la línea! Con el tiempo, los vendedores terminan siendo más cuidadosos ya que sufren de su falta de cuidado y atención; pero ahorrará una gran cantidad de tiempo de esta manera y su flujo de trabajo no se detendrá ni disminuirá debido a esto.

Lo que también es conveniente acerca de las instrucciones es que puede verificar su propio trabajo más fácilmente. Las instrucciones deben escribirse en forma de viñetas, como 1.2.3.4 .... Una vez que haya hecho una línea de instrucciones, puede poner una marca de verificación al lado. De esta manera no olvidas nada. Las instrucciones no deben estar escritas en un párrafo grande o será confuso.

La forma en que puede crear estas "carpetas" es mediante el uso de un sobre marrón normal o creando unos sobredimensionados que pueda reutilizar; y en cada una de ellas use hojas impresas de 17x11 "dobladas en 2, e imprima campos y líneas en ellas como un folleto que será llenado por su personal de ventas. Cada conjunto de pruebas debe tener su propia carpeta para evitar confusiones. Y todo esto las hojas deben encontrarse fácilmente en el sobre; de ​​esta manera siempre tiene referencias si necesita verificar algo de las pruebas / solicitudes anteriores.

A veces, llenar documentos puede parecer molesto, pero cuando tiene cosas escritas, tiene pruebas y también tiene referencias en las que puede confiar si le falla la memoria. Especialmente con mucho estrés, realmente ayuda usar un sistema con un rastro de papel como este. También obliga a los otros departamentos a hacer su trabajo correctamente para que no tenga que perder el tiempo haciendo "rompecabezas" o gastando tiempo en cosas que no debería. No necesita levantarse para cambiar un tablero, simplemente llene sus carpetas y póngalas con la prueba.

Prisa

No hay forma de que pueda detenerlo y algunas compañías ganan mucho dinero simplemente porque pueden entregar prisa que otras no pueden. ¡Es posible que trabajes para uno de ellos! Entonces, lo único que puede hacer es asegurarse de tener un flujo de trabajo eficiente y que ningún proyecto lo ralentice.

Pero hay algunos límites a lo que se puede hacer. Lo que hay que hacer primero es evaluar cuántos proyectos se pueden hacer en un día y cuántas precipitaciones en promedio también se deben hacer.

Por lo general, su departamento de estimación o las personas que han establecido los precios de los trabajos deben SABER cuántas horas se supone que deben dedicarse a cada proyecto y también se le debe informar al respecto. Lógicamente, si trabajas 8 horas al día, tienen que planificar alrededor de 5-6 horas como máximo de proyectos normales y dejarte 2-3 horas para la prisa. Incluso menos si cuenta la hora del almuerzo y las pausas. De esta manera, tendrá tiempo para una cierta cantidad de proyectos que deben realizarse ese día y aún tendrá tiempo adicional para emergencias impredecibles. Y si no tienes prisa algún día, ¡simplemente comenzarás los proyectos del día siguiente! Así es como siempre harás todo a tiempo.

Sus gerentes no pueden darle 14 horas de trabajo en un día y agregar prisa, y esperan que llegue a tiempo; ¡en algún momento, la calidad disminuirá y / o te quemarás! Y de todos modos, no tiene sentido; no puedes crear tiempo, ¡solo puedes usarlo mejor! Si quieren esto, deberán contratar más diseñadores o un gerente para que pueda trabajar en paz y a tiempo completo en los proyectos.

Si su jefe le hace solicitudes especiales, usted las hace, pero de todos modos deberían encajar en el tipo de sistema mencionado anteriormente. Es totalmente normal que haga esto y simplemente debe considerarse como un apuro; pero si puede hablar libremente con él y preguntarle si se puede hacer como un proyecto normal, estará encantado de darle más tiempo para estas solicitudes. Es su negocio y él está allí por el dinero después de todo.

Calendario

Como se explicó anteriormente, cada proyecto debe tener un período de tiempo preciso calculado para cada uno de ellos. Puede usar un diagrama de Gantt si puede ayudarlo a visualizar mejor el flujo de trabajo, pero francamente, eso es algo que los departamentos que preparan el trabajo deberían usar. Con un flujo de trabajo rápido de 2 días, es casi inútil perder el tiempo arreglando el gráfico.

Una cosa: no prometas demasiado para complacer a los demás. Ser realista. No sé cómo es el entorno donde trabaja, pero generalmente todos los departamentos terminan rogando a los diseñadores solicitudes adicionales o más atención a su propio proyecto. Debe tener cuidado con esto y seguir los cronogramas de sus propias carpetas y respetar las fechas de entrega de los proyectos que se planearon realizar y la verdadera prisa. De lo contrario, terminarás penalizándote a ti mismo y a los demás compañeros de trabajo que están bien organizados.

Nomenclatura de archivos

Este es un sistema que funciona muy bien:

¿Cuál es su convención de nomenclatura de archivos que usa para el control de versiones?

Cuando solía trabajar bajo un flujo constante de tareas viejas y nuevas, mis mejores herramientas eran Gmail, Finder en OS X, notas de cuaderno e InDesign.

En Gmail , mis clientes (o tal vez su director) me enviaban correos electrónicos con las tareas. Los correos electrónicos tienen una fecha y, a veces, incluso una fecha límite, por lo que es conveniente. También puede crear carpetas, eso también es conveniente. Si sigue organizando sus correos electrónicos en carpetas, o tal vez deja los que están para las tareas en progreso encima de su bandeja de entrada, en el momento en que enciende su computadora por la mañana, está viendo los correos electrónicos de los trabajos en curso y tal vez los plazos como bien.

En el Buscador de OS X , generalmente fecho cada carpeta que creé y creé una carpeta para cada nueva tarea. Por ejemplo "2015-08-05-Client-name-project-name". Nombrar así es muy importante porque así es como puede buscar en su computadora todo lo que se hizo en "2015-08", por ejemplo, y ordenar fácilmente los resultados por nombre o fecha de modificación. Además, puede dejar las carpetas con el trabajo en curso abierto en su Finder, ya que Finder vuelve a abrir las carpetas que se dejaron abiertas en el inicio.

En InDesign , que es donde la mayoría del trabajo ocurre para muchos diseñadores, muchos proyectos pueden abrirse al mismo tiempo. Y, al igual que Finder, vuelve a abrir los proyectos en curso cada vez que cierra y vuelve a abrir la aplicación. Por lo tanto, puede tener 15 proyectos en pestañas uno al lado del otro en InDesign e ir de uno a otro hasta que estén terminados. Si están abiertos en una pestaña, significa que están sin terminar, justo allí, debajo de tus ojos. Cuando termine de exportarlos y enviarlos a la impresora, puede cerrar la pestaña.

Eventualmente, guardar notas en un cuaderno también es una buena manera de organizarse. Haga una lista de todas las tareas en curso, escriba la fecha límite para cada una de ellas y borre o oscurezca con un marcador grande cuando hayan terminado. De esta manera solo verás lo que queda por hacer. En algún momento, escriba en una nueva hoja los tzsks actuales o después de una reunión con su jefe.