Recientemente, un cliente me envió un correo electrónico solicitando los archivos fuente de un proyecto que hice para ellos hace dos años. No tengo los archivos fuente ya que fue hace mucho tiempo y el cliente dijo que era muy poco profesional y extraño no guardar los archivos fuente para todos los proyectos que hago.

¿Existe un período de tiempo habitual en el que se espera que mantenga los archivos de origen? ¿Debería guardar todos sus archivos fuente para proyectos y nunca deshacerse de ellos?

Mi negocio no es un servicio de respaldo para ningún cliente.

Todos los clientes deben hacer una copia de seguridad de los archivos que han recibido por su cuenta . No es mi responsabilidad ser un servicio de respaldo indefinido para ningún cliente.

Los clientes no pagan una tarifa regular para mantener el equipo, actualizar los discos duros, comprar discos duros adicionales según sea necesario, mantener el software, etc. Por lo tanto, los clientes NO me compensan por hacer una copia de seguridad de sus archivos. Los clientes no tienen reclamos de ninguna de las copias de seguridad de mi empresa . Mantengo copias de seguridad para mi negocio tal como deberían estar haciendo para su negocio . Si estuviera ejecutando un servicio de respaldo, habría una tarifa de suscripción mensual y contratos para dicho servicio. Es absurdo esperar que mi empresa conserve artículos antiguos que su empresa pueda necesitar en el futuro.

Permítanme ser claro ... Tengo copias de seguridad para mi negocio desde, bueno, incluso antes de su inicio. Creo que tengo archivos de más de 30-35 años. Hay muchas posibilidades de que necesite un archivo de hace 10-20-30 años. Lo tengo. Si puedo abrirlo o no (es decir, Pagemaker, Freehand, Quark, Dimensions, etc.) puede ser otro asunto, pero probablemente tendré los archivos.

La diferencia aquí es lo que el cliente puede estar solicitando ...

Esencialmente, mis copias de seguridad están ahí para apoyar mis relaciones con los clientes y facilitar mi propio flujo de trabajo , pero mis copias de seguridad nunca son almacenamiento gratuito para que los clientes puedan recuperar archivos en una fecha posterior simplemente porque el cliente los solicita .

Es poco profesional que un cliente solicite "archivos fuente" sin compensarlo por esos archivos. Aquí, los archivos fuente siempre cuestan dinero . Es también un poco "poco profesional" para su cliente a no ser copias de seguridad de sus propios archivos y confiando en algunos negocios no relacionados para mantener su contenido digital importante.

No es poco profesional para usted no tener una copia de seguridad de sus archivos de 2 años si no han sido clientes en dos años. De hecho, a menudo es normal no tener archivos para clientes antiguos. E incluso si los tiene, que está no obligado a proporcionarlos. Es su respaldo, no el de ellos.

Mis procedimientos de respaldo ...

No hay reglas reales con respecto a esto. En general, mantengo los archivos mientras sigo trabajando con un cliente o hasta que sea inconveniente mantenerlos.

Mantengo una copia de seguridad actual redundante triple en todo momento que abarca a todos los clientes relativamente activos además de toda la marca del cliente, ilustración personalizada, imágenes de alta resolución, etc.

El sistema de copia de seguridad incremental y de redundancia triple me permite eliminar un archivo o varios archivos de mi directorio de trabajo principal sabiendo que el archivo que he eliminado ya está respaldado en al menos otras 2 ubicaciones . Esto tiende a mantener mi directorio de trabajo primario a un tamaño razonable. A menudo eliminaré archivos .zip o archivos proporcionados por el cliente, o iteraciones anteriores, no aprobadas / rechazadas de un proyecto, básicamente las cosas superfluas que de todos modos no serían necesarias en el futuro. Nuevamente, elimino estos archivos pero sé que también existen en un mínimo de otras 2 ubicaciones. Así que realmente solo estoy podando el directorio SOURCE, no las copias de seguridad. Los directorios de proyectos individuales aquí pueden superar fácilmente 10s o 100s de GB a veces. Entonces algunosConsiderar el tamaño total de la copia de seguridad es un imperativo. Cualquier cosa que pueda hacer para asegurar que se guarden los archivos importantes y reducir la cantidad total de MB / GB / TB necesarios para la copia de seguridad es algo bueno. Si todo lo que tuviera fueran archivos HTML / PHP / CSS del sitio web de 50-100MB e imágenes web, entonces probablemente me quedaría con todo.

Tiendo a reconstruir mis copias de seguridad por completo cada 4-6 años. Lo que hago es desconectar uno de los RAID de respaldo y almacenarlo (caja de seguridad). Vuelva a formatear el otro RAID de respaldo, agregue un nuevo RAID de respaldo y respalde todo a partir de esa fecha. Con este método, nunca se elimina nada real, pero los archivos más antiguos ya no son parte de una copia de seguridad redundante . Si la única ubicación de un archivo o archivos de clientes en particular está en ese disco duro archivado en la caja de seguridad, y ese RAID falla, bueno, he perdido esos archivos de proyecto. Por lo tanto, cualquier proyecto de más de 4 a 6 años puede haber eliminado o perdido sus archivos debido a la corrupción.

Desde que implementé todo esto hace aproximadamente 15 años, no he perdido un solo archivo. Ni uno. Claro, me puede llevar la mayor parte de una semana restaurar cosas de varios RAID de respaldo, pero lo importante es que todavía tengo todo.

Cobra si vas a excavar por ello .....

La realidad es que el cliente debe considerar que algo más de 3/6 meses o posiblemente 1/2 años de antigüedad se ha ido , incluso si todavía tengo los archivos. Ciertamente, cobraría una tarifa por hora para verificar si todavía tengo sus archivos y el tiempo que toma recuperar cualquier cosa que pueda tener, todo asociado con una tarifa mínima. Eso además de cualquier tarifa de entrega de los archivos. Los clientes que no pueden mantener sus propias copias de seguridad son responsables de los gastos asociados con la pérdida de sus archivos.

A menos que un cliente me esté pagando por el almacenamiento, no soy responsable de respaldar nada por ellos. Voy a enfatizar nuevamente, que si el cliente quiere contratarme para actualizar a un proyecto antiguo, no tengo ningún problema en sumergirme en mis copias de seguridad para recuperar el proyecto anterior (posiblemente ahorrando dinero al cliente). Realmente solo tengo problemas con el uso de mi copia de seguridad simplemente para ser una fuente de entrega de archivos porque algunas otras empresas no pudieron mantener su propia copia de seguridad.

Los clientes astutos ......

También tenga en cuenta ... algunos clientes al azar o quizás nefarios o poco éticos pueden usar el paso del tiempo como un método para sortear sus prácticas estándar . No siempre es de naturaleza maliciosa, pero puede serlo. El cliente sabe muy bien que usted cobra una tarifa por los archivos del proyecto. No quieren pagar esa tarifa cuando completa el proyecto inicialmente. No hay problema. Usted entrega lo que el contrato establece que debe entregar, el cliente le paga a usted y todos siguen felices.

Algún tiempo después, generalmente un año o más, el cliente puede regresar pidiendo archivos del proyecto como si "los perdieron" o "fueron destruidos por error", fingiendo que fueron entregados inicialmente como parte del proyecto. Esto se hace con la esperanza de que no recuerdes detalles específicos. Ten cuidado con esta práctica. Como publiqué, no siempre es de naturaleza maliciosa, a veces los clientes olvidan honestamente que cobran por los archivos del proyecto. Sin embargo, también puede ser muy intencional y pensado tratar de eludir el pago al obtener los archivos. Me he encontrado con ambos a lo largo de los años.

Tl; dr:

Mis copias de seguridad son para mi negocio , son mías . Mis copias de seguridad no son para el negocio del cliente y el cliente no tiene "derecho" a mis copias de seguridad sin compensación. Los clientes son 100% responsables de sus propias copias de seguridad.

He sido el que tenía las copias de seguridad y el que necesitaba una copia de seguridad. En general, a menos que le resulte difícil conservar sus archivos (por ejemplo, terabytes de video o contratos lo prohíben), debe conservarlo.

Hay momentos en que un archivo se elimina o corrompe accidentalmente, el cambio se sincroniza con Dropbox, etc., y no se da cuenta durante 6 meses de que el archivo de origen se ha ido.

La única solución para este tipo de escenario es tener múltiples copias de seguridad de todo todo el tiempo, pilas de discos duros viejos que básicamente nunca se tocan después de que se realiza la copia de seguridad y esta no es una estrategia de copia de seguridad normal.

Entonces, al final, debe mantener las copias de seguridad por tres razones:

1. En un caso como este, puede ayudar a su cliente, lo que lo hace ver más profesional
2. El trabajo que hizo es su trabajo, debe conservar la prueba de que lo hizo al menos para sus propios registros para su propia referencia
3. Finalmente, si un cliente regresa dentro de 10 años y solicita variaciones del logotipo, ¿cuáles son las posibilidades de que tenga sus archivos fuente originales en el formato que desee? (He tenido que hacer que los diseñadores vuelvan a crear svgs de origen para logotipos varias veces porque el cliente perdió los archivos que les enviamos años antes).

Su trabajo no es proporcionar un servicio de respaldo, pero su trabajo es proporcionar un buen servicio al cliente.

Si hacer X te hace brindar un mejor servicio a los clientes y hacerte lucir mejor, entonces haz X. Hay muy pocas excepciones.

Pequeñas cosas como esta son la diferencia entre un profesional con el que los clientes querrán trabajar nuevamente y referirían el negocio a un contratista sin rostro al azar cuyo nombre los clientes olvidan tan pronto como se entregue el proyecto.

Mantengo los archivos de diseño, código, etc. indefinidamente. Es económico, y mis clientes habituales lo aprecian, no porque lo sepan directamente, pero cuando regresan no tengo que volver a hacer el trabajo anterior desde cero.

Sin embargo, para mí, hay una razón más importante. Si bien nunca me he enfrentado a problemas legales o de responsabilidad, tener registros y archivos de todo lo que he hecho me brinda un poco de protección si alguien pregunta. Ya sea para la protección de la propiedad intelectual (es decir, inventos, secretos comerciales, etc.), o incluso la posibilidad improbable de una demanda que sugiera responsabilidad por daños, puedo mostrar 1) lo que hice, 2) cuándo lo hice, 3) quién me contrató para hacer el trabajo, y 4) cuál era el contrato.

No requiere mucho esfuerzo o tiempo, pero sí se cuida. Uno de los mayores problemas es encontrar software antiguo, por lo que cuando finalizo un proyecto me aseguro de que todo el software de diseño también esté respaldado, junto con la información de la licencia y las bibliotecas / archivos / datos asociados necesarios para reconstruir el entorno si surge la necesidad. . Raramente he tenido que sacar este tipo de cosas, generalmente cuando el software y los archivos se vuelven incompatibles con las últimas versiones, se garantiza una versión completamente nueva. Sin embargo, he asumido proyectos antiguos que otros habían mantenido mal las veces suficientes para conocer el valor de poder reconstruir un entorno obsoleto.

Sin embargo, cobro según sea necesario. Si están pidiendo archivos que ya han comprado, y es lo suficientemente reciente como para que requiera poco esfuerzo, no cobro nada. Pero si están pidiendo algo de varios años y tengo que revisar los viejos medios, o si están pidiendo materiales adicionales que no compraron originalmente, los cobraré de acuerdo con nuestro acuerdo original, o tendré un discusión con ellos sobre sus necesidades. Si esto es incidental para un nuevo proyecto que quieren que haga, entonces incorporaré esos costos en el nuevo proyecto. Este no es un servicio gratuito, es principalmente incidental para satisfacer mis propias necesidades.

La respuesta corta:

Debe conservar los archivos todo el tiempo que se especifique en el contrato.

Trabajé con clientes que querían todo y me pidieron que elimine toda la materia prima y trabajé con clientes en los que mantuvimos una copia de seguridad durante un período de tiempo. Pero siempre: como se especifica en el contrato, de esa manera no puede salir mal.

Hablando desde el lado del cliente, esperaría que el diseñador conserve mis archivos hasta que finalice el proyecto, más un tiempo razonable después del cual podría solicitar cambios o adiciones. De seis a doce meses sería ese tiempo. Si los envío por correo dos semanas después de finalizar el proyecto y digo "¿podría hacer una X más como las que usted hizo?" y respondieron que ya no tienen los archivos fuente, me sorprendería.

Su cliente tiene razón en que cuanto más profesional, más tiempo esperaría poder hacer eso. Sin duda me alegraría si aún puede cumplir con mi pedido después de dos años. No podría estar completamente seguro si puedes, pero sería una señal positiva.

Buena pregunta y supongo que depende, pero en general usted como proveedor de servicios siempre debe anticipar esta situación y estar preparado para responder a algo como esto. Cobra por la copia de seguridad desde el primer día o proporciona una copia de seguridad suficiente siempre que el cliente proporcione un nuevo trabajo + una cantidad de años de copia de seguridad 'complementaria'.

1. Siempre y repetidamente animo a todos mis clientes a que guarden su propia copia de mis entregas. Ya sean archivos editables o simplemente exportaciones directas de PDF (cuando no se entregan editables).
2. Nunca haré una copia de seguridad de los archivos que se distribuyeron y no se utilizaron. Entonces, si un cliente envía 500 imágenes y solo usamos 10 en el folleto, no guardaré las otras 490 imágenes cuando el trabajo se entregue y pague. Solo estoy haciendo copias de seguridad de mis entregables reales. También eliminaré todos los borradores de PPT, DOC, etc. que utilizamos para completar el trabajo cuando se haya extraído todo el contenido de estos.
3. Para clientes más grandes con un trabajo continuo que se extiende durante muchos años, en realidad garantizo de 3 a 5 años de respaldo para todo lo entregado, incluido en mis tarifas. Esto es algo que escribimos en el contrato y tendré dos copias idénticas de cada trabajo en dos unidades de disco duro separadas y, en algunos casos, incluso una tercera copia de seguridad en la nube. Los clientes saben que están pagando por esto. Algunos clientes realmente requieren que cargue cada entregable a su ftp interno sin excepción, pero eso también es algo por lo que están pagando.
4. Para clientes más pequeños o únicos, también haré una copia de seguridad de sus archivos de forma indefinida, pero en general tenderé a limpiarlos gradualmente después de 3-4-5 años si no se ha hecho otro contacto para trabajo adicional o si no hay un contrato o una cláusula que obligue yo para guardar los archivos para siempre.

Bueno, como estoy bastante orgulloso de la mayoría del trabajo que hago para un cliente, NO guardo esos archivos para ellos, sino para mí mismo.

Mientras que es útil para mantenerlos guardados dado que un cliente antiguo podría solicitar cambios después de meses de completar el proyecto.

No veo ninguna razón para ELIMINAR los archivos, a menos que realmente odies ese proyecto y no quieras saber nada más sobre él, pero incluso en esos casos, me gusta mantener esos archivos como una historia de mi trabajo, Siempre puedo volver a esos archivos y ver cuánto he crecido como diseñador.

Incluso mis propios diseños personales siempre se almacenan. Y el almacenamiento de datos es MUY barato ahora, por lo que no hay excusa para eliminarlos.

Los hechos

Sin un contrato o acuerdo, ciertamente no hay obligación de mantener copias de seguridad del trabajo que ha realizado para sus clientes en el pasado, y no creo que la mayoría de la gente espere que usted lo haga tampoco. De hecho, dudo que incluso el cliente en su historia realmente esperara que usted lo hiciera (los datos se pierden; la gente arremete). Pero definitivamente es una buena práctica, si no por su bien, por su propia cuenta.

Consejo no solicitado

Si eres un estudiante de diseño con dificultades, no te preocupes por eso. Si posee o dirige un negocio exitoso, o algo por el estilo; le interesa invertir en una solución de almacenamiento más completa. Sin lugar a duda. Eso no quiere decir que lo necesites. Tu lo quieres.

En realidad no es una situación en la que x esté bien ey esté mal. Es más como ...

• Que tan profesional eres
• ¿Qué tan orgulloso estás de tu trabajo?
• ¿Qué tan apegado o emocionalmente invertido estás?
• ¿Qué tan preocupado estás con la percepción pública de tu ser / negocio / trabajo / arte / servicio / lo que sea?
• ¿Eres considerado?
• ¿Te importa?
• ¿Está interesado únicamente en su propio beneficio personal y financiero?
• ¿Eres un mínimo o un tipo de milla extra?

Evidencia anecdótica

Una experiencia personal:
recientemente, contacté a un estudio de grabación independiente sobre un par de discos que se hicieron entre 2007 y 2010 (o por ahí) por un amigo mío y su banda. No, probablemente nunca hayas oído hablar de ellos. El ingeniero ni siquiera parecía saber de quién estaba hablando. Lo cual está bien; Nunca había oído hablar de él, o de su estudio, tampoco.

Que esperaba
Esperaba que siguiera así; dirían que no, o me ignorarían por completo, no mucho antes de volver a caer en la oscuridad. Olvidaría su nombre, y olvidaría su existencia, para siempre ...

¿Lo que realmente pasó?
Un empleado joven y entusiasta (¿interno? ¿Ayudante ... persona?) Me contactó temprano al día siguiente; me invitó a reunirme y recopilar tres DVD de doble capa que contengan todas las secuencias de audio sin formato (y mixtas) y los archivos de proyecto de ProTools, etc., grabados en varias sesiones. Me invitaron a tomar una cerveza al final del día y a visitar el estudio durante la semana. Y ahora los asocio con esta gran experiencia positiva. Nunca los olvidaré. Los recomiendo todo el tiempo.

TL; DR:
¿Esperaba que hubiera copias de seguridad? No.
¿Me hubiera enojado si no hubiera ninguno? No.
¿Sería razonable si lo hiciera? Realmente no.
¿Me hubiera decepcionado? Un poco.
¿Estaba emocionado de encontrar que había copias de seguridad? Sí.